Сроки и особенности выставления электронных счетов-фактур

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки и особенности выставления электронных счетов-фактур». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Помимо подтверждения отгрузки товара, счёт-фактура нужен при подтверждении суммы НДС как по реализации товаров (услуг), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избежания двойного налогообложения.

Частые ошибки в счёте-фактуре

Ошибка: неправильно указаны или пропущены наименование, ИНН, адрес организации.

Следствие: установить авторство и адресата документа сложно, поэтому его признают недействительным.

Ошибка: из документа невозможно установить, какой товар передавался или услуга была оказана.

Следствие: НДС не возместят.

Ошибка: неверное указание валюты, неверное указание количества товара, ошибки в ценах, неправильное исчисление стоимости.

Следствие: точную стоимость товара определить невозможно, значит, документ считается неинформативным.

Ошибка: неверное исчисление НДС.

Следствие: возможны вопросы и проверки со стороны налоговой.

Новая система прослеживаемости товаров

В конце 2020 года стартовал тестовый период национальной системы прослеживания товаров. Нужна эта система для ужесточения контроля за ввозимыми товарами из других стран. Данный контроль позволит контролирующим органам прослеживать путь импортных товаров, следить за их перемещением до потребителя, за счёт этого планируется уменьшить процент контрафактной продукции на рынке РФ.

Система прослеживаемости регламентируется:

• Федеральным законом от 09.11.2020 № 371-ФЗ. Также есть изменения в Налоговым кодексе РФ, утверждена национальная система прослеживаемости.

• Постановлением Правительства от 25.06.2019 № 807. Прописан и утверждён список товаров, подлежащих контролю системы прослеживаемости.

В п. 3 ст. 169 Налогового Кодекса РФ есть изменения. Раньше в процессе продажи товаров или оказания услуг всем, не платящим НДС, разрешалось не составлять счёт-фактуру (с условием документально оформленной договорённости двух сторон). С 1 июля действия с прослеживаемыми товарами составляют исключение, то есть уклониться от формирования документа невозможно даже с согласием обеих сторон.

С 1 июля 2021 года товары, упомянутые в перечне Постановления Правительства от 25.06.2019 № 807, станут прослеживаемыми. Ими стали:

• холодильники и морозилки;

• машины для стирки и сушки белья;

• мониторы и проекторы;

• коляски и автокресла для детей;

• мебель металлическая для офисов;

• прочая продукция, в т.ч. автоспецтехника.

Эволюция нормативной базы

Перевод счетов-фактур в область электронного документообмена не совершился в одно мгновение, это новшество было долгожданным для всех предпринимателей, являющихся плательщиками НДС. Нормативная база этой процедуры прошла довольно тернистый путь из нескольких этапов:

1. Федеральный закон от 27 июля 2010 № 229-ФЗ о внесении изменений в пункт Налогового Кодекса РФ, гласящих, что счета-фактуры теперь можно выставлять и в электронном виде (абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ) при определенных условиях.
2. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н, утверждающий процедуру выставления и получения электронных счетов-фактур.
3. Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, регламентирующее форму счета-фактуры (основного и корректировочного) и особенности его заполнения.
4. Приказ ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36, утвердивший документы в электронном формате, которые подтверждают отправку и получение счета-фактуры.
5. Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138 от 28 февраля 2012 г. зафиксировал электронные форматы всех учетных документов, имеющих отношение к счетам-фактурам (журналов учета их получения и выставления, книг покупок и продаж, дополнительных листов к этим книгам).

Виды счет-фактуры, которые встречаются в бухгалтерии

Всего их два. Первым называют стандартную СФ. Ее создают в случае, когда отгрузили партию или выполнили работу, за которую теперь покупатель должен деньги. Она необходима, когда полностью оплачены изделия. Время на подготовку и отправку – 5 календарных дней с момента передачи. То же самое отдается, если продукция была возвращена поставщику обратно.

Второй тип – авансовый. Его следует подготовить в случае, если требуется или была зачислена на счет предоплата в счет будущих отправлений. Здесь не потребуется заполнять такие поля, как:

• грузоотправитель;
• получатель груза;
• объем товара или получаемых услуг;
• единицы, в которых будет все измеряться.

Но обязательно все, что позже понадобится для расчетов.

Что изменилось для продавцов прослеживаемых товаров

Для участников системы прослеживаемости в форме счёта-фактуры появились четыре новые графы.

