Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец уведомления о явке за трудовой книжкой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Допустим, работник получил уведомление об отправке трудовой книжки по почте и согласен на предложение работодателя, но по каким-то причинам не смог забрать документы из почтового отделения. Они возвращаются назад к работодателю. Если такая ситуация произойдет в вашей организации, станете ли вы хранить бумаги?
Документ вернулся работодателю: хранить его или не хранить
А работодатель из Башкирии документы бывшего сотрудника сначала взял, а потом потерял.
Через некоторое время появился экс-работник и начал требовать либо документ, либо дубликат. А еще обратился в суд с иском о выплате морального ущерба и взыскании среднемесячной заработной платы за дни вынужденного прогула.
В судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Республики Башкортостан заявили: после того как работодатель направил уведомление — письмо работнику о необходимости забрать трудовую книжку — и получил согласие на отправку ее почтой, он не отвечает за документы. Требование выплатить утраченную зарплату из-за того, что экс-подчиненный не взял из отделения документ, судьи не удовлетворили. А компенсацию морального ущерба поддержали, правда, уменьшили в 20 раз сумму, по сравнению с исковой (см. Апелляционное определение от 27.06.2019 по делу № 33-12901/2020).
В итоге работодатель выплатил бывшему работнику моральный ущерб (5000 рублей), оплатил расходы на представителя (7000 рублей) и потратился на уплату госпошлин за рассмотрение исков. А если бы сохранил документы бывшего сотрудника, никаких дополнительных расходов бы не понес.
Длительный прогул: особенности документирования данного факта
При длительных прогулах найти работника и затребовать у него объяснения относительно причин отсутствия на работе, как правило, не представляется возможным (например, когда сотрудник на работе не появляется, на звонки не отвечает, по месту постоянного жительства информации о нем также нет).
Задача увольнения при длительном прогуле несколько сложнее, чем при классических блиц-прогулах, по ряду причин. При длительном прогуле возникают объективные сложности в неукоснительном соблюдении требований ст. 193 ТК РФ.
Если работник не появляется на рабочем месте, то, соответственно, становится затруднительным получение от него объяснений по факту невыхода на работу. Однако законодательство не запрещает в подобных случаях затребовать объяснения от работника путем направления ему почтовой корреспонденции либо телеграммы по адресу, указанному в трудовом договоре и личном деле работника.
Если адрес регистрации в паспорте отличается от фактического места проживания, которое у вас может быть, то требование о даче объяснений лучше направить во все адреса.
В судебной практике имели место случаи, когда суд восстанавливал работника на работе по тем основаниям, что считал квитанцию об отправке в адрес работника письма ненадлежащим доказательством того, что в письме содержались именно требования о даче объяснений по факту отсутствия на рабочем месте. Поэтому лучше направлять в адрес работника:
- ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении либо
- телеграмму. Ее следует направлять с уведомлением о вручении, а также с обязательным получением на телеграфе заверенной копии.
Ответственность за неотправку уведомления
Уведомление о необходимости получить трудовую книжку направляется сотруднику в максимально короткие сроки. Это обязанность работодателя, предусмотренная Трудовым кодексом РФ. При отсутствии извещения виновника ждет административное наказание. Санкция прописана в ст.5.27 КоАП РФ, штраф составляет до 50 000 руб. Величина ответственности для индивидуального предпринимателя меньше – 5 000 руб.
Кроме этого на счет сотрудника отправляется компенсация. Расчет делается исходя из длительности периода промедления с выдачей документа. Такую выплату бывший работник может получить, если компания умышленно уклоняется от исполнения обязанности. Ему требуется обратиться в трудовую инспекцию, после чего подать иск в суд.
Уведомление сотруднику о получении трудовой книжки направляется в его личный адрес в день, когда он отказался от выдачи ее лично в руки. Извещение требуется для соблюдения процедуры, и освобождения работодателя от ответственности. Поэтому кадровой службе необходимо подготовить документ и передать его одним из подходящих способов (курьером, почтой, с доверенным лицом).
Выдача трудовой при отсутствии сотрудника
Забирать документы и расчет человек должен сам, но бывают такие ситуации, когда он сделать это не может. Это могут быть семейные обстоятельства, другие мотивы или болезнь родственника, из-за которой гражданину срочно потребовалось покинуть город. Типичными ситуациями, когда личное получение трудовой невозможно, считаются:
- В последний рабочий день сотрудник не явился по неуважительной причине.
