Особенности составления графика отпусков на 2023 год.

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности составления графика отпусков на 2023 год.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2022 год утверждается не позднее 17 декабря 2021 года.

Соблюдение очередности отдыха в графике отпусков на 2023 год

Каждый сотрудник имеет право на 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Однако нужно учесть, что не установлено предельное значение по продолжительности отдыха в календарном году. К примеру, когда у сотрудника имеются неиспользованные отпускные дни, он может согласовать с работодателем, что отгуляет их все разом. Допустим, у сотрудника 28 дней отпуска, а за два последних года не использовано 40 дней. Тогда он имеет право использовать все эти 40 дней в течение календарного года (ст. 115, 120 ТК).

Когда определяется продолжительность отпускного периода, из расчета исключаются нерабочие праздничные дни — федеральные по ст. 112 ТК и региональные по законодательству субъектов РФ. Данный момент указан в ст. 22 и 120 ТК, а также п. 2 Письма Роструда от 12.09.2013 г. № 697-6-1, ч. 1 ст. 72 Конституции, ст. 4 Закона от 26.09.1997 г. № 125-ФЗ.

Внешние совместители также имеют право на 28 календарных дней отпуска. Хотя они и трудятся неполный рабочий день, отпуск они используют по общим правилам.

Некоторые работники вправе использовать удлиненные ежедневные отпуска:

• несовершеннолетние работники — 31 день (ст. 267 ТК);
• инвалиды — 30 дней (ст. 23 Закона от 24.11.1995 г. № 181-ФЗ);
• работники образовательных учреждений — 42 или 56 дней (указаны в приложении к Постановлению Правительства от 14.05.2015 г. № 466);
• государственные и муниципальные служащие — 30 дней (п. 3 ст. 21 Закона от 02.03.2007 г. № 25-ФЗ, ст. 46 Закона от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ);
• прокуроры, которые работают на территориях с тяжелыми или неблагоприятными климатическими условиями — 54, 46 или 45 дней (Постановление Правительства от 06.03.1996 г. № 242);
• работники Следственного комитета РФ, которые проходят службу на территориях с особыми климатическими условиями — 54, 46 или 45 дней (Постановление Правительства от 29.06.2011 г. № 513).

Педагоги вправе использовать удлиненный отпуск, когда у учреждения имеется лицензия на образовательную деятельность, а сами они непосредственно осуществляют педагогическую работу (п. 7 Обзора судебной практики от 28.03.2018 г.).

Первый ежегодный отпускной период можно предоставить и до того, как работник отработает 6 месяцев (ст. 122, ч. 2 ст. 177 ТК). Однако это право работодателя, а не обязанность.

Однако есть категории сотрудников, которым по их просьбе отпуск предоставляется авансом:

• несовершеннолетние работники (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК);
• женщины перед отпуском по БиР или после него (ч. 3 ст. 122 ТК);
• сотрудники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК).

Отпуск авансом обязательно нужно предоставлять лишь тем работникам, которые указаны в ч. 3 ст. 122 ТК. Соответственно, к примеру, многодетным родителям отпуск авансом не положен.

Кроме того, имеются категории сотрудников, кто вправе уходить в отпуск в удобное время, и при этом не учитывается график отпусков:

• мужья в период отпуска по БиР жены (ст. 123 ТК);
• сотрудники с тремя и более несовершеннолетними детьми, до достижения младшим из них 14 лет или одним из старших 18 лет (ст. 262.2 ТК);
• родители детей-инвалидов (ст. 262.1 ТК);
• ветераны (ст. 14-19 Закона от 12.01.1995 г. № 5-ФЗ);
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона от 15.05.1991 г. № 1244-1);
• жены военнослужащих (п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 г. № 76-ФЗ).

Ознакомление с графиком отпусков

По мнению Минтруда, Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления работников с графиком отпусков в соответствии со ст. 22 ТК РФ. Следовательно, подписи работников можно исключить из графика отпусков (Письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846). Вместе с тем ведомство указало, что в силу ч. 3 ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала.

Форму ознакомления с графиком отпусков работодатель выбирает самостоятельно.

Согласно разъяснениям, приведенным в письмах Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1, работодатель может предусмотреть альтернативные способы исполнения данной обязанности, выпуская, например, отдельные извещения работникам (в виде выписки из графика отпусков, содержащей информацию об отпуске только данного работника). Подпись работник может проставить в специальном ознакомительном листе.

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю штрафом по статье 5.27 КоАП, ведь проверяющие могут расценить это как нарушение норм трудового права.

Компания по указанной статье на первый раз может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. рублей. Если же нарушение выявится повторно, штраф составит 50-70 тыс. рублей.

