Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужен ли бизнесу электронный документооборот». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.
Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.
Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.
Объём печати упал в одном отделе, но вырос в другом
Компания внедрила ЭЦП и ЭДО, чтобы не печатать документы о сделках с контрагентами. Объём печати в отделе продаж или закупок снизился. Но вырос в бухгалтерии. Почему?
Во-первых, потому что бухгалтерия (справедливо) не доверяет сохранности документов в ЭДО. Пока нельзя исключить сбой системы, потерю или искажение данных, у каждого электронного документа обязательно есть hard copy.
Во-вторых, потому что бухгалтерия знает, что при налоговой проверке для подтверждения транзакций ФНС запрашивает документы в бумажном виде: оригиналы, первичную документацию. Поэтому бухгалтеры распечатают и подошьют в соответствующую папку закрывающие документы о каждой транзакции. Объём печати одного отдела просто переходит другому отделу.
И даже экономия на экземплярах для контрагента не всегда однозначна. Потому что каждый контрагент с ЭЦП и ЭДО точно также перекладывает обязательства печати на тех, с кем взаимодействует.
Бывает, что внедрение ЭДО увеличивает (!) объём печати. В одной компании внедрили электронную передачу промежуточных версий документов при подготовке финальной. Ранее 6 сотрудников читали и подписывали распечатанный лист согласования: каждый вносил правки, а затем передавал другому. Финальную версию документа сканировали. Теперь подписанты получали электронную версию документа. Однако привычка работать с бумагой осталась: каждый из 6 сотрудников печатал документ, вносил правки ручкой, переписывал их в электронном виде и отправлял следующему в цепочке. Вывод: вместо 1 документа стали печатать 6. Объём печати вырос в 6 раз!
Из плюсов электронного документооборота отмечают:
— оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,
— эффективное управление движением документов,
— все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве — это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений,
— повышение исполнительской дисциплины (так как ЭДО позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени), повышение производительности сотрудников,
— безопасность и сохранность документов — шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации,
— исключение дубляжа документации,
— формирование архива происходит автоматически,
— снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.
К минусам ЭДО относят большие расходы на приобретение и внедрение ПО. Сотрудникам, к тому же, необходимо будет время, чтобы научиться и привыкнуть к системе. Впрочем, эти недостатки будут временным явлением.
Если молодые компании с самого начала перейдут на ЭДО, то они потратят меньше времени на оцифровывание существующих документов. Кроме того, существующие сейчас системы электронного документооборота присматриваются к стартапам и дают им скидки.
Кто такие операторы ЭДО, что нужно о них знать и какова их роль в организации электронного обмена документами? Рассмотрим чуть подробнее, чтобы внести ясность.
Операторы ЭДО — коммерческие организации, которые обладают всеми необходимыми технологическими и правовыми возможностями для обеспечения безопасности и юридической значимости обрабатываемых документов. Они гарантируют конфиденциальность передаваемых данных и осуществляют проверку контрагентов.
Деятельность операторов ЭДО регулируется положениями Приказа ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@. Поэтому такое взаимодействие полностью легитимно и поддерживается официальным указом государства.
Что нужно, чтобы наладить взаимодействие с оператором ЭДО? В первую очередь необходимо подключить его к вашей корпоративной системе, через которую вы проводите обмен документами. Операторы ЭДО обязательно должны соответствовать всем установленным законодательством требованиям и иметь лицензию на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами. Также они должны обеспечить техническую составляющую реализации электронной обработки документов.
Что входит в функционал операторов ЭДО?
- Хранение документов согласно требованиям законодательства;
- Проверка каждого абонента на достоверность предоставленной информации;
- Фиксация истории изменений по каждому документу;
- Выгрузка и заполнение документов, подписание и отправка;
- Поддержка пользователей при работе с ЭДО;
- Обеспечение конфиденциальности обмена документами;
- Контроль соблюдения законодательных регламентов;
- Гарантия доставки документа;
- Реализация обмена приглашениями между контрагентами.