- Человек не согласен с увольнением, поэтому просто отказался получать документы и расчет.
- Гражданин был осужден, в этом случае получить книжку может доверенное лицо. Документ, предоставляющий полномочия, заверяет начальник колонии.
- Работник был призван для прохождения службы в армии, и расторжение договора произошло автоматически.
- Смерть. В этом случае уведомление направляется в адрес одного из ближайших родственников.
Если извещение составлено по всем правилам и направлено в адрес бывшего сотрудника, то ответственность за невыдачу документа с работодателя снимается. При изъявлении желания со стороны работника, книжка может быть переслана почтой. В этом случае требуется заказное письмо с уведомлением. Без его согласия, исходя из п. 36 Правил, такое действие считается незаконным.
Снятие ответственности с работодателя
Как правило, вся ответственность за несвоевременную передачу подобного рода документов на случай увольнения работника может возлагаться как на самого руководителя организации, так и на другое, уполномоченное на это лицо, назначенное по приказу. Имеются ряд моментов, при наличии, которых с работодателя снимается какая-либо ответственность за задержку книжки о трудовой деятельности, бывшего работника это:
- В случае если бланк уведомление было направлено в положенный срок.
- Если уволенный работник лично отказался забирать трудовую и не предоставил разрешение на отправку ее по почте.
- В случае, когда письмо с уведомлением не доставлено до указанного адресата, но у работодателя имеется на руках документ подтверждающий факт отправки.
- Если последний рабочий день не сходится с датой увольнения по причине прекращения правоотношений в виду прогулов работника либо совершения противозаконных действий повлекшие его арест.
Для того чтобы работодателю исключить все возможные проблемы необходимо принимать во внимание все вышеперечисленные пункты, так как гражданин права которого были нарушены может обратиться в надзорный орган контролирующий трудовые правоотношения между сторонами. Если вина последнего будет доказана, в таком случае к работодателю будут применены штрафные санкции.
В каких случаях оформляется акт об отказе в получении
Составление документа об отказе в получении трудовой книжки осуществляется в случае:
- когда ее владелец просто не пришел за ней в день увольнения;
- либо дословно отказался в ее получении;
- или проигнорировал все возможные способы для ее получения.
Сама процедура составления акта начинается с избрания комиссии не менее 3- человек из действующих работников. Далее составляется акт, в котором прописывается:
- фамилия, инициалы и занимаемые должности присутствующих членов комиссии;
- факт отказа или игнорирования уволенного сотрудника в получении такого бланка-уведомления;
- если служащий отсутствовал на своем рабочем месте, то данное обстоятельство тоже необходимо прописать;
- в конце необходимо проставить число составления и роспись всех присутствующих членов заседания.
Передача акта нанимателю происходит вместе со служебной запиской специалиста кадров, и хранится у него в течение 30 дней, также подлежит регистрации с указанием даты составления и регистрационного номера.
Часто случается так, что у работодателя нет уверенности в сотруднике изначально. Можно попробовать предложить рабочему следующий вариант — оформленное трудоустройство через три месяца после окончания испытательного срока. Для этого можно использовать срочный трудовой договор.
Если назревает конфликт с определенным работником, не стоит жалеть денежных средств на обращение к высококвалифицированному юристу и специалисту отдела кадров. Они могут подсказать, как быстро и законно уволить рабочего.
Конечно, не стоит сильно расстраиваться, если сотрудник не явился в день увольнения за трудовой книжкой, ведь можно заранее предотвратить возникновение этой проблемы. Нужно тщательно подбирать сотрудников, чтобы было меньше сложностей.
В законодательстве лишь в общих чертах регулируется порядок действий работодателя в случае отказа сотрудника от получения трудовой книжки или при невозможности забрать ее лично. Но образцы необходимых документов, которыми следует руководствоваться работодателю при отправке уведомления, здесь не приведены. Нет их не только в Трудовом кодексе, но и в Правилах №225, и в Инструкции №69. Поэтому работодатель составляет уведомление в свободном формате, но с учетом положений ст. 84.1 Трудового кодекса.
В уведомлении в адрес сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку нужно прописать такие сведения:
- Дата составления и исходящий номер документа (согласно внутренней системе нумерации).
- Фамилия, имя и отчество сотрудника, с которым расторгли трудовой договор, и его адрес.
- Сообщение о том, что с сотрудником расторгли трудовой договор.
- Дата прекращения трудовых отношений.