• Графа 11 «Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости». Для операций с прослеживаемыми товарами нужно указать регистрационный номер партии прослеживаемого товара (РНПТ). В других случаях — регистрационный номер декларации.
• Графы 12 и 12а «Количественная единица измерения товара, используемая в целях прослеживаемости». В графе 12 нужно указать код по ОКЕИ, а в графе 12а условное обозначение, например, код 796 для штук (шт.).
• Графа 13 «Количество товара, подлежащего прослеживаемости». Оно указывается в единицах измерения из графы 12а.

Графы 12, 12а и 13 нужно заполнять только в электронном счёте-фактуре по прослеживаемым товарам. В бумажном счёте-фактуре на товары, не подлежащие прослеживаемости, формировать эти графы не обязательно.

• Подстроки к графам 11-13. На товары с одним наименованием, одинаковой единицей измерения и ценой можно заполнить одну строку, даже если они относятся к разным партиям и получили отличающиеся РНПТ. При этом будет составлено несколько подстрок 11-13.

Правила заполнения счетов-фактур в 2022 году при получении аванса

Покупатель может перечислить поставщику полную или частичную предоплату в счёт будущей поставки товаров, оказания услуг или выполнения работ. Сумма, порядок и сроки перечисления зависят от условий договора.

В обычных условиях поставщик должен выставить счёт-фактуру в течение пяти календарных дней после зачисления платежа. Если между зачислением предоплаты и реализацией прошло не более пяти дней, можно обойтись без счёта-фактуры на аванс.

С марта 2022 года благодаря последним разъяснениям Минфина в случае длящегося договора можно оформлять счёт-фактуру не на каждый аванс, а сводно по итогам месяца.

Сводный счёт-фактура на аванс составляется в следующем порядке:

1. поставщик составляет список авансов покупателя, полученных в течение месяца;
2. из списка исключаются платежи, по которым уже завершена поставка;
3. оставшиеся авансы отражают в сводном счёте-фактуре. Его необходимо составить в течение 5 календарных дней после окончания отчётного месяца.

Как заполнить счёт-фактуру на аванс:

• Указать дату составления и номер документа. Порядок нумерации простых и авансовых фактур определяет сам поставщик. Можно назначать номера в рамках единой нумерации или каким-то образом выделять авансовые фактуры.
• Указать названия, ИНН и КПП продавца и покупателя. Если покупатель — ИП, то указывают фамилию, имя, отчество и ИНН без КПП.
• Внести реквизиты зачисленного платежа: номер и дату платёжки. В поле 5 сводного счёта-фактуры указываются реквизиты всех платежей.
• В табличной части необходимо чётко указать, за что клиент произвёл предоплату: название товара, работы или услуги с числовыми показателями: количество, цена, общая стоимость. Здесь же отражают сумму НДС.

Образец заполнения счёта-фактуры в 2020 году

Чтобы в 2020 году правильно заполнить счет-фактуру информацию возьмите из первичных документов на отгрузку — накладных, актов. Если же был аванс, потребуются реквизиты платежки для строки 5 (Письмо Минфина от 06.02.2018 N 03–07-14/6704).

Вы можете скачать пример заполнения бланка счета-фактуры в 2020 году со ставкой НДС 20 процентов:

Правила, по которым в 2020 году нужно заполнять счет-фактуры, приведены в Постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137. Эти правила в 2020 года тоже никак не изменились (это логично, ведь сам бланк счета-фактуры не претерпел поправок). При этом, напомним, что НК РФ установил ряд обязательных требований к составлению счета-фактуры. Они содержатся в п. п. 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ.

Вот общий поход и правила заполнения счетов-фактур в 2020 году:

• строки о грузоотправителе и грузополучателе заполняйте при отгрузке товаров, в счетах-фактурах на работы или услуги ставьте прочерки. Если грузоотправитель — продавец, в строке 3 пишите “Он же”;
• идентификатор государственного контракта нужен только при отгрузках по госзаказу.
• код вида товара нужен при экспорте в ЕАЭС — выберите его из справочника ТН ВЭД;
• код и обозначение единицы измерения возьмите из разд. 1 или 2 ОКЕИ, например, “796” и “шт”. Если в договоре нет цены за единицу или ваших единиц измерения нет в этих разделах ОКЕИ, в графах 2, 2а, 3 и 4 ставьте прочерки.
• регистрационный номер таможенной декларации, название и код страны из ОКСМ указывает импортер товара. Если вы товар перепродаете, графу 11 можно не заполнять.
• нумеруют счета-фактуры в хронологическом порядке. Однако нарушение нумерации не критично — оно не лишает покупателя права на вычет (Письмо Минфина от 12.01.2017 N 03–07-09/411).
• подписывают счет-фактуру директор и главбух или другие работники, уполномоченные приказом или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Счет-фактура – это документ, на основании которого покупатель может принять к вычету предъявленные продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав суммы НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Это главное предназначение счета-фактуры, поэтому для покупателей – плательщиков НДС он играет большую роль.