Предпринимателя-работодателя, а также должностное лицо, допустившее нарушение, оштрафуют на такие суммы:

• при первичном нарушении — на 1-5 тыс. рублей;
• при повторном — на 10-20 тыс. рублей.

Пошаговая инструкция формирования:

1. Опрос и учет пожеланий сотрудника о планируемых датах отдыха, возможности деления отпуска на части. Важно понимать, что его длительность и время должны быть оптимальными в отношении производственного процесса всего предприятия.
2. Передача данных в отдел кадров и их обработка ответственным лицом. Если в организации работает несколько направлений, целесообразно составлять сводный (единый) график.
3. Заполнение утвержденной формы.
4. Обязательное согласование списка с профсоюзом (при его функционировании на предприятии).
5. Этап утверждения руководителем.
6. Ознакомления всех сотрудников с текстом графика предоставления отдыха.

Что отражать в графике

Ответственный исполнитель обязательно вносит занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отдыха в календарных днях. Количество дней у сотрудников разное, поскольку оно складывается из:

• основного отпуска, который, по ТК РФ, составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
• дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере, и др.);
• дней, которые не использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Кто вправе оформить отпуск вне графика на 2023 год

Право на оплачиваемый отдых в соответствии со статьей 122 ТК РФ (Трудового Кодекса России) у сотрудника появляется при официальном трудоустройстве и после того, как пройдет полгода работы. В дальнейшем отпуск предоставляется в порядке очереди, согласно графику отпусков.

Вместе с тем, согласно действующему ТК РФ, некоторые сотрудники могут выбрать удобное время для отдыха. Кому эта гарантия положена согласно закону:

• сотрудникам с тремя или более детьми, не достигшими совершеннолетия (если младший из детей не достиг 14 лет);
• лицам, которые были отозваны из ежегодного отпуска;
• женщинам по беременности и родам, уходу за ребенком;
• лицам, не достигшим совершеннолетия;
• лицам, которые воспитывают ребенка-инвалида до 18 лет;
• почетным донорам России;
• гражданам с перенесенной лучевой болезнью, пострадавшим в результате катастрофы в Чернобыле;
• инвалидам боевых действий.

Как вносить изменения в график отпусков

График отпусков – документ работающий, поскольку следует не только придерживаться установленной очередности, но и вносить в него записи на протяжении всего года.

Форма Т-7 предоставляет возможность коррекции в течение года:

• в графе 7 проставляется фактическая дата ухода в отпуск,
• 8-я и 9-я графы предусмотрены для внесения изменений, если они будут, например, при отзыве сотрудника из отпуска либо его переносе (перенос отпуска по инициативе сотрудника возможен с разрешения руководителя и по завизированному письменному заявлению)
• в графе 10 указываются дополнительные сведения – причины отзыва либо замена доли отпуска выплатой денежной компенсации с отметкой номера и даты соответствующего приказа и др.

Форма графика отпусков

Форма графика отпусков должна соответствовать требованиям Госкомстата и действующему законодательству. Вот основные правила заполнения документа.

1. В первой графе указываются названия структуры или отдела, в котором работает сотрудник.
2. Вторая глава должна содержать основную специальность сотрудника в соответствии со штатным расписанием.
3. Третья графа обязательно содержит полное имя, фамилию и отчество работника.
4. В четвертой указывают табельные номера, если такое предусмотрено организацией.
5. Пятая графа посвящена продолжительности отпуска – в ней прописывается общее число календарных дней отдыха.
6. Шестая графа содержит информацию о запланированной дате отпуска.
7. Седьмая графа заполняется по факту выхода сотрудника на отдых и содержит фактическую дату начала отпуска.

Графа 8 и 9 – на случай переноса запланированной даты. В восьмой указывается документ, на основании которого дата перенесена. В девятой – фактическая дата выхода сотрудника на отдых. Десятую графу нужно заполнять только в таких случаях:

• в случае увеличения продолжительности отдыха сотрудника в соответствии с Трудовым кодексом;
• если сотруднику не предоставлялась возможность уйти отдыхать;
• если работника раньше положенного срока отозвали и часть оставшегося времени отдыха нужно перенести.