Кроме того, операторы ЭДО могут выступать независимой стороной при возникновении споров между контрагентами. Исключением является случай, если предмет спора связан с предоставлением документов в ФНС.
Что важно знать про электронный документооборот
ЭД – это создание, согласование, хранение, учет и отправка документов в электронном виде, без необходимости их распечатывать. Все цифровые копии документов имеют такую же юридическую силу, как оригиналы. Все действия с документами вы и ваши сотрудники осуществляют в системе электронного документооборота, или СЭД. Это облачный сервис, который дает возможность хранить все документы компании в электронном виде и управлять ими. Всё удобно и прозрачно: вы видите список документов, которые у вас есть, в любой момент в пару кликов можете посмотреть, когда и кем они были созданы, отредактированы, согласованы и т.д. Чтобы этим пользоваться, нужно купить лицензию на программу, ЭЦП и платить абонентскую плату за то, что сервис работает. Некоторые компании автоматизируют документооборот частично. Допустим, договоры с контрагентами заключают в электронном виде и закрепляют электронно-цифровой подписью, а внутренние заявления, приказы и распоряжения распечатывают, согласовывают и подписывают вручную. Электронный документооборот «на максималках» – это полный отказ от бумажных документов, и внутренних, и внешних. Главное, что нужно понять, прежде чем переходить на ЭД – нужен ли он вашей компании, облегчит ли решение повседневных рабочих задач и ускорит ли бизнес-процессы. На практике он подходит любым компаниям с большим объемом корреспонденции – не только крупного, но среднего и малого бизнеса. Если у вас пара сделок в год, не стоит заморачиваться. Большой объем – это сотни сделок в месяц, когда бумажная работа действительно отнимает много времени и ресурсов. Если это про ваш бизнес, смысл во внедрении ЭД есть.
Что такое ЭДО и зачем нужны операторы
ЭДО (электронный документооборот) — обмен юридически значимыми документами (файлами) по защищенным каналам связи. То есть это система, которая полностью исключает использование бумажных носителей. Чтобы ее обслуживать, нужно профессиональное оборудование и специализированные программы.
Системы межкорпоративного ЭДО создаются и поддерживаются операторами. Это коммерческие организации, деятельность которых лицензируется ФСБ России. Как поставщики телекоммуникационных услуг, предоставляют клиентам доступ к защищенным системам обмена файлами. Документы, которые через них проходят, подписываются УКЭП — усиленной квалифицированной электронной подписью.
FAQ (Часто задаваемые вопросы)
Для чего нужны СЭД и почему компании на них переходят?
СЭД позволяют организациям оптимизировать свою работу и экономить средства. Подготовка, обмен, согласование документов в бумажном виде может занимать недели. Не говоря о том, что в таком делопроизводстве часто срабатывает человеческий фактор, который приводит к ошибкам и задержкам. Перевод документооборота в электронный и онлайн формат позволяет существенно упростить и ускорить эти рутинные трудоёмкие процессы. Чтобы обмениваться документами, сотрудникам больше не придется отсканировать, распечатывать и отправлять их по почте. Весь процесс может занимать буквально минуты, а возможности современных СЭД позволяют также удобно контролировать весь маршрут передачи документов и с фиксацией его статуса. В итоге, экономия времени часто достигает 90%. При этом, ЭДО несет также качественные изменения: позволяет минимизировать ошибки в документах, вызванные ручным вводом и редактированием данных. И, конечно, не стоит забывать о том, что такой формат поможет существенно снизить затраты на покупку бумаги.
Какие есть плюсы и минусы ЭДО?
Плюсы:
Экономия на печати (а это снижение расходов на бумагу, покупку и обслуживание оргтехники) + не нужно тратиться на хранение документов и почтовую пересылку.
Быстрее и проще. Если обмен документами происходит между компаниями, использующими один оператор ЭДО, то для пересылки документов понадобится буквально несколько минут. При этом, не важно, какое расстояние между отправителем и получателем. И даже если были обнаружены ошибки, правки документов также будут максимально быстрыми.
