Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ПФР разработал правила электронного документооборота с работодателями». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы сдавать индивидуальные сведения представителем страхователя необходимо подать электронный документ «Уведомление о предоставлении полномочий представителю», подписанный УКЭП руководителя либо иных лиц, уполномоченных на это приказом или доверенностью от имени страхователя.
Как отчитываться в ПФР через оператора ЭДО?
Список рекомендованных уполномоченных операторов ЭДО, оказывающих услуги по представлению отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в ПФР невелик, в нем на конец мая 2022 года числилось 9 операторов ЭДО. При этом список постоянно меняется ввиду принятия новых законов и положений.
Как выбрать своего оператора? 5 критериев, важных при выборе оператора с работы с ПФР.
- Удобство. Простота установки, подключения, использования. Особое внимание эксперты советуют обратить на интерфейс – он должен быть интуитивно понятным.
- Высокий уровень проверки при составлении отчетов, минимизация ошибок.
- Простая интеграция с действующими системами учета.
- Высокий уровень безопасности и гарантия конфиденциальности данных (в свете последних крупных утечек данных этот аспект становится особенно актуальным).
- Стоимость услуги.
Назначение и правовое регулирование электронного документооборота с ПФР
Единая система защищенного электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи (далее СЭД) предназначена для организации защищенного юридически значимого электронного документооборота между страхователями и органом ПФР.
Суть системы заключается в том, что сведения о застрахованных лицах, расчеты страховых взносов и другие данные, предаваемые страхователем в ПФР, направляются в территориальный орган ПФР в электронном виде по каналам связи, таким же способом из ПФР приходит квитанция о доставке документа и протокол контроля. В случае наличия в протоколе контроля информации об ошибках, процедура повторяется после устранения ошибок.
Для обеспечения конфиденциальности передаваемой информации, документы шифруются с помощью специализированного криптографического программного обеспечения.
Для обеспечения достоверности передаваемой информации, каждый документ подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) руководителем организации.
Среди многих несомненных преимуществ использования страхователями СЭД по сравнению с традиционным порядком сдачи отчетности, можно выделить одно: бухгалтеру не нужно лично являться в территориальный орган ПФР, отчетность может быть направлена с рабочего места бухгалтера в любой день, в любое время суток.
СЭД организована в соответствии с распоряжением Правления Пенсионного Фонда РФ от 11.10.2007 № 190 «О внедрении защищенного электронного документооборота в системе индивидуального (персонифицированного) учета для целей обязательного пенсионного страхования» (далее — Распоряжение) в территориальных органах ПФР.
Распоряжением также утверждены документы, регламентирующие порядок работы СЭД:
- Технология обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота ПФ РФ;
- Регламент обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда РФ с внешними организациями;
- Протокол обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота ПФ РФ;
- Регламент обеспечения безопасности информации при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи.
Кроме собственно страхователя и территориального органа ПФР участниками Системы защищенного электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи являются: Удостоверяющий центр — организационно-технический комплекс, осуществляющий выполнение целевых функций Удостоверяющего центра в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», оказывающий услуги по поставке и сопровождению криптографического ПО и поддержке транспортного сервера и имеющие доверительные отношения с УЦ ПФР или оператор связи; Удостоверяющий центр ПФР.
Плюсы и минусы электронной передачи данных
Электронная отчетность придумана не просто так – этот способ связи с государственными органами обеспечивает оперативность, надежность и достоверность.
Вся информация передается в зашифрованном виде, и прочесть ее может только сотрудник Пенсионного фонда, имеющий ключ к расшифровке послания.
Специалисты бухгалтерских отделов освобождены от обязанности каждый раз ездить в территориальный отдел фонда и сидеть в очередях, кроме того, сводится на нет возможность ошибок при ручном внесении данных из распечатанных отчетов в компьютеры инспекторов. Иными словами, происходит экономия времени, а человеческий фактор утрачивает свое значение.
Единственный небольшой минус заключается в том, что для того, чтобы перейти на электронную сдачу отчетности, организации придется для начала обзавестись собственной электронной цифровой подписью. И то – минусом это можно считать довольно условно, поскольку электронная подпись существенно расширяет возможности любого предприятия в плане делового документооборота, придавая любой бумаге статус юридического документа.
Таким образом, электронная передача данных в государственные структуры возможна только при одном условии: у компании должна быть официально зарегистрированная цифровая подпись.