- Указание на необходимость забрать трудовую книжку, которая осталась на предприятии.
- Адрес, по которому она хранится, и время, когда можно забрать документ.
- Просьба предоставить письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте.
- Должность уполномоченного лица от имени работодателя, его подпись и расшифровка.
- Печать работодателя (при ее наличии).
Образец уведомления о явке за трудовой книжкой можно скачать по следующей ссылке.
Наличие всех указанных реквизитов позволит утверждать, что сотрудник был должным образом уведомлен о необходимости забрать трудовую книжку.
Получение документа на почте
Если владелец ТК находится с вами на связи, интересуясь передвижением своего документа, вы можете продиктовать ему по телефону или выслать электронной почтой идентификационный номер почтового отправления. По этому номеру у него появится возможность отслеживать передвижение письма.
Соответственно ему не потребуется ожидать почтового извещения, он может прийти в почтовое отделение для получения письма в момент его прибытия.
Эту информацию легко получить на официальном сайте Почты России, где отражены все перемещения почтовых отправлений по их уникальным идентификационным номерам. Для этого на сайте нужно выбрать и ввести в предложенном поле трек-номер или несколько номеров через пробел.
В открывшемся окне вводится идентификатор отправления, по которому можно определить место пребывания заказного письма.
Этот сервис удобен тем, что позволяет сэкономить время, необходимое на отправление извещения. Некоторые почтовые отделения тратят на эту процедуру несколько дней.
Если вы не сообщили об отправке или при отсутствии инициативы со стороны владельца – по прибытии письма с документом в отделение по месту его проживания, ему выпишут извещение.
Получив его, он подойдёт с паспортом лично и получит заказное письмо. После получения им документа, почтовый работник отправит в ваш адрес уведомление о том, что он его получил.
Отправление Почтой России – практически единственный удобный вариант для проживающих в другом городе уволенных работников. Так же он может использоваться в тех случаях, когда бывший работник не желает встречаться с бывшим работодателем, подходя за ТК.
Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении
Трудовая книжка относится к официальным документам строгой отчетности. Во время осуществления деятельности она находится в отделе кадров. Отсутствовать документ может только в результате порчи или потери, а также при первичном трудоустройстве. Работодатель сам оформляет новую, или можно получить дубликат у компании, где перед этим работал человек в течение 15 дней. Для этого потребуется написать заявление. Сделать это нужно не позже, чем через 5 дней после приема на работу.
Заполнение, выдача и хранение трудовой книжки осуществляется с соблюдением установленных законом правил и регламентов. Основными нормативами являются:
- Трудовой кодекс РФ;
- Постановление Правительства «О трудовых книжках»;
- Постановление Госкомстата №1 от 05.05.2001 года;
- Правила, утвержденные Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года;
- Инструкция Минтруда от 2003 года.
После увольнения сотрудник должен в последний рабочий день получить трудовую книжку, расчет и необходимые справки. В подтверждение он расписывается в специальном журнале. Если гражданин отказывается это делать, составляется акт, в котором три свидетеля ставят подписи, фиксируя тем самым данный факт.
Ответственность за задержку и невыдачу
Не выданный вовремя документ – правонарушение, за которое может вменяться ответственность в соответствии со статьёй 232 ТК РФ. Уволенный, не получивший на руки ТК, окажется в положении человека, который по правилам не может быть трудоустроен в другом месте.
Соответственно он будет выжидать время, которое может составить срок несколько месяцев, а затем – обратится в суд. В судебном порядке, доказав гражданским иском, что ему не выдали ТК с записью, он затребует оплаты вынужденного прогула за счёт средств организации.
Если его непорядочность этим не ограничится – он может взыскать и моральный ущерб, доказав, как сильно он пострадал от самоуправства бывшего руководителя, руководствуясь статьёй 21 ТК РФ.
Трудовая инспекция знакома с подобными ситуациями, которые встречаются повсеместно. Бывшие сотрудники, затаившие обиду на работодателя, уволившего их, готовы к тому чтобы доставить неприятности и поживиться за его счёт.
Точный формы уведомления о получении трудовой нет, поэтому каждая компания вправе составить собственное уведомление, которое будет иметь юридическую силу. Оно полностью составляется и подготавливается для отправления в отделе кадров. В ст. 84 п. 1 перечислены пункты, которые в обязательном порядке должны быть включены в документ. В нем указывается:
- фамилия и инициалы бывшего работника;
- полный адрес, на который будет отправлено уведомление;
- полное название организации отправителя и реквизиты;
- номер документа и дата создания;
- оповещение о разрыве трудового договора и необходимости получения трудовой книжки;
- просьба об отправке документов по средствам почтовой связи;
- фамилия и инициалы должностного лица, подпись и печать организации.