Возможность подписания и отправки цифровых доков в любое время суток и с любого устройства (а значит и локации), у которого есть доступ к вашей учётной записи и ЭП (электронной подписи), она же ЭЦП (электронная цифровая подпись). Это очень удобно для руководителей или представителей top management, которые часто бывают в командировках или работают из дома.
Контроль статуса документа. Вы в любой момент можете узнать статус конкретной документации (доставлена, подписана, отклонена) и автоматически получать уведомления о его изменении.
Гарантируется информационная безопасность. Если вы выбрали надежную СЭД, то вы можете не беспокоиться о безопасности и конфиденциальности своих данных. Сервисы обычно имеют хорошо защищенные серверы, предлагают заказчикам своих услуг надежные пароли и двухфакторные системы аутентификации. В общем делают все возможное, чтобы злоумышленники не получили доступ к вашему хранилищу документов. При этом ЭДО сводит к нулю вероятность потери документа.
Удобное хранение. Цифровизация документов дает возможность не оборудовать специальное помещение для хранения доков. Все, что нужно будет размещено на защищенных серверах. А при необходимости вы за считанные минуты сможете найти нужный файл на своем компьютере.
Прозрачность потоков документов. Внедрять такую систему стоит также тем компаниям, которые хотят улучшить исполнительскую дисциплину, повысить качество управленческой работы и администрирования. Сервис позволит контролировать все этапы жизненного цикла документа, сделает процесс согласования прозрачным для всех участников.
Минусы:
Риск потери информации в случае сбоя программы или неполадках оператора. Вероятность этого невелика, но полностью исключать ее нельзя.
Если ваша компания сотрудничает с контрагентами, ведущими бумажный документооборот, вам придется вести смешанный, что в итоге может усложнить рабочие процессы.
ЭДО предлагает стратегическую экономию средств и времени. Но на этапе перехода он будет сопряжен с новыми затратами. В первую очередь, это финансовые затраты на покупку самого ПО. Кроме того, вам придется отдельно оплатить электронные подписи для всех пользователей, удостоверяющих документы. Также потребуется подключить и наладить систему, настроить функциональность системы под особенности своей компании, а затем обучить своих сотрудников пользоваться новой системой. На все это нужно время и деньги.
Вывод:
ЭДО точно подойдет тем компаниям и организациям, которые сотрудничают с большим количеством контрагентов и задействуют много документов, а также в том случае, если документооборот оказывается непрозрачным для руководства, сотрудники регулярно теряют счета-фактуры и вынуждены их дублировать, а также у компании есть потребность в сокращении расходов на обмен документами. Это практически универсальное решение для крупных компаний, холдингов, которые ежемесячно работают с сотнями или даже тысячами внешних документов, для организаций, работающих со счетами-фактурами и сдающими свои декларации по НДС, для компаний с большим количеством филиалов.
Как выбрать СЭД для своей компании?
Большинство экспертов сходятся на том, что практически невозможно выделить одну объективно лучшую систему из всех существующих на рынке. Все они имеют примерно одинаковый базовый функционал и принимать решение необходимо каждый раз индивидуально, отталкиваясь от целей, задач, специфики вашего бизнеса. То есть перед тем, как приступить к поиску решения, нужно задать критерии и требования. А для этого нужно оценить структуру и масштаб своей компании, четко сформулировать цели внедрения ЭДО. Когда это будет сделано вы сможете осмысленно приступить к анализу существующих систем, отталкиваясь от следующих факторов.
Функционал. Изучите доступные возможности платформы. Есть сервисы, которые работают исключительно с документооборотом, а есть те, которые готовы предоставлять дополнительные опции по управлению бизнес-процессами и кадровыми ресурсами, проектному менеджменту и т.д.