Получив от продавца правильно составленный счет-фактуру, в котором нет ошибок, препятствующих налоговикам точно определить продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговую ставку, сумму налога, предъявленную покупателю, последний будет вправе принять указанную в счете-фактуре сумму НДС к вычету или включить налог в стоимость приобретенных товаров, работ, услуг (п. 2 ст. 169 НК РФ). При условии, что документы, подтверждающие принятие их на учет тоже есть, к примеру, товарная накладная или акт (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Если покупатель получил от продавца счет-фактуру, составленную с нарушением установленных требований, у вас есть право обратиться к нему с просьбой внести соответствующие исправления.

Журнал учета счетов-фактур

Налогоплательщики обязаны не только регулярно составлять счета-фактуры, но и фиксировать их формирование в специальном журнале. Здесь указываются не только выставленные, но и полученные документы, а также приводится информация о книгах покупок и продаж, если прибыль от совершенных операций используется во время расчета сбора.

При совершении разных операций, представленных продажей товаров или передачей прав на имущество, происходит начисление НДС, поэтому требуется внесение сведений в счета-фактуры. Документ фиксируется в журнале полученных и выставленных счетов фактур, а также делается отметка на страницах книги продаж.

Покупатель, который получает от второго участника счет, ставит отметку в книге покупок, что выступает подтверждением его права на получение вычета по НДС. Налог, фиксирующийся в книге покупок и продаж, в будущем переносится в налоговую декларацию, передаваемую в ФНС. Аналогичные документы ведутся поставщиками и покупателями. Отсутствие журнала учета выступает основанием для привлечения компании к ответственности при проведении проверок со стороны инспекции.

Изменения в электронных счетов-фактур в зашифрованном виде

С 1 июля существенно ограничивается возможность выставления и получения электронных счетов-фактур в зашифрованном виде. Зашифрованные счета-фактуры смогут выставляться и приниматься только в следующих случаях:

• нормативными правовыми актами не установлен запрет на шифрование информации счетов-фактур в электронной форме;
• при выставлении счетов-фактур в электронной форме, не содержащих регистрационные номера партии товара, подлежащего прослеживаемости;
• оператору ЭДО не давалось поручения от покупателя/продавца относительно обязательной проверки электронного счета-фактуры, в том числе на соответствие утвержденному формату.

При выставлении и получении счетов-фактур в электронной форме продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности. Электронный счет-фактура считается исходящим от продавца, если он подписан электронной подписью уполномоченного должностного лица продавца и направлен через оператора ЭДО через ТКС.

Электронный счет-фактура считается выставленным/полученным, если продавцу/покупателю поступило соответствующее подтверждение от оператора ЭДО, а датой их выставления/получения считается дата, указанная в таком подтверждении (п.п. 8–9 приказа Минфина от 05.02.2021 № 14н).

Чем грозит нарушение установленных сроков

В первую очередь, нарушение сроков выставления счетов-фактур для предпринимателя может обернуться ухудшением отношений с покупателями. В случае, если документ оформлен раньше, чем наступило событие, послужившее для него причиной либо позже установленного законом 5-дневного срока, у покупателя могут возникнуть проблемы с налоговой службой. Конкретно – нарушение даты в счете-фактуре может повлечь за собой отказ ФНС от оформления налогового вычета по фигурирующей в нем сумме. Естественно, любая организация старается контролировать свой документооборот, поэтому будет регулярно напоминать продавцу о предоставлении необходимых бумаг. В случае задержек, покупатель может попросту найти другого поставщика.

Важно! Если нарушение даты счета-фактуры повлечет за собой судебный спор о предоставлении по ней вычета, суд, скорее всего, отклонит иск.

Что касается законодательной стороны вопроса, упомянутое в начале статьи письмо Минфина от февраля 2009 года оговаривает отсутствие ответственности для предпринимателя за нарушение сроков предоставления документов. Однако налоговая служба все же может применить к нарушителю санкции, основываясь на статье 120 Налогового кодекса РФ. Как правило, такая практика возникает, если срок был нарушен на стыке налоговых периодов.

