Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как платить НДФЛ и сдавать отчетность в 2023 году: разъяснения и примеры от ФНС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточнённый расчёт. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточнёнку».
Что изменилось в расчёте 6-НДФЛ
- Раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента».
- Изменилось название строки 020, где теперь нужно указывать сумму НДФЛ, подлежащую перечислению за последние три месяца отчётного период.
- Вместо полей 021 и 022 для сроков перечисления и сумм НДФЛ появляются поля 021, 022, 023, 024. В них указываются суммы исчисленного и удержанного НДФЛ, подлежащие перечислению по первому, второму, третьему и четвертому срокам отчётного квартала.
- Порядок заполнения 6-НДФЛ – внесены правила заполнения новых полей первого раздела.
- В порядок заполнения 6-НДФЛ также вносятся изменения, которые устанавливают правила заполнения новых полей, появившихся в разделе 1. Кроме того, изменения внесены в электронный формат расчета 6-НДФЛ.
В разделе 1 указываются сроки перечисления налога и суммы налога, удержанного за последние 3 месяца отчетного периода.
|
Номер поля |
Отражаемые сведения |
|
010 |
Код бюджетной классификации по налогу |
|
020 |
Обобщенная по всем физическим лицам сумма налога, удержанная за последние 3 месяца отчетного периода |
|
021 |
Дата, не позднее которой должна быть перечислена удержанная сумма налога |
|
022 |
Обобщенная сумма удержанного налога, подлежащая перечислению в указанную в поле 021 дату (при этом сумма налога, удержанная за последние 3 месяца отчетного периода, отраженная в поле 020, должна соответствовать сумме значений всех заполненных полей 022) |
|
030 |
Общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со ст. 231 НК РФ за последние 3 месяца отчетного периода |
|
031 |
Дата, в которую налоговым агентом произведен возврат налогоплательщикам налога в соответствии со ст. 231 НК РФ |
|
032 |
Сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со ст. 231 НК РФ в указанную в поле 031 дату (при этом сумма налога, возвращенная за последние 3 месяца отчетного периода, отраженная в поле 030, должна соответствовать сумме значений всех заполненных полей 032) |
Со следующего года подавать отчет нужно по новым срокам:
- отчеты по итогам кварталов будут сдавать до 25 числа месяца, идущего за отчетным периодом;
- 6-НДФЛ по итогам года нужно подать до 25 февраля года, следующего за отчетным.
Новый бланк 6-НДФЛ утверждён приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@. Последние изменения в него были внесены 28.09.2021 (приказ ФНС № ЕД-7-11/845@). Впервые обновлённую форму нужно заполнять, отчитываясь за 2021 год, то есть до 1 марта 2022 года.
С прошлого года в форму входят сведения, ранее подававшиеся в справке 2-НДФЛ, которая уже отменена. Последние же обновления, вступившие в силу с 2022 года, связаны в основном с изменением порядка исчисления налога с дохода в виде дивидендов. По новым правилам налог на прибыль, удержанный с дивидендов, полученных российской организацией, засчитывается при определении НДФЛ учредителя этой организации. Обновлённый расчёт 6-НДФЛ содержит и другие небольшие изменения. О новшествах мы подробнее расскажем, когда будем рассматривать порядок заполнения документа.
Новая форма по-прежнему состоит из титульного листа, двух разделов и приложения, практически повторяющего бывшую справку 2-НДФЛ, хотя и с некоторыми отличиями. Если отчёт подаётся за квартал, полугодие или 9 месяцев, заполнять нужно только титул, Разделы 1 и 2. Приложение заполняется лишь при представлении 6-НДФЛ за год, а также при ликвидации / прекращении деятельности ИП с работниками.
Нулевой 6-НДФЛ за 3 квартал 2022 год
Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает, если налогоплательщик признан налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение отчетного периода доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, предоставлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в письме № БС-4-11/4901 от 23.03.2016.
Однако, если в течение календарного года была хоть одна выплата в пользу физического лица, имеющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, то отчет составляется. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, в дальнейшем показатели из первого, второго и третьего кварталов будут сохраняться накопительным образом. Нулевого 6-НДФЛ не существует в принципе, в отчете все равно будут сведения хотя бы об одной выплате.
Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в текущем отчетном периоде по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, отчет в налоговый орган подавать нет необходимости. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, рекомендуется отправить в ИФНС письмо о том, что 6-НДФЛ предоставлена не будет. Это письмо составляется в произвольной форме.
Новые сроки уплаты и ежемесячные уведомления.
Все налоги, включая НДФЛ, будут уплачиваться в единый срок — до 28 числа каждого месяца. Но НДФЛ будут еще две платежные даты:
- последний рабочий день года — для налога, удержанного с 23 по 31 декабря;
- 28 января — для налога, удержанного с 1 по 22 января.
Те, кто будет платить НДФЛ на единый налоговый счет, должны будут подавать в налоговую уведомления об исчисленном налоге:
- каждый месяц не позднее 25 числа — о налоге, удержанном с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего;
- не позднее 25 января — о налоге, удержанном с 1 по 22 января;
- не позднее последнего рабочего дня в году — о налоге, удержанном с 23 по 31 декабря.
Датой фактического получения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности является день его выплаты. Поэтому в расчете 6-НДФЛ отражают только выплаченное пособие. Пособие, начисленное в одном отчетном периоде, а выплаченное в следующем, отражается в расчете за следующий период.
Как правило, сведения об оплаченном больничном и налоге, удержанном с него и перечисленном в бюджет, отражаются в расчете 6-НДФЛ за тот период, в котором оплачен больничный.
Исключение составляет ситуация, когда больничный оплачен в последнем месяце отчетного периода и последний день этого месяца – выходной (нерабочий) день. В данном случае уплатить налог в бюджет необходимо не позднее первого рабочего дня следующего отчетного периода. Сведения о пособии и удержанном из него НДФЛ нужно отразить:
- в разд. 2 расчета за тот отчетный период, в котором оплачен больничный;
- в разд. 1 расчета за следующий отчетный период;
- в справке о доходах и суммах налога физлица (при заполнении расчета за налоговый период).
В разд. 1 нужно отразить (п. п. 3.1, 3.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):
- в поле 020 – общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с больничного;
- в поле 021 – последний день месяца, в котором оплачен больничный. Если он выпадает на выходной (нерабочий) день, то укажите рабочий день, следующий за ним;
- в поле 022 – общую сумму удержанного (в том числе с больничного) НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.
В разд. 2 следует:
- в поле 110 включить сумму больничного в общую сумму доходов, начисленную по всем физлицам с начала года;
- в поле 112 включить сумму больничного в общую сумму доходов, начисленную по трудовым договорам (контрактам) по всем физлицам с начала года;
- в поле 120 указать общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе в виде пособия;
- в поле 140 отразить НДФЛ, исчисленный со всех доходов с начала года, в том числе с больничного;
- в поле 160 отразить общую сумму НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог, удержанный с больничного.
При отражении больничных в расчете руководствуйтесь общими правилами заполнения расчета.
Выплаты по ГПД в 6-НДФЛ
Вознаграждения по гражданско-правовым договорам нужно включать в расчет 6-НДФЛ начиная с отчетного периода, в котором они были выплачены физлицу, поскольку днем фактического получения таких доходов является дата их выплаты.
Обратите внимание, что дата подписания акта по выполненным работам, оказанным услугам значения не имеет.
В разд. 1 расчета 6-НДФЛ нужно отразить суммы налога, удержанного с выплат по гражданско-правовым договорам, если срок его перечисления приходится на последние три месяца отчетного периода:
- в поле 020 включить в общий показатель налога, удержанного за последние три месяца отчетного периода, сумму НДФЛ, удержанного с вознаграждения по гражданско-правовым договорам;
- в поле 021 указать первый рабочий день, следующий за днем выплаты вознаграждения;
- в поле 022 отразить сумму удержанного НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.
Если вознаграждение выплачивается физлицу по частям, то каждая из них отражается в отдельном блоке полей 021, 022. Это связано с тем, что сроки перечисления НДФЛ с каждой части выплаченного вознаграждения отличаются.