Интерфейс и юзабилити. До подключения системы на платной основе, очень важно протестировать ее в демоверсии и понять, насколько удобен и интуитивно понятен интерфейс. От юзабилити напрямую будет зависеть скорость перехода на ЭДО ваших сотрудников, эффективность их работы и количество ошибок. Обращайте внимание на такие моменты, как совместное редактирование документов, конструкторы маршрутов документов (они должны быть структурированными и максимально понятными).
Ценовая политика. В ценовой политике поставщиков СЭД есть разные подходы. Есть сервисы, которые берут единоразовую оплату за свое ПО, есть те, которые предлагают тарифные пакеты, в зависимости от количества персонала, которое подключается к системе или в зависимости от количества исходящих документов. Постарайтесь детально просчитать свои расходы в каждом из этих вариантов и понять, какой вариант будет оптимальным для вашей структуры и масштаба компании.
Адаптивность. Также важно обратить внимание на гибкость системы. Есть сервисы, которые предлагают коробочные решения со стандартным набором функций, и те, которые разрабатывают гибкие модули для отраслевых компаний, возможности для создания индивидуальных настроек, если у вашей организации есть какие-то специфические процессы.
Безопасность и надежность данных. Проверяйте сервисы на соответствие стандартам, нормативным документам и ГОСТ. В реалиях 2022 года есть резон выбирать импортонезависимые системы с серверами на территории СНГ.
Наличие роуминга и интеграции с другими СЭД.
Авторитет. Доверяйте свои документопотоки только проверенным сервисам с хорошей репутацией. Для этого можно изучить Tadviser, почитать отзывы в независимых источниках. Помимо представленных в нашем обзоре, вы также можете изучить такие СЭД, как «Логика», «Тезис» (разработка Хоулмонт), «Курьер», «Docsvision», «Companymedia», «Docspace».
Как понять, что пора переходить на ЭДО
Проверьте себя с помощью небольшого контрольного списка. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то самое время узнать о рынке систем электронного документооборота и выбрать подходящий.
- По запросу ФНС вы быстро подберете и отправите документы на конкретного контрагента на указанный срок.
- В сомнительной ситуации можно легко найти не только карточку документа, но и подписанные оригиналы и даже сканированные копии бумажных документов.
- можно увидеть, какие из представленных документов подписаны контрагентами, а какие нет.
- Понять, у кого висела подпись, как вы видите всю цепочку утверждения документа.
На что обращать внимание при выборе оператора EDM:
- доступ и работа в системе электронного документооборота с различных мобильных устройств.
- разграничение прав доступа для различных категорий сотрудников;
- интеграция с уже используемыми сервисами: CRM, банковскими и бухгалтерскими системами, кадровым программным обеспечением и т д;
- персональные доработки СЭД для нужд компании;
- возможность архивировать документы с удобным фильтром поиска;
Правовое регулирование и стандарты
Принимая во внимание, что такое SADO и SEDO, что они из себя представляют и какими характеристиками обладают, следует отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентируется. Но, размышляя и разрабатывая свои продукты, создатели программного обеспечения все же руководствуются положениями следующих основных стандартов:
- Разрешение нет. 754 из 22 10 09, который утверждает основные международные положения.
- ГОСТ Р 51141-98, регулирующий нюансы делопроизводства и делопроизводства;
- ГОСТ Р 6.30-2003, содержащий требования к конструкции и унификации;
- Федеральный закон № 149 от 27 07 06, в котором дано понятие информационных технологий и способов их защиты;
- Федеральный закон № 1 из 10 01 02 (изменено 08 11 07) — «Об электронной цифровой подписи»
При реализации проектов необходимо руководствоваться федеральными законами от 27.07.2012 г. 152 от 27 07 06 и нет. 363 из 27 12 09. При этом все стандарты носят скорее рекомендательный характер, что позволяет внести определенный процент гибкости в логику и архитектуру продуктов.
Что такое система электронного документооборота?
ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.
Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:
- обмен документами внутри компании;
- передача документов между разными компаниями через интернет.
Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.
Какие документы можно отправлять?
Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:
- УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
- Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
- Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.
Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:
- договора
- счета-фактуры
- акты
- первичные документы
Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.
Сравнительная таблица крупнейших систем электронного документооборота
При помощи таблицы компании могут сравнить самые крупные системы ЭДО по основным параметрам.
| Критерий/система | «Контур Диадок» | СБИС | ELMA | Synerdocs | «Сбербанк» |
| Минимальная стоимость подключения | 1000 руб. в год | 500 руб. в год | стоимость платформы 45000 руб. | 2050 | 3540 |
| Возможность дистанционной сдачи отчетности | есть | есть | есть | есть | есть |
| Бесплатная версия | есть | есть | есть | есть | есть |
| Интеграция с 1С | есть | есть | есть | есть | есть |
В чем преимущества мгновенной доставки электронного документа?
- В случае ошибки документ можно срочно переделать. Пример: покупатель получает оригинальный документ поставки (ТОРГ 12) в момент поставки или даже раньше. Если документ не соответствует поставке и необходимы исправления, получатель сообщает об этом поставщику. Поставщик оперативно переделывает документ и отправляет его на подпись получателю. Получатель имеет возможность за считанные секунды получить корректный документ и подписать его. Длительный процесс переоформления документов, составления актов сверки не понадобится.
- Появляется реальная возможность иметь оригиналы документов, подтверждающих затраты, к 20-му числу месяца, следующего за отчетным. В результате компания, получившая все документы в срок, имеет более правильный финансовый результат, а работа бухгалтеров, которая в последние дни месяца часто идет в авральном режиме, характеризуется меньшим количеством ошибок. Результат очевиден – снижение рисков ошибок в отчетности и налоговых рисков. Это особенно актуально для крупных налогоплательщиков.
- Так как обе стороны в каждый момент времени знают, были ли документы получены и приняты покупателем (все документы и статусы их обработки мгновенно отражаются в системе ЭДО), нет разночтений и путаницы.
Недостатки бумажного документооборота
У больших компаний бумажный ЭДО достигает огромного объема документов, из-за чего сотрудники тратят много рабочего времени на их обработку. Это очень неудобно по таким причинам:
- получение документов в непригодном виде. При транспортировке документов и передаче из рук в руки их вид становится непригодным для использования (мокрые, грязные, порванные). Кроме того, они вполне могут потеряться, из-за чего приходится повторно готовить новый пакет;
- большой объем затрат труда и времени. Документы нужно не только составлять и отправлять, но и заново собирать пакет документов при их утрате или неверном оформлении. Это дополнительные расходы, к которым также добавляются затраты, связанные с обработкой поступающей документации, например, с внесением бумажных документов в программу 1С;
- ошибки и неточности в документах. При ручной обработке документов, к примеру, при внесении их в программу, возникает «человеческий фактор», из-за чего возрастает риск появления недостоверной информации;
- финансовые расходы. При бумажном документообороте в разы увеличиваются расходы на канцелярские принадлежности, принтер и бумагу, а также затраты на отправку документов и экспресс-доставку.
Как вы уже поняли, у ЭДО очень много преимуществ:
- Порядок в нумерации всех бумаг. Нет риска дублирования одного и того же документа под разными номерами.
- Мониторинг за состоянием объекта. В любое время можно узнать ответственного, который работал с файлом.
- Увеличение скорости обмена информацией между подразделениями и контрагентами.
- Сохранение каждой правки. При желании можно восстановить исходную версию.
- Более простая аналитика эффективности и результатов. Данные структурируются и упорядочиваются за доли секунды.
- Оперативный поиск требуемой бумаги.
- Более продуктивное планирование трудового времени за счет наглядного представления о реальном положении дел.
Электронный документооборот внутри организации имеет не так много недостатков. Одними из основных можно назвать высокую стоимость перехода, а также необходимость обучить персонал новым методам ведения работы. Но с развитием технологий цена вопроса значительно уменьшается с каждым годом. В компании «Клеверенс» есть предложения, которые позволят уложиться в довольно скромный бюджет.