Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли отправить заявление на увольнение по электронной почте? Законно ли это?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В России не было громких историй виртуального сокращения или увольнения сотрудников, которые утекли в прессу. Тем не менее, проблема нехватки бюджета на зарплату сотрудникам непременно возникала во время пандемии во многих компаниях. Даже в случаях, когда людей увольняют по другим причинам, появляется вопрос: как сделать это удаленно, если нет возможности встретиться лично.
Этика дистанционного увольнения
Когда закон позволяет уволить сотрудника дистанционно, работодатель встает перед выбором: как это правильно сделать. Практика увольнений не только сказывается на бывших сотрудниках, но и формирует имидж фирмы. О способах сокращений в период пандемии стоит подумать заранее, взвесив все минусы и плюсы.
Наталия Егорова, директор по персоналу РБК, делится опытом компании и своим взглядом на дилемму.
«Надо сказать, что процедура увольнения в любых условиях прежде всего должна быть проведена в рамках правового поля. Напомню, основания для увольнения те же, что и для офисного сотрудника, все они изложены в ТК РФ. Что касается этической стороны, мне сейчас вспомнился эпизод из фильма «Назад в будущее», когда главный персонаж в своем будущем получил сообщение об увольнении по факсу с одной лишь фразой «ты уволен». Очень надеюсь, что это останется киношной фантазией.
Если серьезно, то ничто, разумеется, не заменит живой встречи. Процедура увольнения — это сам по себе стресс, причем для обеих сторон, и стресс этот усугубляется, когда увольнение сотрудники HR вынуждены проводить в формате телефонной беседы или видеоконференции. Я говорю «вынуждены» с отсылкой к эпидемиологической ситуации, когда вообще мы были ограничены в передвижении, а некоторые сотрудники попросту оказались «запертыми» за пределами Москвы.
Здесь важно четко и ясно донести причины и выслушать точку зрения сотрудника. Некоторые люди делились впечатлениями от опыта дистанционного увольнения и кое-кто утверждал, что так даже проще. Есть возможность осмыслить новость, находясь вне контекста компании, и чувство уязвленности меньше, чем когда ты покидаешь кабинет отдела кадров и отвечаешь на вопросы коллег о причине беседы. Все зависит от человека и его восприятия любой жизненной ситуации.
Вернемся к процедуре. В нашей компании сотрудник, ее покидающий, может обратиться в HR за консультацией по вопросу поиска работы, составления резюме, понимания собственного вектора развития. Мы не хлопаем дверью, мы готовы поддержать человека, с которым в настоящий момент в силу объективных причин не можем продолжить сотрудничество. Такая процедура уже действует в компании и есть примеры, когда люди обращались за помощью и получали ее».
Дарья Капранова, вице-президент и директор департамента по работе с персоналом МТС Банка, выступает за цифровизацию большинства рабочих процессов, но предлагает проводить процедуру увольнения по старым правилам: при личной встрече.
«Период пандемии ускорил переход на цифровые процессы во всех наших подразделениях и особенно в HR. Мы отказываемся от бумаг везде, где это только возможно. Цифровые процессы удобнее, экономичнее и быстрее для всех: кандидатов, сотрудников, работодателя. Главное, в безбумажном процессе легче выявить узкие места и построить идеальную историю взаимодействия сотрудника и компании (CJM). Но есть процессы, например, увольнение, которые лучше оставить в очном формате или как минимум проводить их с использованием видеоконференций».
Пошаговая инструкция по увольнению
На сегодняшний день работа дистанционным способом достаточно широко распространена и даже обоснована законом в статье 49, пункте 1 Трудового кодекса. Такой способ работы имеет определённую схему как принятия на работу сотрудника, так и на его увольнения. Такие нормы были введены в работу с помощью статьи 84.
Итак, пошаговая инструкция подобного вида увольнения. Когда сотрудник решился на увольнение, он должен:
- написать соответствующее заявление;
- дождаться издания определённого приказа;
- ознакомиться с этим приказом;
- получить трудовую книжку;
- получить выплату при расчёте.
Как уволиться дистанционно с удаленной работы
Как уволиться дистанционно с работы, осуществляемой удаленно? Эта процедура несложная, но имеет свои особенности, связанные с характером такой работы. Каким образом расторгнуть трудовой договор, если сотрудник работает удаленно? Как правильно оформить кадровые документы при увольнении удаленного работника? Рассмотрим ответы на эти и другие вопросы в материале далее.