Предъявляемые к документу требования

Требования пункта 5 статьи 169 ключевого фискального документа страны гласят о том, что счет-фактура, выставленная поставщиком при сбыте работ или услуг, обязательно должна содержать такие реквизиты, как:

• порядковый номер и дату формирования данной бумаги;
• название, локализацию и ИНН каждой из сторон (поставщика и заказчика);
• наименование и местоположение получателя и отправителя груза;
• номер финансового документа, если уплачены авансовые и иные платежи в счет будущих поступлений;
• название осуществленных работ и оказанных услуг вместе с указанием единицы их измерения;
• количество выполняемых работ и услуг;
• указание валюты, по которой будет осуществляться расчет;
• цена услуг либо работ за единицу согласно подписанному договору без налога. Если применяются цены, регулируемые государством, то сумму налога тоже следует обозначить;
• общая стоимость отгруженных товаров и услуг;
• размер акцизного налога, если речь идет о подакцизных товарах;
• ставка налога;
• размер НДС, предъявленный заказчику;
• страна происхождения работ либо услуг;
• номер таможенной декларации;
• код вида товара, соответствующий единой Товарной номенклатуре ВЭД.

Сроки выставления электронных счет фактур.

Процедуру выставления СФ необходимо выполнять по факту реализации товаров, услуг, имущественных прав и других активов. В этом случае дата выставления электронного счета фактуры не должна опережать дату фактического осуществления операции, но и не должна быть позже 5-го числа периода, наступившего после отчетного.

Если основание выставления электронных счетов-фактур — это ввоз товаров в РБ с территории разных государств, то срок подачи этого документа должен соответствовать дате уплаты налога на добавленную стоимость.

Стоит отметить, что выставление электронного счета на импортные товары не должно быть ранее подачи заявления о ввозе товара в МНС. Или подачи таможенной декларации на товары. Эти счета должны быть выставлены не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным.

При ввозе актива из других стран – не позднее 5 числа следующего периода после выпуска товаров.

Счет-фактура: когда выставляется в 2020 году

По общему правилу счет-фактуру нужно выставить не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки товаров, передачи работ, услуг, имущественных прав (п. 3 ст. 168 НК РФ). Например, товар отгружен 11 апреля 2020 г. Счет-фактуру вы можете выставить в любой из следующих пяти календарных дней: 11, 12, 13, 14, 15 апреля 2020 г.

Если последний день срока выпадет на выходной или нерабочий праздничный день, счет-фактуру составьте не позднее следующего за ним рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Авансовый счет-фактуру выставляйте не позднее пяти календарных дней с даты получения предоплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ). Например, аванс поступил 29 января 2020 г. Счет-фактуру вы можете выставить в любой из следующих дней: 29 января, 30, 31 января, 1 или 2 февраля 2020 г.

Способ передачи счета-фактуры исполнителю

Российское законодательство позволяет оформлять с/ф в электронном или бумажном варианте.

Электронная форма доступна, когда обе стороны договорных отношений подключены к Оператору, оказывающему услуги подобного рода. Исполнитель и заказчик должны иметь необходимое техническое оснащение для электронной передачи и приемки документов через ТКС. Сторонам нужно обладать усиленной квалифицированной электронной подписью для заверения документов. Кроме того, сторонам нужно составить и подписать письменный вариант соглашения о том, что обмен счетами-фактурами будет производиться в электронном виде. Если все эти условия соблюдены, то счета-фактуры могут передаваться электронно. Исправляться и корректироваться они также могут через ТКС, что гораздо быстрее и удобнее.

Бумажная форма доступна всем желающим. Если стороны используют бумажный обмен документами, то исполнителю счет-фактуру нужно составлять в двух экземплярах. Первый с подписью главбуха и руководителя будет передан заказчику для использования при возмещении налога. Второй будет зарегистрирован в Книге продаж исполнителя и направлен на хранение.

Когда выставлять «сводный» счет-фактуру

При ежедневной многократной отгрузке товаров в адрес одного покупателя выставлять ему счет-фактуру можно один раз в день. Причем даже в том случае, если отгрузка осуществляется в разные торговые точки этого покупателя.

Такие разъяснения Минфин России дал в письме от 2 мая 2012 г. № 03-07-09/44. Как можно применять эти разъяснения на практике?

Составление «сводного» счета-фактуры нормами Налогового кодекса РФ прямо не предусмотрено, но и не запрещено.

Поэтому если договорами на поставку товаров установлены особенности, связанные с ежедневной многократной отгрузкой товаров одному покупателю, компании могут воспользоваться разъяснениями Минфина и выставить покупателю один счет-фактуру на общую сумму поставки за день.

