Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «6-НДФЛ нулевая — нужно ли сдавать ее». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В данном случае не будет выплаты заработной платы и, соответственно, оснований для перечисления налога. Если зарплату не платили в течение всего года, то отчётность вообще не предоставляется. Уведомить налоговую об этом можно письмом.
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если нет работников
Если выплаты появились во втором квартале, то нужно будет сдать отчётность за полгода, 9 месяцев и за год, даже если в 3 и 4 квартале не было операций. Соответственно, если зарплатные операции были только с 3 квартала, то по тому же принципу нужно отчитаться за 9 месяцев и год. При выплатах только в 4-м квартале – сдать только годовой отчёт.
Обратите внимание, что НДФЛ уплачивается не только при выплатах по трудовым договорам, но и в некоторых других случаях, в том числе при получении физ лицами доходов по договорам ГПХ, при принятии решения о распределении прибыли (выплате дивидендов).
Информационная база для заполнения 6-НДФЛ
Расчет 6-НДФЛ формируется на основании информации, которая содержится в регистрах налогового учета, которые должны вести все компании. Этот документ не имеет определенной законодательством формы, ее необходимо разработать на предприятии и утвердить в учетной политике. Регистр должен отражать данные, отражаемые в 6-НДФЛ (даты начисления, перечисления и удержания НДФЛ).
За базу регистра по НДФЛ можно взять налоговую карточку 1-НДФЛ (потеряла свою актуальность и ныне не действует), но форму можно доработать.
Регистры по НДФЛ составляются на каждого сотрудника индивидуально. В регистре должно быть обязательно отражено (ст. 230 НК РФ):
- персональные данные (Ф.И.О., дата рождения, адрес регистрации, паспортные данные, ИНН)
- все доходы и вычеты с начала налогового периода, сгруппированные по кодам
- суммы доходов и даты их выплаты
- статус налогоплательщика
- суммы НДФЛ, даты удержания и перечисления, реквизиты платежных поручений
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Сдается ли нулевой расчет 6-НДФЛ, при пребывании работников в административном отпуске?
Ответ: При временном приостановлении деятельности и невыплате доходов работникам организация или ИП не является налоговым агентом и не оформляет 6-НДФЛ. При том, что доходы сотрудникам не начислялись и не выплачивались несколько месяцев в году, например, только в 4 квартале, то можно не сдавать 6-НДФЛ (в том числе и нулевой) за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев, а годовой расчет сдать следует обязательно.
Вопрос №2: Организация приостановила деятельность, нужно ли предоставить 6-НДФЛ?
Ответ: ФНС о приостановлении деятельности не может знать, значит если до приостановления были выплаты работникам, то необходимо сдавать 6-НДФЛ, а если выплат не производилось, нужно проинформировать ФНС письмом о приостановлении деятельности и о том, что налоговым агентом не является.
Какие возможны риски, если вы решили не сдавать нулевой отчет
Итак, мы выяснили, что расчет надо сдавать, только если компания делала выплаты физлицам, облагаемые налогом на доходы. Если же таких выплат нет, то и представляться в налоговую инспекцию нулевая 6-НДФЛ за II квартал 2020 года не должна.
Но налоговые органы не имеют информации о том, осуществляла организация начисления работникам или нет. О том, что таких выплат не было и компания правомерно не представила отчет, необходимо уведомить ИФНС. Сделать это разрешено в простой письменной форме, принеся письмо лично, отправив его почтой или в электронной форме.
Если не сделать этого, то налоговики решат, что «нулевка» за 6 месяцев 2020 года не сдана неправомерно. В этом случае инспекция заблокирует банковские счета компании. Сдают ли «нулевки» такие организации и нужно ли сдавать 6-НДФЛ при нулевой отчетности, расскажем далее.
Возможен ли штраф за нулевой расчет 6-НДФЛ?
Поскольку указания об обязанности сдавать нулевую форму 6-НДФЛ в законодательстве нет, то и штрафных санкций за отсутствие отчета или его несвоевременную подачу не может быть априори.