По действующему законодательству работник по согласованию с работодателем может работать не на тех местах, которые традиционно считаются рабочими (т. е. созданными работодателем и контролируемыми им), а в удалении от них. Удаленный труд может осуществляться:
- на дому, и тогда местом работы будет являться место проживания работника (гл. 49 ТК РФ);
- без привязки к определенному месту выполнения работы, и тогда его характер будет определяться словом «дистанционный» (гл. 49.1 ТК РФ).
Оба вида удаленного труда объединяет то, что они:
- несмотря на ряд отличающих их особенностей, подчинены действию ТК РФ и оформляются трудовым соглашением с работником;
- допускают факт отсутствия работника, выполняющего работу, на месте, контролируемом работодателем, что исключает обычный порядок ведения табеля учета рабочего времени и лишает работника возможности получения доплат за сверхурочную работу;
Об особенностях оформления табеля на работающего на дому читайте в статье «Нужно ли вести табель на сотрудника надомника?».
- позволяют работнику самостоятельно распределять время труда и отдыха, а работодателя вынуждают при выдаче задания на работу ориентироваться на такой объем этой работы, которая позволит работнику полноценно отдыхать в промежутках между периодами труда;
- могут выполняться средствами труда, принадлежащими как работнику, так и работодателю, причем работник вправе претендовать на выплату ему компенсации за использование принадлежащего ему имущества;
- допускают установление особого порядка процедуры передачи работнику задания на выполнение работы и получения от него ее результатов;
- ограничивают обязанности работодателя в части обеспечения охраны труда работника теми из них, которые оказываются доступны работодателю в силу территориальной удаленности работника или неприкосновенности его жилья;
- позволяют дополнять положения ТК РФ особыми условиями, включаемыми в трудовой договор.
Различие между работой на дому и дистанционной определяется:
- местом выполнения работы — у надомника оно существует и имеет конкретный адрес, в то время как дистанционная работа не привязывается к какому-либо месту;
- возможностью привлечения к работе иных лиц — она есть у работающего на дому (часть работы он может поручить членам своей семьи) и отсутствует у дистанционного работника;
- характером результатов труда — надомник создает вещи, имеющие материальное выражение, а работающий дистанционно — интеллектуальные продукты;
- наличием непосредственного контакта с работодателем в процессе труда — надомнику такой контакт необходим (он может получать от работодателя исходные материалы и должен передавать ему конечный продукт), а взаимодействие с дистанционным работником происходит через электронные средства связи (с возможностью оформления для работника усиленной квалифицированной электронной подписи) и обычную почту.
Об особенностях дистанционной работы более детально можно узнать в «КонсультантПлюс». Чтобы всё сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.
Главные преимущества и недостатки такого вида увольнения
Дистанционный порядок увольнения, несмотря на его очевидные преимущества для сотрудника, все же лучше использовать как можно реже, только при существовании крайней необходимости. Нельзя не сказать о его недостатках, которые выражены в следующем:
- возможный риск подделки заявления об увольнении, когда оно составляется другим лицом с личной выгодой;
- всегда существующий риск того, что работодатель просто не получит документы, например, по причине плохой работы почты или по иным форс-мажорным обстоятельствам;
- возможное затягивание сроков увольнения, например, если работодатель слишком поздно получил документы.
Серьезные риски имеются и в отношении работодателя. Прежде всего, он не сможет проверить, действительно ли подпись, имеющаяся в документах, является подписью самого сотрудника. В противном случае пострадать может руководитель, ведь тогда произведенное увольнение будет признано полностью незаконным. Немного прояснить ситуацию поможет личный контакт с сотрудником, например, по телефону, либо предварительная регистрация подписи в нотариальном порядке.
К несомненным плюсам такого вида увольнения можно отнести:
- экономию времени и даже финансовых затрат – не нужно будет тратить деньги на дорогу ради посещения самой организации;
- удобство и возможность как можно скорее устроиться в более подходящее место.
В том случае, если никаких проблем с проверкой подлинности подписи не имеется, в ходе процедуры дистанционного увольнения никаких сложностей больше возникнуть не должно.
Как составить заявление
Мало принять решение и начать думать о том, как уволиться на удаленке! Без соответствующего изъявления своего желания в письменной форме ничего не получится – вы должны составить документ и отправить его работодателю в установленном формате.