Такой счет-фактура выставляется поставщиком не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товаров.

Возможность оформления «сводного» счета-фактуры необходимо согласовать с покупателем. Надо оговорить порядок документооборота в договоре поставки, в противном случае не исключено, что покупатель будет настаивать на выставлении счетов-фактур к каждому отгрузочному документу. Например, к каждой товарной накладной.

Финансовое ведомство в письме № 03-07-09/44 не указывало на необходимость закрепления в учетной политике или каких-либо иных документах организации возможности и порядка выставления «сводных» счетов-фактур. Однако это будет не лишним.

Поставщик может в учетной политике установить случаи, когда будет выставлять «сводный» счет-фактуру, например, так: «При ежедневных многократных отгрузках товаров в адрес покупателя может оформляться один счет-фактура с указанием товаров, отгруженных этому покупателю в течение дня, если такой порядок выставления счетов-фактур предусмотрен договором поставки».

Чтобы работники, оформляющие документы на отгрузку, знали, кому из покупателей они должны выставлять ежедневные «сводные» счета-фактуры, можно проинформировать их об этом приказом. Или же служебной запиской.

«Сводный» счет-фактуру можно выставлять даже в том случае, если отгрузка товаров производится в разные торговые точки покупателя, то есть, по сути, в разные обособленные подразделения. Если в строке 4 счета-фактуры не указаны адреса торговых точек покупателя, это не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.

Таким образом, в «сводном» счете-фактуре продавец может прописать только один адрес грузополучателя. Лучше брать его юридический адрес.

Что делать

Можно выставлять один «сводный» счет-фактуру в адрес покупателя, если в течение дня в его адрес произошло несколько отгрузок. Такой вывод сделал Минфин в письме от 2 мая 2012 г. № 03-07-09/44. Не повлияют на вычет даже отгрузки в разные торговые точки.

Источник: https://delovoymir.biz/kogda-vystavlyat-svodnyy-schet-fakturu.html

Инструкция по заполнению

В соответствии со статьей 169 Налогового Кодекса Российской Федерации с изменениями от 1.01.2018 г. при товарообороте либо передаче имущественных прав другим лицам, необходимо указать следующие данные:

1. Номер и дату составления.
2. Наименование, адрес и идентификационные номера сторон.
3. Номер расчетно-платежного документа, если имеется такой.
4. Перечень товаров для поставки и единица измерения, если имеется возможность указать.
5. Объем поставляемых товаров, исходя из принятых по нему единиц измерения, если есть возможность указать и наименование валюты.
6. Цена либо тариф за единицу измерения, указанных в договоре без учета налога, если есть возможность предоставить эту информацию.
7. Стоимость товаров, которые передают имущественные права без налогообложения за весь объем предоставляемых товаров.
8. Сумма акцизов.
9. Ставка налога.
10. Сумма налога.
11. Стоимость общего количества товаров, указанных в счет-фактуры, переданных прав на имущество с учетом суммы налога.
12. Страна, которая произвела товар.
13. Номер декларации таможенного органа.
14. Код разновидности товара в соответствии с .

Сведения, которые отображены в пунктах 13 и 14, указываются если страна-производитель предмета продажи не Россия. За указание недостоверной информации в ЭСФ и сопроводительных документах налогоплательщик несет ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

Ошибки допустимые и неприемлемые при выставлении счетов-фактур

В процессе заполнения документа могут возникнуть разного рода ошибки. Одни из них считаются незначительными (т. е. не повлияют на размер вычета по НДС), другие ошибки могут привести к тому, что счёт-фактура не будет принята налоговой службой.

К серьёзным ошибкам относятся следующие:

1. Неверная информация о покупателе или продавце, не позволяющая идентифицировать субъект. Помарки вопросов не вызывают, но если ИНН и наименование указаны неверно, такой документ не примут.
2. Сведения, не позволяющие определить, какая продукция реализована или приобретена (в том числе указание другого товара).
3. Невозможно определить сумму продукции или предоплаты. Нередко допускают ошибки в указании валюты, в которой производятся расчёты между организациями, или определении её кода. Арифметические ошибки в общем расчёте стоимости также недопустимы.
4. Ошибки в определении ставки и суммы налога. Такие неточности возникают при неверном указании процентной ставки к конкретному виду товара.

Похожие записи:

• Минфин планирует изменить Единый план счетов для госучреждений с 2023 года
• Доверенность на получение пенсии – Образец 2022 года
• Какой срок исковой давности по сделкам с недвижимостью и как его считать?