В разд. 2 расчета 6-НДФЛ вознаграждение по гражданско-правовому договору и соответствующий налог нужно отразить нарастающим итогом начиная с отчета за период, в котором была выплата, и до окончания отчетного года следующим образом:
- в поле 100 – указывается ставка, по которой исчисляется налог с вознаграждения по договору (например, 13);
- в поле 110 – общая сумма доходов по всем физлицам с начала года, которые облагаются по такой ставке, включая вознаграждение по гражданско-правовому договору;
- в поле 113 – облагаемая по ставке, отраженной в поле 100, общая сумма доходов по всем физлицам с начала года по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг);
- в поле 120 – общее количество физлиц, которые получили выплаты, отраженные в поле 110;
- в поле 130 – общая сумма налоговых вычетов по НДФЛ, предоставленных по выплатам из поля 110, в том числе вычеты по вознаграждению по гражданско-правовому договору;
- в поле 140 – сумма НДФЛ, исчисленного со всех указанных в поле 110 доходов (с учетом вычетов), включая налог, исчисленный с вознаграждения по гражданско-правовому договору;
- в поле 160 – общая сумма НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог, удержанный с вознаграждения по гражданско-правовому договору.
Если вознаграждение по гражданско-правовому договору выплачено в последний день отчетного периода, срок уплаты НДФЛ с него будет истекать в следующем отчетном периоде. В таком случае вознаграждение нужно отразить в разд. 2 расчета 6-НДФЛ за тот период, в котором оно выплачено, без отражения в разд. 1 этого расчета. В разд. 1 выплата вознаграждения будет отражена в расчете за следующий отчетный период.
Выплаты при увольнении в 6-НДФЛ
Выходные пособия в пределах необлагаемых размеров в расчете 6-НДФЛ не отражаются.
Выплаты при увольнении свыше необлагаемых пределов (например, выходное пособие) отражаются в расчете 6-НДФЛ в сумме такого превышения. А выплачиваемые при увольнении зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск отражаются в расчете 6-НДФЛ в полном размере.
Датой фактического получения дохода для оплаты труда является последний рабочий день сотрудника, для других выплат (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие сверх норматива и т.д.) – дата выплаты. В большинстве случаев эти даты совпадают, поскольку по общему правилу работодатель производит расчет с работником в день его увольнения (ст. 140 ТК РФ).
В разд. 1 нужно отразить:
- в поле 020 – общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении;
- в поле 021 – рабочий день, следующий за днем выплаты дохода при увольнении;
- в поле 022 – общую сумму удержанного НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021, в том числе сумму налога, удержанную с выплаты при увольнении.
В разд. 2 нужно отразить:
- в поле 110 – общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года, в том числе выплаты при увольнении;
- в поле 112 – общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года по трудовым договорам (контрактам), в том числе выплаты при увольнении;
- в поле 120 – общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе при увольнении;
- в поле 140 – сумму НДФЛ, исчисленного со всех доходов с начала года, в том числе с выплаты при увольнении;
- в поле 160 – общую сумму НДФЛ, удержанную с начала года, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении.
Сроки перечисления НДФЛ
Статья 223 НК РФ определяет даты возникновения различных видов доходов, а ст. 226–226.1 НК РФ указывают на сроки перечисления налога в бюджет. Приведем их в таблице:
| Основные виды доходов | Дата получения дохода | Срок перечисления НДФЛ |
| Зарплата (аванс), премии | Последний день месяца, за который начислили зарплату или премию за месяц, входящую в систему оплаты труда (п. 2 ст. 223 НК РФ)
Если выплачена годовая, квартальная или единовременная премия, то датой получения дохода будет день выплаты премии (письмо Минфина РФ № от 29.09.2017 № 03-04-07/63400) |
Не позднее дня, следующего за днем выплаты премии или зарплаты при окончательном расчете.
Если аванс выплачивается в последний день месяца, то по существу он является оплатой труда за месяц и при его выплате надо исчислить и удержать НДФЛ (п. 2 ст. 223 НК РФ). В этом случае сумма аванса в расчете показывается как самостоятельная выплата по тем же правилам, что и зарплата |
| Отпускные, больничное пособие | День выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, письма ФНС РФ от 25.01.2017 № БС-4-11/1249@) | Не позднее последнего дня месяца, в котором выплачивались отпускные или пособие по временной нетрудоспособности |
| Выплаты при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск) | Последний день работы (пп. 1 п. 1, п. 2 ст. 223 НК РФ, ст. 140 ТК РФ) | Не позднее дня, следующего за днем выплаты |
| Матпомощь | День выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, письма ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@, от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507) | Не позднее дня, следующего за днем выплаты |
| Дивиденды | День выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, письма ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@, от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507) | Не позднее дня, следующего за днем выплаты (если выплату производит ООО).