Законодательство не регламентирует правила составления такого документа – вы можете писать в свободной форме. Мы дадим примерный образец заявления, которое обязательно должно включать в себя:
- Данные работодателя в шапке – наверху справа (название компании, ФИО и должность адресата);
- Данные работника – вы сообщаете, кто составитель заявления, также внизу документа будет подпись с расшифровкой;
- Просьба обеспечить увольнение на дистанционной работе по инициативе сотрудника (или иным причинам);
- Число, с которого вы хотите оставить занимаемую должность и дату составления заявления.
Дополнительные основания увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя
Среди дополнительных оснований для увольнения удаленного сотрудника можно указать:
- неоднократное непредставление отчетов о выполненной работе (АО Московского горсуда от 12.04.2017 № 33-4427/2017);
- систематичное необеспечение плана продаж (Решение Дзержинского райсуда г. Перми Пермского края от 17.03.2016 № 2-809/2016);
- нецелесообразность дальнейшего сотрудничества или производственная необходимость, определяемая работодателем (Определение Московского горсуда от 02.06.2015 № 4г/4-6071/14);
- признание работы сотрудника неэффективной (АО Московского горсуда от 24.05.2017 по делу № 33-19873/2017);
- невыход на связь в течение определенного времени;
- невыполнение или некачественное выполнение служебного задания;
- несоответствие выполняемой работы установленным требованиям;
- изменение стратегии развития организации.
Прописывать дополнительные условия увольнения дистанционщика нужно очень грамотно. Не допускается указывать те, что имеют дискриминирующий характер или нарушают трудовые права работника. Также в договоре желательно зафиксировать порядок увольнения, в частности, сроки уведомления работника о предстоящем увольнении.
Как правильно оформить и уволить удаленного сотрудника
Интерес работодателей к формату удаленного сотрудничества вполне объясним: перевод сотрудников на удаленную работу значительно сокращает расходы. Опросив компании, эксперты Hays и Comunica выяснили, что в 67% организациях удаленка позволяет сэкономить на накладных издержках, в 14% — на ФОТ, в 10% – на представительских затратах. Чаще всего формат удаленной или дистанционной работы распространен в стартапах. И обычно перед работодателями возникают вопросы: стоит ли заключать трудовой договор с дистанционным работником и как это лучше сделать?
Отталкиваться нужно от задач и предполагаемого срока сотрудничества. Если вы настроены на постоянное сотрудничество, то нужно оформлять удаленного сотрудника в штат и заключать с ним трудовой договор. Если же вам нужен специалист для выполнения какой-то задачи или на краткосрочный проект, то можно обойтись договором гражданско-правового характера.
Таким образом, существует два варианта оформления удаленного сотрудника, каждый из которых имеет свои особенности.
Компания при увольнении выплатила выходное пособие
Сотрудник уволился по соглашению сторон. При увольнении компания выдала выходное пособие.
От НДФЛ освобождены три средних заработка при увольнении (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если компания выдала компенсацию в пределах этих сумм, она вправе не отражать их в 6-НДФЛ.
Если компания выдала больше, отражайте в расчёте только сумму, которая превышает три средних заработка. Запишите ее в строке 020 расчёта и строке 130. Дата получения дохода и удержания НДФЛ — день выплаты. Эту дату отразите в строках 100 и 110. А в строке 120 поставьте следующий день.
На примере
Компания уволила сотрудника по соглашению сторон. 20 мая выплатила ему выходное пособие — 90 000 руб. Это на 20 000 руб. выше, чем три средних заработка. Компания удержала НДФЛ с разницы — 2600 руб. (20 000 руб. × 13%). Дата получения дохода — 20.05.2016. Следующий день 21 мая попадает на выходной, поэтому компания отразила в строке 120 ближайший рабочий день — 23.05.2016. Раздел 2 она заполнила, как в образце 89.
Что отличает работу, осуществляемую удаленно
По действующему законодательству работник по согласованию с работодателем может работать не на тех местах, которые традиционно считаются рабочими (т. е. созданными работодателем и контролируемыми им), а в удалении от них. Удаленный труд может осуществляться:
Оба вида удаленного труда объединяет то, что они:
Об особенностях оформления табеля на работающего на дому читайте в статье «Нужно ли вести табель на сотрудника надомника?».
Различие между работой на дому и дистанционной определяется:
Об особенностях дистанционной работы более детально можно узнать в «КонсультантПлюс». Чтобы всё сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.