Уведомление составляется в двух экземплярах. Первый передается сотруднику, второй, с обязательной пометкой о получении и росписью уволенного человека, вкладывается в личное дело.
Оформление акта об отказе
В случае отказа сотрудника получать свою трудовую книжку, выраженном в грубой форме, может быть составлен акт об отказе. Он поможет работодателю, если человек решит обратиться в судебную инстанцию для получения моральной компенсации.
Сам акт не имеет определенной формы и может быть составлен на усмотрение руководителя. Для фиксации факта отказа работодатель обязан обратиться к сотруднику в присутствии двух и более свидетелей с четкой просьбой о получении трудовой книжки. При отказе в документ вносится емкое описание произошедшей ситуации, с указанием применения нецензурной брани, угроз или оскорблений со стороны человека. В документе в обязательном порядке должны быть фамилии, инициалы и подписи свидетелей.
Уволенный сотрудник в обязательном порядке должен быть лично ознакомлен со всем изложенным в акте отказа, о чем будет свидетельствовать его подпись. Если человек отказывается лично знакомиться с информацией, то он зачитывается в присутствии свидетелей, после чего они вносят соответствующую запись. Акт подшивается в личное дело уволенного человека.
К сведению Данная процедура важна для того, чтобы минимизировать риски дальнейшего обращения уволенного лица в органы надзора и трудовые инстанции. Также при отсутствии проведенной процедуры со свидетелями, увольняемый вправе подать заявление в суд, а также направить жалобу в соответствующие органы.
Стоит учесть, что акт также оформляется по нормам юридической документации. Если этого не сделать, то он будет признан недействительным.
Что делать, если работник не приходит за трудовой книжкой после увольнения?
Процедура увольнения представляет собой определенный алгоритм действий со стороны начальства. В частности, после оформления всех необходимых документов, включая приказ об увольнении, в прямые обязанности руководства будет входить заполнение трудовой книжки уходящего подчиненного. Однако иногда выполнить данное обязательство надлежащим образом просто невозможно. Причиной проблемы, в большинстве случаев, является отсутствие служащего на своем рабочем месте. Здесь надо знать, как именно следует вести себя в подобной ситуации.
Прежде всего, нужно помнить, что задержка выдачи трудовой книжки всегда будет являться неприятностью для руководства. И доказать тот факт, что руководитель не виноват, а сотрудник сам отказывается забирать документ, будет очень сложно. Это может обернуться обращением бывшего работника в суд. Там заявитель может потребовать выплаты оклада за неотработанное время, а также предоставления моральной компенсации.
Образец уведомления о необходимости получения ТК
Уведомление направляется увольняемому сотруднику, если он отсутствует на работе в последний рабочий день. Уведомление информирует работника о том, что ему необходимо либо явиться лично для получения ТК, либо выразить свое согласие на отправку ТК почтой.
Унифицированного бланка для уведомления не предусмотрено, поэтому оно составляется в произвольной форме. Выглядеть оно может следующим образом:
Этот документ необходимо направить заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении его работнику. Со дня направления работодатель освобождается от ответственности за задержку в выдаче ТК (п. 36 Правил).
Освобождение работодателя от ответственности за не выданную вовремя трудовую книжку
Начальство несет указанную выше ответственность только при наличии вины, выраженной в умышленной или ошибочной невыдаче либо задержке выдачи трудовой книжки. В противном случае ответственность не предусмотрена. Основания для освобождения от ответственности содержатся в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ.
Например, служащий может отказаться от получения книжки. В этом случае задержка вызвана не зависящими от начальства причинами, соответственно, ответственности у последнего не возникает. Кроме того, если работодатель направил сотруднику в день расторжения договора уведомление о том, что тот должен явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее почтовую пересылку, ответственность также будет снята.
Может возникнуть и еще одна ситуация: день увольнения не совпадает с последним днем службы сотрудника. Например, если последний уволен за прогул, находится в местах лишения свободы, что исключает возможность присутствия на рабочем месте, либо если увольняемая по легитимным основаниям женщина находится в отпуске по беременности до окончания этого срока. В этом случае работодатель также не будет нести ответственность за несвоевременную выдачу книжки.