Единственной причиной для начисления штрафов будет подача неверной информации (ст. 126.1.): начисления и выплаты производились, а организация предоставила нулевой расчет.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Расчет по налогу на доходы физических лиц утвержден Приказом ФНС от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@. Сдается он ежеквартально всеми налоговыми агентами, которые выплачивают доход физлицам и обязаны удерживать с этих выплат подоходный налог (скачать бланк отчета можно в конце статьи).
В практике возникают ситуации, когда компания не ведет деятельность и не выплачивает доход сотрудникам. Такое возможно, если организация только что зарегистрирована или, напротив, находится в стадии ликвидации. Также возможны иные причины. При этом даже не ведущие деятельность компании обязаны представлять определенную отчетность, например, единую упрощенную декларацию.
Что грозит при отсутствии отчета
Надо ли сдавать нулевой 6-НДФЛ в 2019 году, решает сам плательщик. Государством такая обязанность не вменена. Исходя из этого, можно смело утверждать, что никакие штрафные санкции при отсутствии отчета не применяются. Но уведомить ФНС об отсутствии выплат заработка нужно сразу по окончании отчетного периода.
Иначе контролирующая инспекция может посчитать подобное поведение за уклонение от уплаты налогов, не предоставление сведений или нарушение сроков подачи отчетности и выписать штраф на 1000 рублей. Такой сбор предназначен для просрочек не более месяца. В будущем он может возрасти до 2000-4000 рублей. Одним из методов борьбы с неплательщиками является блокировка расчетных счетов компании до выяснения обстоятельств задержки налоговых выплат.
Существуют штрафы, которые применяются не только к полной налоговой декларации, но и к нулевке:
- Предоставление ошибочных сведений – 500 рублей.
- Наличие в документах исправлений и недочетов – 500 рублей.
- Своевольное изменение способа подачи декларации – 200 рублей.
В вопросе нужно ли сдавать 6-НДФЛ без начислений каждый период или только один раз в год и что грозит за ее отсутствие, мы разобрались. Но куда подавать документы еще не известно. Любые налоговые отчеты передаются юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями по месту регистрации основной фирмы. Для иногородних подразделений – по месту их нахождения.
Общая характеристика формы 6-НДФЛ
Документ 6-НДФЛ представляет собой обязательный отчёт, обобщающий все налоговые выплаты в пользу сотрудников. Заполненная форма отчёта подаётся в ФНС каждый квартал.
Оформление такого документа регламентируется следующими документами:
- приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7–11/450@ (это основной документ, где содержится основная информация по отчёту);
- приказом ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7–11/18@ (предусматривает некоторые нововведения с 2018 г.).
Отчёт 6-НДФЛ должен предоставляться следующими налоговыми агентами:
- индивидуальными предпринимателями;
- коммерческими и государственными организациями;
- нотариусами;
- адвокатами;
- представителями иностранных компаний, начисляющими гражданам различные виды доходов.
Налоговая декларация оформляется в отношении всех граждан, получивших от экономического субъекта такие доходы:
- заработок по трудовым договорам;
- вознаграждения по гражданским контрактам;
- дивиденды и пр.
Форма документа была введена для полноценного контроля со стороны налоговой службы за своевременностью начисления и уплаты подоходного налога работодателями.
Ответственность за нарушение сроков сдачи
Если работодатель не направил отчёт в ФНС вообще или сделал это с опозданием, он будет оштрафован за каждый месяц просрочки. Сумма штрафа составит 1 тыс. р.
Отчёт не будет принят налоговиками в следующих случаях:
- на титульном листе зафиксированы неточные реквизиты налогового агента (ИНН, наименование, Ф. И. О.);
- допущена ошибка в коде ФНС;
- указан неправильный код отчётного периода.
Стоит напомнить, что блокировка счёта налогоплательщика может быть произведена, если подача декларации 6-НДФЛ задерживается на десять и более дней. За отправку отчёта с недостоверными данными экономическому субъекту грозит штраф в размере 500 р. за каждый некорректно заполненный документ. Штраф не будет начислен в том случае, если работодатель успел выявить ошибку и направить в ФНС корректировочный отчёт до обнаружения ошибки налоговиками.