Оформление кадровых документов при дистанционном труде
Наличие особого дистанционного порядка взаимодействия не освобождает, однако, работника и работодателя от необходимости передачи друг другу (лично или посредством заказных писем) ряда документов в бумажном виде. К их числу относятся:
О том, когда и где понадобится оригинал такого договора, читайте в материале «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать».
ВНИМАНИЕ! Действующими с 01.09.2021 правилами ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н) ознакомление работника под подпись с вносимыми в бумажную трудовую книжку записями о работе не предусмотрено (раньше работники расписывались под записью об увольнении). Подробнее о новых правилах оформления трудовой книжки, действующих с сентября 2021 года, читайте здесь.
В виде электронных документов допускается передавать между сторонами:
Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью отправляющей стороны. Принимающая сторона должна ответить электронным подтверждением о получении этого документа.
Рассмотрим порядок увольнения с работы, если сотрудник трудился дистанционно.
Этика дистанционного увольнения
Когда закон позволяет уволить сотрудника дистанционно, работодатель встает перед выбором: как это правильно сделать. Практика увольнений не только сказывается на бывших сотрудниках, но и формирует имидж фирмы. О способах сокращений в период пандемии стоит подумать заранее, взвесив все минусы и плюсы.
Наталия Егорова, директор по персоналу РБК, делится опытом компании и своим взглядом на дилемму.
«Надо сказать, что процедура увольнения в любых условиях прежде всего должна быть проведена в рамках правового поля. Напомню, основания для увольнения те же, что и для офисного сотрудника, все они изложены в ТК РФ. Что касается этической стороны, мне сейчас вспомнился эпизод из фильма «Назад в будущее», когда главный персонаж в своем будущем получил сообщение об увольнении по факсу с одной лишь фразой «ты уволен». Очень надеюсь, что это останется киношной фантазией.
Если серьезно, то ничто, разумеется, не заменит живой встречи. Процедура увольнения — это сам по себе стресс, причем для обеих сторон, и стресс этот усугубляется, когда увольнение сотрудники HR вынуждены проводить в формате телефонной беседы или видеоконференции. Я говорю «вынуждены» с отсылкой к эпидемиологической ситуации, когда вообще мы были ограничены в передвижении, а некоторые сотрудники попросту оказались «запертыми» за пределами Москвы.
Здесь важно четко и ясно донести причины и выслушать точку зрения сотрудника. Некоторые люди делились впечатлениями от опыта дистанционного увольнения и кое-кто утверждал, что так даже проще. Есть возможность осмыслить новость, находясь вне контекста компании, и чувство уязвленности меньше, чем когда ты покидаешь кабинет отдела кадров и отвечаешь на вопросы коллег о причине беседы. Все зависит от человека и его восприятия любой жизненной ситуации.
Вернемся к процедуре. В нашей компании сотрудник, ее покидающий, может обратиться в HR за консультацией по вопросу поиска работы, составления резюме, понимания собственного вектора развития. Мы не хлопаем дверью, мы готовы поддержать человека, с которым в настоящий момент в силу объективных причин не можем продолжить сотрудничество. Такая процедура уже действует в компании и есть примеры, когда люди обращались за помощью и получали ее».
Дарья Капранова, вице-президент и директор департамента по работе с персоналом МТС Банка, выступает за цифровизацию большинства рабочих процессов, но предлагает проводить процедуру увольнения по старым правилам: при личной встрече.
«Период пандемии ускорил переход на цифровые процессы во всех наших подразделениях и особенно в HR. Мы отказываемся от бумаг везде, где это только возможно. Цифровые процессы удобнее, экономичнее и быстрее для всех: кандидатов, сотрудников, работодателя. Главное, в безбумажном процессе легче выявить узкие места и построить идеальную историю взаимодействия сотрудника и компании (CJM). Но есть процессы, например, увольнение, которые лучше оставить в очном формате или как минимум проводить их с использованием видеоконференций».
Закон об увольнении дистанционно
На сегодняшний день в трудовом праве человека не прописано, что запрещено осуществлять процесс увольнения офлайн, то есть дистанционно. Также стоит отметить, что законодательством предполагаются определённые нормы такого процесса.
Итак, правильная последовательность действий на основе законодательства. В статье 80 ТК Российской Федерации указано, что непосредственный сотрудник должен в виде письма поставить в известность руководство о своём желании уйти с определённого места работы. Но законом не указано, что такое заявление должно подаваться лично работником, оно может быть отправлено и по почте.