Не позднее одного месяца с наиболее ранних из следующих дат: окончание соответствующего налогового периода, дата выплаты денежных средств, дата окончания действия договора (если это АО) |
| Подарки в натуральной форме | День выплаты (передачи) подарка (пп. 1, 2 п. 1 ст. 223 НК РФ, письма ФНС РФ от 16.11.2016 № БС-4-11/21695@, от 28.03.2016 № БС-4-11/5278@) | Не позднее дня, следующего за днем выдачи подарка |
Алгоритм внесения данных в строки 021,022
Для лучшего понимания назначения строки 021 (ранее стр. 120) разберем общий алгоритм формирования раздела 1 отчета. По структуре он представляет собой:
- итоговые строки:
- 010 — где указывается КБК;
- 020 — в которой удержанный за последние 3 месяца НДФЛ отражается общей суммой;
- отдельные блоки, состоящие из повторяющихся строк для разнесения в них данных. Составлен каждый блок раздела 1 6-НДФЛ из строк 021-022. Каждая из строк предназначена для отражения в ней определенной информации:
- Строка 022 — величина НДФЛ, удержанного с дохода физлиц.
- Строка 021 — день, не позднее которого НДФЛ, показанный по строке 022, должен быть перечислен в бюджет. Общие требования к этому дню установлены в п. 6 ст. 226 НК, однако есть нюансы, от которых и будет зависеть заполнение строки 021 формы 6-НДФЛ.
Подробнее о том, как правильно заполнить эти и другие строки нового отчета, смотрите в «КонсультантПлюс».Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Когда зарплата равна нулю
Получилось так, что за июль сотруднику ничего не полагается — за ним числится задолженность (ранее производились удержания по решению суда, а после он был в отпуске). Как нужно заполнить 6-НДФЛ?
Датой получения дохода и начисления налога будет последний день июля. Однако удержать НДФЛ работодатель не сможет, поскольку суммы к выплате нет. Но сделать это он будет должен со следующей выплаты дохода в денежной форме. Это, вероятнее всего, будет аванс за август. Допустим, он выплачивается 20 числа. НДФЛ перечисляется на следующий день. В разделе 2 нужно указать:
- по строке 100 — 31.07.2019;
- по строке 110 — 20.08.2019;
- по строке 120 — 21.08.2019;
- по строке 130 — сумма начисленной ЗП за июль (до всех удержаний);
- по строке 140 — сумма удержанного с зарплаты за июль налога.
Штрафные санкции за непредставление или просрочку сдачи отчетности по форме 6-НДФЛ
Если налогоплательщик по каким-то причинам не сдал отчетность, или сдал, но не в положенный срок, а так же при допущении ошибок в отчетности налоговая инспекция накладывает на налогоплательщика штрафные санкции или на должностное лицо. Размер штрафных санкций представим в виде таблицы:
| Размер штрафа | Вид нарушения |
| 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц с момента последнего дня сдачи отчетности | При нарушении сроков предоставления отчетности |
| Блокировка расчетного счета | Через 10 дней после последнего дня сдачи расчета |
| 500 рублей | В расчете имеются ошибки или нестыковки, тогда данный штраф взымается за каждый экземпляр отчетности. |
| Меньше чем 500 рублей | Допущены ошибки или нестыковки, которые не повлекли за собой потери в бюджете, недоимки по НДФЛ и не нарушены права физического лица |
Порядок заполнения формы 6-НДФЛ – пример
При заполнении 6-НДФЛ необходимо учитывать все облагаемые НДФЛ доходы физических лиц. «Зарплатный» аванс является для каждого работника таким доходом. Однако в целях исчисления НДФЛ он обладает следующими отличительными признаками:
- аванс — это выплачиваемая заранее часть «зарплатного» дохода, НДФЛ с которого отдельно не определяется, не удерживается и не перечисляется в бюджет;
- аванс в 6-НДФЛ отдельно не отражается, а входит в общий заработок, начисленный за весь прошедший месяц (аванс + окончательный расчет) — эта совокупная сумма и находит отражение в отчете;
- датой отражения аванса в 6-НДФЛ является день начисления заработка — по п. 2 ст. 223 НК РФ он выпадает на последний день месяца, за который производится начисление зарплаты.