ФНС может пойти на снижение размера штрафа, если:
- не произошло занижение налога;
- не были нарушены права физических лиц.
По закону подача нулевого отчёта 6-НДФЛ в ФНС не является обязанностью работодателей. Если у предпринимателя нет данных для заполнения формы 6-НДФЛ, он не может считаться налоговым агентом. В этом случае он полностью освобождён от необходимости подавать подобный отчёт. Тем не менее некоторые из экономических субъектов предпочитают либо оформить документ с нулевыми показателями, либо направить в налоговую службу специальное письмо, уведомляющее об отсутствии доходов, работников или о приостановлении деятельности.
Нулевой 6-НДФЛ: сдавать или нет в 2018 году
В форме 6-НДФЛ отражают данные по сотрудникам: кому и сколько начислено дохода и налога. Однако, что делать, если за отчетный период не было начислений, или вообще нет работников, или деятельность не велась. Нужно ли в этих случаях сдавать нулевой 6-НДФД? Ответы вы найдете в статье.
Активировать пробный доступ к журналу «РНК» или подписаться со скидкой
Когда в компании не было начислений, возникает вопрос: нужно ли сдавать нулевую 6-НДФЛ? Допустим, если в организации деятельность не велась, или сотрудников отправили в отпуск за свой счет, или вообще нет работников? Обо всем по порядку.
Обратим внимание на одно разъяснительное письмо ФНС от 04.05.2016 № БС-4-11/7928. В нем говорится, что если выплаты не производятся, то 6-НДФЛ сдавать нет необходимости.
Однако делается оговорка, что если представить «нулевой» 6-НДФЛ, то его обязаны принять. Также чиновники напомнили, что если за один период сдали нулевую декларацию, то придется сдавать ее и в следующие периоды.
Чтобы избежать разбирательств и штрафов от ФНС.
Получается, что обязанности сдавать нулевой расчет 6-НДФЛ, если не было выплат работникам, у компании нет. Но все же мы советуем сдать в налоговую нулевку.
Дело в том, налоговая инспекция может и не знать, что компания или ИП не являются налоговым агентом и будут ожидать поступления расчета 6-НДФЛ.
При этом если расчет не поступит в течение 10 рабочих дней со дня окончания срока его подачи, то налоговая инспекция вправе заблокировать банковский счет (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).
Читайте по теме: Отражение премий в 6-НДФЛ
Чтобы избежать недоразумений со штрафами, блокировками и другими неприятными моментами, бухгалтеры прибегают к двум вариантам действий:
- передают в ФНС письмо о том, что фирма или ИП не должна сдавать расчет 6-НДФЛ.
- сдают нулевой расчет 6-НДФЛ.
Вы можете выбрать любой вариант. Как заполнить нулевой расчет, мы расскажем ниже. Если вы все-таки не хотите заполнять этот отчет, то вам надо обязательно написать письмо в налоговую. В нем сошлитесь на существующий порядок, на 2 пункт статьи 230 НК РФ. Приведите аргументы, по которым вам не надо сдавать декларацию и подкрепите письмо подписью руководителя.
Надо ли сдавать нулевую 6-НДФЛ без начислений?
Если в году гражданам сумм не начислялось, нулевой отчет 6-НДФЛ сдавать не надо. С этой ситуацией не следует путать другую — когда начисления непостоянные.
Поясним. Если у вас были начисления физикам, к примеру, только в течение 2 кварталов налогового года, то даже при их отсутствии в следующих отчетных периодах года у вас не может быть нулевки, поскольку показатели в бланке формируются по нарастающей. Таким образом, проблема, надо ли сдавать нулевой отчет 6 НДФЛ, здесь не возникает.
Разрешено ли сдавать нулевой 6-НДФЛ по желанию? Безусловно. Хозсубъект, освобожденный от сдачи расчета, волен подать нулевой отчет 6-НДФЛ контролерам по своему усмотрению. При этом, нужно ли сдавать нулевую отчетность 6-НДФЛ, может решаться на уровне его внутрикорпоративных актов.
Если принято решение сдать отчет, то следует разобраться с тем, как заполнить нулевой 6-НДФЛ.