Всем известно, что после подачи заявления об увольнении необходимо отработать две недели, пока предприятие найдёт замену. В этом случае письмо, учитывая отдалённость главного офиса, идет достаточно долго. В таком случае отсчёт двухнедельного срока начинается с того времени, когда письмо попадёт в этот главный офис.
На основе пункта 1 статьи 84 ТК после того как работодатель получит письмо, он должен ознакомить своего подчинённого, желающего уволиться, с определённым документом. Бывают такие случаи, когда в последний рабочий день по причине личных дел работник может не быть на рабочем месте. В таком случае предприятие фиксирует его отсутствие и вносит определённую запись в документ. Этот документ потом отправляется этому работнику также по почте.
На основе норм, которые прописаны в статье 84.1 ТК, непосредственному сотруднику при его увольнении должны вручить трудовую книжку, законом даже установлены определённые нормы времени. Если же нет такой возможности в определённые сроки это сделать, то предприятие направляет уведомление о том, что нужно явиться за этой книжкой или же документ при согласии будет отправлен по почте.
Пошаговая инструкция по увольнению
На сегодняшний день работа дистанционным способом достаточно широко распространена и даже обоснована законом в статье 49, пункте 1 Трудового кодекса. Такой способ работы имеет определённую схему как принятия на работу сотрудника, так и на его увольнения. Такие нормы были введены в работу с помощью статьи 84.
Итак, пошаговая инструкция подобного вида увольнения. Когда сотрудник решился на увольнение, он должен:
- написать соответствующее заявление;
- дождаться издания определённого приказа;
- ознакомиться с этим приказом;
- получить трудовую книжку;
- получить выплату при расчёте.
Если он увольняется по собственной воле, работодатель не возражает либо инициатива была взаимной, трудовых споров удается избежать.
Целесообразно соблюсти следующий порядок действий:
- работник пишет стандартное заявление с указанием причины: по взаимному желанию сторон либо по собственному желанию;
- заявление нужно отсканировать в хорошем качестве и отправить работодателю с использованием ЭЦП;
- если стороны не договорились об обратном, работник трудится еще 2 недели дистанционно, как и обычный сотрудник;
- после получения в электронном виде приказа об увольнении гражданин должен подписать его своей ЭЦП и отправить работодателю, подтвердив факт ознакомления с документом;
- трудовую книжку по заявлению работника (если она велась) нужно отправить по почте, как и бумажный вариант приказа на увольнение.
Отметим, что ситуация с заявлением об увольнении от дистанционного сотрудника имеет спорные моменты.
Несмотря на то что ФЗ-63 от 6/04/11 г. об ЭЦП позволяет использовать электронные документы наравне с бумажными, Инспекция труда настаивает: заявление обязательно должно быть оформлено на бумажном носителе (ст. 80 ТК РФ).
Следовательно, просто написать заявление и отправить его по «электронке» — рискованный шаг. Необходим именно письменный отсканированный вариант, подтвержденный ЭЦП. Нелишним будет и предварительное заверение заявления нотариально.
Дистанционное увольнение по собственному желанию
В настоящее время возникает всё больше условий для дистанционного исполнения функциональных обязанностей, при работе в интернете. Так же главные офисы многих компаний могут располагаться в одном из городов, а сотрудники – работать в филиалах на территории всей страны.
Кроме этого, будучи в отпуске или командировке, гражданин может жениться (выйти замуж), прописаться по месту пребывания в другом регионе. Различные жизненные ситуации могут повлечь необходимость дистанционного увольнения.
При его оформлении алгоритм следующий:
- Заинтересованное лицо пишет заявление на имя руководителя предприятия, в котором указывает дату, которая требует совпадения с датой отправки.
- Заявление вкладывается в почтовый конверт, с описью вложения, которая регистрируется в почтовом отделении оператором.
- Конверт запечатывается оператором и отправляется заказным письмом, с уведомлением о получении.
- Получив письмо, работодатель оформляет увольнение и пересылает трудовую книжку так же – заказным письмом по указанному адресу.
Для этого требуется указать просьбу об отправлении документа, с указанием адреса, по которому оно будет получено.
В приказе и журнале выдачи книжек, начальник отдела кадров указывает реквизиты заказного письма, которые впоследствии хранятся в личном деле бывшего сотрудника.