ЗАПОЛНЯЕМ форму № Т-7

Данные об отпусках работников заносите в график на основании опросных листов, которые одобрили директор фирмы, индивидуальный предприниматель или начальники отделов. Если начальники не согласны предоставлять отпуска в то время, когда хотят сотрудники, надо предложить работникам пересмотреть планы. И только некоторым сотрудникам вы должны предоставить отпуск в удобное для них время (см. таблицу ниже). Обратите внимание на отпуска работников, которые хотят отдыхать в праздничные и выходные дни. Продолжительность отпусков считайте в календарных днях, включая субботу и воскресенье. А вот праздники в число календарных дней отдыха не входят. Не все сотрудники об этом знают. Поэтому в графике отпусков укажите начальную и конечную даты отпуска.
Какие работники могут уйти в отпуск без согласия руководства

Работники	В какое время берут отпуск
Несовершеннолетние работники	В удобное для работника время (ст. 267 и 262.1 ТК РФ)
Один из родителей, воспитывающий ребенка-инвалида до 18 лет
Беременные сотрудницы или работницы, которые находятся в декретном отпуске	Перед отпуском по беременности и родам или сразу после него (ст. 260 ТК РФ)
Работники, усыновившие новорожденного ребенка	С момента усыновления до истечения 70 календарных дней со дня рождения ребенка (ст. 257 ТК РФ)
Работники, у которых жены находятся в отпуске по беременности и родам	В период отпуска по беременности и родам жены (ст. 123 ТК РФ)
Совместители	Одновременно с отпуском на основной работе (ст. 286 ТК РФ)

Кто имеет право на отпуск в удобное время?

Трудовым кодексом определены категории граждан, которые могут выйти в очередной отпуск на особых основаниях, т.е. в период времени, когда им это удобно вне зависимости от составленного работодателем плана. Это:

• один из родителей несовершеннолетнего ребенка-инвалида (до достижения ребенком 18 лет) – ст. 262.1;
• супруг женщины, находящейся в отпуске в связи с беременностью и родами – ст. 123;
• работник в местностях Крайнего Севера, являющийся родителем (опекуном) несовершеннолетнего ребенка, для сопровождения его к месту поступления в учебное заведение высшего или среднего звена – ст. 322;
• Герои России, Соц.Труда, Труда РФ, кавалеры ордена Славы, полные кавалеры ордена Трудовой Славы;
• почетные доноры;
• лица, подвергшиеся радиации при ликвидации катастрофы в Чернобыле и ядерных испытаний в Семипалатинске;
• сотрудники органов внутренних дел, не воспользовавшиеся правом на отпуск в рамках графика.

Для работников, выходящих в отпуск по «семейным» основаниям, определены ограничения. Это запрет на одновременное использование по разным основаниям двух и более периодов отдыха (Определение Верховного суда от 28.01.2014 № 1 п. 20).

Зачем нужен график отпусков в 2023 году

Важно! Срок утверждения графика отпусков на 2023 год – 19 декабря 2022 года. Это крайняя дата, график можно утвердить раньше.

За нарушение норм трудового законодательства придется платить штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ. Цена вопроса – 30 – 50 тысяч рублей.

Во-вторых, график поможет обеспечить непрерывность производства. Руководители подразделений, зная, кто и когда идет отдыхать, могут заранее обеспечить подмену временно выпадающим сотрудникам.

В-третьих, документ поможет избежать возможных конфликтов и напряженности в коллективе. Работники будут заранее готовиться к отдыху, не будет споров по поводу сроков и длительности отпусков.

В-четвертых, график нужен кадровикам и бухгалтерам. Специалисты будут знать, когда оформлять отпускные документы, а бухгалтерия вовремя рассчитает и выдаст отпускные.

Как ознакомить сотрудников с графиком отпусков

Закон не закрепляет способ ознакомления с графиком. Можно использовать лист ознакомления произвольной формы, в котором работники поставят свои подписи.

Роструд отмечает: если часть сотрудников перешли на электронный кадровый документооборот, ознакомить их с графиком можно в том числе с помощью простой электронной подписи. Это допустимо при условии, что такой способ указали в локальном акте.

Еще одно важное разъяснение ведомства: тех, кто на больничном, работодатель вправе ознакомить с графиком тогда, когда они вернутся к работе.

Срок хранения графика отпусков — 3 года. Листы ознакомления можно хранить столько же.

Этап 3. Соберите пожелания сотрудников по датам отпусков

Конечно, работодатель вправе этого не делать. Но чтобы минимизировать конфликты с сотрудниками, лучше предоставить те даты, в которые они хотят отдохнуть сами. Кроме того, это позволит избежать переносов. Для начала сбора данных выпустите приказ о подготовке графика. В случае, если компания небольшая, то можно ограничиться обычными уведомлениями с просьбой предоставить точные даты начала и окончания отпуска, а также количества дней. Как правило, сотрудники разделяют отпуск на две части. По закону одна из них должна составлять не менее 14 дней. Это стоит обязательно учитывать.

Если же, наоборот, организация слишком большая, обязанность по сбору дат можно переложить на руководителей подразделений. Они самостоятельно соберут пожелания, оценят, устраивают ли их эти периоды с точки зрения организации процесса, и передадут вам согласованный по датам проект.

Похожие записи:

• Можно ли вернуть пижаму по закону
• Самое важное о составлении завещания
• Размер госпошлины за регистрацию транспортного средства в 2022 и 2023 году