См. также: «Как правильно отразить аванс в форме 6-НДФЛ (нюансы)?».
Рассмотрим особенности отражения аванса в 6-НДФЛ (пример заполнения).
В ООО «Рустранс» трудятся 38 человек: водители, курьеры, диспетчеры. Ежемесячная совокупная сумма заработка всех сотрудников фирмы составляет 912 000 руб., за 12 месяцев — 10 944 000 руб.
Аванс выдается в фиксированной сумме (каждому работнику по 10 000 руб.), а окончательный расчет осуществляется персонально в соответствии с отработанным временем и тарифной ставкой (окладом).
Выдача заработанных денег производится в установленные Положением об оплате труда ООО «Рустранс» сроки:
- аванс — 20-го числа каждого месяца;
- окончательный расчет — 5-го числа месяца, следующего за отработанным.
Для упрощения примера примем, что сотрудники ООО «Рустранс» прав на вычеты не имеют и кроме аванса и окончательного расчета в текущем периоде иных доходов не получали.
Раздел 2 декларации 6-НДФЛ будет иметь следующий вид:
- стр. 100 — «зарплатная» ставка налога (13%);
- стр. 110 — общая сумма начисленного заработка 10 944 000 руб. (912 000 руб. × 12 мес.);
- стр. 140 и стр. 160 — рассчитанный и удержанный «зарплатный» НДФЛ = 1 422 720 руб. (10 944 000 руб. × 13%).
Как оформить увольнение
Строка 100: Зарплата — при увольнении работника датой фактического получения дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход (абзац 2 п. 2 ст. 223 НК РФ).
Компенсация за неиспользованный отпуск, больничные, отпускные — датой получения считается день выдачи дохода (п. 1 ст. 223 НК РФ).
Строка 110: НДФЛ удерживается при фактической выплате дохода.
Строка 120: для зарплаты и компенсации за отпуск крайний срок перечисления НДФЛ — это день, следующий за днём выплаты дохода. Что касается больничных и отпускных – то это последний день месяца, в котором выплатили эти деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Как отразить отпускные
Раздел 1: по строке 020 мы отражаем доходы нарастающим итогом с января по сентябрь включительно. В эту же сумму включается сумма всех начисленных отпускных. Далее по остальным строкам – все стандартные вычисления, описанные выше.
Раздел 2: указываются все отпускные, выплаченные за последние 3 месяца квартала (июль, август, сентябрь).
Сколько заполнять блоков? Столько, сколько дней в квартале вы выдавали отпускные выплаты. Если в разные дни выплачивали каждому – то и отдельный блок заполняем для каждого такого сотрудника. А если в один день выплачивали сразу нескольким сотрудникам, то эти суммы объединяются.
Если не хватит блоков в Разделе 2, заполняете новый лист, только потом не забудьте правильно пронумеровать все заполненные страницы (вверху в поле «Стр.»), включая Титульный лист .
ВНИМАНИЕ: если понадобилось заполнить несколько листов с Разделами 1 и 2, то строки с «060» по «090» заполняются только на первом листе, т.к. они общие, в них данные не меняются, на остальных страницах ставятся прочерки.
Строка 100 и 110 – указывается дата выдачи отпускных работнику.
Строка 120 — последний день месяца, в котором вы выплатили эти суммы (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Строка 130 и 140 – выплаченная сумма отпускных и удержанный с неё НДФЛ.
Если отпускные и зарплата выдавались в один день, то обе этих выплаты всё равно разносим по разным блокам, т.к. срок перечисления НДФЛ у этих видов дохода разный (З/П — день, следующий за днём выплаты дохода; отпускные — последнее число месяца).
| Фактическое получение отпускных | Дата выплаты денежных средств. Дату фактического получения дохода определяет (п. 1 ст. 223 НК РФ) |
| Удержание НДФЛ с отпускных | |
| Уплата НДФЛ с отпускных | Не позднее последнего числа месяца, в котором вы выплатили эти суммы (п. 6 ст. 226 НК РФ).По факту указывается крайний (последний) день для перечисления НФДЛ. |