Прежде всего нужно заполнить титульный лист. Оформлятся он в том же поряке, что и для ненулевых расчетов.
И в разделе 1 и в разделе 2 в первую ячейку каждой стоки вносится значение ноль, в последующие ячейки ставится прочерк.
Поля, предусматривающие дату, также заполните прочерками.
Образец заполнения нулевой 6-НДФЛ можно здесь..
Можно ли не сдавать 6-НДФЛ нулевую, а передать в ФНС уведомление?
Выше мы отметили, что ФНС придерживается позиции, по которой нулевой 6-НДФЛ сдавать не надо. Вместе с тем, в некоторых фирмах наряду с нормой, определяющей, как быть с 6-НДФЛ нулевым (сдавать или нет), утвержден регламент о предоставлении вместо нулевки другого документа — поясняющего уведомления в ФНС о правомерном непредоставлении расчета.
Дело в том, что для ФНС в общем-то непринципиально, сдавал или нет нулевую 6-НДФЛ хозсубъект когда-либо и планирует ли это делать в дальнейшем. Однако тот факт, что вы ранее передавали в ФНС обычную 6-НДФЛ стабильно, а в один из расчетных периодов не предоставили ничего, будет подозрительным и может обратить на себя внимание налоговиков, которые потребуют разъяснений по данному поводу.
Как мы уже выяснили, контролеры относительно того, нужно ли сдавать нулевку по 6-НДФЛ, высказываются отрицательно. Однако многие бизнесмены придерживаются такой позиции, что проще уведомить ФНС о непредоставлении 6-НДФЛ в упреждающем порядке, чтобы не привлекать лишний раз внимания. Форма и порядок направления в ФНС уведомления могут быть также утверждены локальным нормативом — тем же, который устанавливает, сдавать ли нулевой 6-НДФЛ.
***
Вопрос «Нужно ли сдавать в 2021-м нулевую 6-НДФЛ?» предполагает отрицательный ответ. Однако есть ряд исключений:
- Надо ли сдавать 6-НДФЛ, если нет начислений? Нет, такая отчетность не нужна. Но если вы ее сдаете по желанию, контролеры обязаны принять документацию.
- Надо ли сдавать нулевку 6-НДФЛ, если начисления имели место? Не всегда, но при указании некоторых неверных данных в первичном отчете она может потребоваться.
Позиция хозсубъекта относительно того, нужно ли сдавать нулевую 6-НДФЛв необязательных случаях, может регламентироваться на уровне его внутрифирменных нормативов.
Ежеквартальная отчетность по форме 6-НДФЛ установлена для налоговых агентов. В этом расчете налоговый агент предоставляет общую информацию по всем физическим лицам, которые получили от него доход. Это суммы выплаченных доходов, предоставленных налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ и сроки перечисления его в бюджет (п. 1 ст. 80 НК РФ).
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Сложные вопросы заполнения формы 6-НДФЛ
Если фирма или ИП не выплачивают доходы физическим лицам, то сдавать нулевой расчет по форме 6-НДФЛ не обязательно (письмо ФНС России от 4 мая 2021 года № БС-4-11/7928). Но если фирма такой отчет составит, налоговая обязана его принять.
Несмотря на разрешение не сдавать нулевой отчет 6-НДФЛ, к этому нужно подходить со всей ответственностью. Прежде всего убедиться в том, что показателей для его заполнения действительно нет.
Ситуации, когда надо делать отчет, если нет зарплаты
Вместе с тем вопрос о том, нужно ли сдавать 6-НДФЛ нулевую, отнюдь не праздный, поскольку 6-НДФЛ составляется нарастающим итогом за год, а ситуация по выплате работникам доходов в течение этого года может меняться. Например, могут возникать такие варианты:
- выплат нет в течение всего года — тогда ни один отчет 6-НДФЛ по этому году не сдается;
- выплаты появились только в 4-м квартале отчетного года — квартальные отчеты сдавать не надо, но подача годового будет обязательной;
- выплаты возникли в 3-м квартале года — не сдают отчеты за 1-й квартал и полугодие, но представить их за 9 месяцев и год необходимо, причем даже в том случае, если в 4-м квартале выплат доходов уже не будет;
- выплаты появились во 2-м квартале — не нужен отчет за 1-й квартал, но все последующие являются обязательными, даже если доход в 3-м и 4-м кварталах уже не выплачивался;
- выплаты имели место в 1-м квартале, но отсутствуют в последующих — отчеты нужно подавать за весь год.
Эксперты КонсультантПлюс пошагово разъяснили поядок проверки и сдачи отчета. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Когда требуется сдача «нулевки»: примеры реальных ситуаций
Если на протяжении 10 дней со времени, предназначенного для предоставления отчетной документации, соответствующая бумага не будет передана в ИФНС, то сотрудники данного учреждения могут, не уточняя подробностей ситуации, произвести заморозку банковских счетов фирмы.
В качестве дополнительной меры наказания может быть назначен ежемесячный штраф (1 000 рублей), который будет взиматься в течение всего периода просрочки.
Исходя из вышесказанного, становится ясно, что сдача нулевого варианта 6-НДФЛ необходима (несмотря на отсутствие подобных требований в законодательстве РФ). Теоретически у бухгалтера есть два варианта осуществления данной процедуры:
- в стандартном порядке оформить и сдать «нулевку» по завершении отчетного периода
- составить и направить в нужное отделение ИФНС пояснительное письмо, в котором будет указано, что в ходе определенного периода выплат НДФЛ не совершалось
Оба варианта позволяют предупредить контролирующую инстанцию о том, что необходимости в исчислении и уплате подоходного налога нет, а, значит, нет необходимости штрафовать компанию и замораживать счета.
В реальности при совершении подобных действий учитываются некоторые дополнительные нюансы:
Отсутствие деятельности
- Если фирма остается неактивной в течение всех четырех кварталов, будет достаточно предоставить нулевую форму 6-НДФЛ, либо пояснительный документ лишь за первый отчетный период (повторять процедуру в последующих кварталах не нужно).
- В ситуации, когда компания только зарегистрировалась и на протяжении определенного периода простаивала, предоставлять отчетность нужно будет только после того квартала, когда были произведены первые выплаты (далее 6-НДФЛ предоставляют ежеквартально независимо от наличия или отсутствия выплат).
- Если выплаты за первый квартал были, а после компания простаивала, то предоставление отчетности будет обязательным на протяжении всего года.
Несмотря на то, что оформление отчета обычно не представляет сложности, гарантировать отсутствие ошибок можно только после подробного ознакомления с образцом заполнения подобных форм.
Зарплата, выплачиваемая частями
Датой фактического получения дохода в виде зарплаты (строка 100 раздела 2 формы) всегда является последний день месяца, за который заработок был начислен, независимо от количества и размера выплат заработка на протяжении этого месяца.
Соответственно, суммы авансов, выдаваемых в счет заработной платы на протяжении месяца, доходом в целях обложения НДФЛ не признаются и отдельно в расчете не отражаются. Таким образом, все авансовые выплаты включаются в расчет в составе фактически полученной оплаты труда.
Удержать налог с оплаты труда следует в день выплаты такого дохода работнику. Перечислить удержанный налог нужно не позже рабочего дня, следующего за выплатой зарплаты.
Итак, выплата авансов на заполнение 6-НДФЛ никакого влияния не оказывает.
Как часто подавать письмо
Указанное выше письмо можно написать один раз. В таком случае в письме следует указать, что организация или ИП будет сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ как только у появится такая обязанность.
Однако возможен и ещё более надежный вариант – такое письмо можно подавать в инспекцию по итогам каждого отчетного периода. Тем самым, по итогам каждой отчетной кампании налоговикам будет приходить «напоминание» о том, что ждать расчеты 6-НДФЛ от компании или ИП не нужно.
Напомним, что отчетные периоды для сдачи 6-НДФЛ такие:
- I квартал;
- полугодие;
- девять месяцев;
- год.
Сдать 6-НДФЛ, к примеру, за 2 квартал 2021 года нужно не позднее 1 августа 2021 года. Соответственно, после 1 августа 2021 года можно представлять в ИФНС такое письмо.