Причем это требование распространяется не только на юридические лица (предприятия и организации), но и на индивидуальных предпринимателей, адвокатов, нотариусов и пр. – то есть всех тех, кто имеет работников в найме.
Электронный документооборот (ЭДО) ПФР и порядок подключения к нему
Обязанность отчитываться в электронной форме возникает у тех компаний-страхователей, в которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек, — об этом сказано в ст. 15 Федерального закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Такие работодатели должны заверять свои отчеты в ПФР усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и направлять по ТКС. Для этого им, конечно же, нужна такая подпись, а также бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР. Все остальные работодатели: предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, имеющие наемных работников, и юридические лица могут осуществлять ЭДО с ПФР по своему желанию. Правда, у самого Фонда есть целый ряд аргументов, почему это удобно и надежно. Вот только некоторые из них:
- бухгалтер не должен тратить рабочее время на поездку в отделение ПФР;
- исключена вероятность ошибки при переносе данных из бумажного отчета в базу данных Фонда;
- сдать отчет можно в любое удобное время (вечером и в выходные);
- в перспективе ЭДО станет обязательным для всех, независимо от количества работников.
Преимущества электронного документооборота с ПФР
Организация электронного документооборота между Пенсионным фондом России и налоговыми агентами – это взаимовыгодный процесс для обеих сторон.
В числе преимуществ такого метода взаимодействия:
- возможность использования актуальных форм, бланков и образцов;
- наличие системы подсказок, объясняющей правила работы с отчетами;
- возможность адресации документов в любое удобное время;
- отсутствие рисков, связанных с потерей или порчей бумажных свидетельств;
- возможность оперативного исправления ошибок в представленной отчетности;
- простая схема выполнения рутинных задач по заполнению различных форм;
- снижение затрат на организацию работы с документами бумажного формата.
Регионы, где нужно только заявление на подключение к электронному документообороту (ЗПЭД)
С середины 2021 года пенсионный фонд переходит на новый приёмный комплекс. Вот список регионов, где понадобится одно-единственное заявление в электронном виде:
- 03 Республика Бурятия
- 20 Чеченская Республика,
- 23 Краснодарский край,
- 27 Хабаровский край,
- 32 Брянская область,
- 35 Вологодская область,
- 45 Курганская область,
- 47 Ленинградская область,
- 50 Московская область,
- 58 Пензенская область,
- 59 Пермский край,
- 63 Самарская область,
- 64 Саратовская область,
- 71 (081-) Тульская область,
- 72 Тюменская область,
- 77 Москва,
- 78 Санкт-Петербург,
- 86 Ханты-Мансийский автономный округ — Югра.
Выполните в Эльбе задачу «Отправить заявление в ПФР, чтобы сдавать СЗВ-ТД в электронном виде». Этого будет достаточно.
Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР 2020 года
В бланке договора ЭДО указывают полное наименование ТОПФР, должность руководителя (ответственного лица). Затем прописывают аналогичные данные по своей организации: полное наименование, должность и ФИО руководителя, указывают регистрационный номер, а также нормативный документ регламентирующий деятельность бюджетного учреждения (положение, устав, прочее).
В конце 3 раздела укажите наименование территориального отделения фонда. Затем переходите в 9 раздел, здесь пропишите реквизиты и юридические адреса сторон (вашего учреждения и ТОПФ).
Время рассмотрения обращения организации о подключении к ЭДО колеблется от двух недель до одного месяца. О принятом решении вас обязательно уведомят в письменном виде. Если организация планирует сменить оператора комплексных услуг в СЭД ПФР, то соглашение придется перезаключить. В любом случае порядок смены оператора услуг уточните у специалистов местного отделения фонда.
Узнать номер соглашения с пфр по инн
Метод получения необходимых сведений в данной ситуации будет тем же, что и в случае с поиском номера в ПФР для фирмы. Чтобы узнать регномер в ПФР по ИНН, необходимо опять же выяснить код представительства ПФР в регионе, в котором зарегистрирован ИП, а затем задействовать его в соответствии с алгоритмом поиска номеров ПФР по ИНН, который мы рассмотрели выше. Найдя в Интернете сайт, предоставляющий электронные выписки, сделав заказ и быстренько оплатив его, я получила выписку на свою электронную почту, которая содержала заветные регистрационные номера ПФР и ФСС. Я спокойно заполнила необходимую отчетность и отправила ее в срок, избежав тем самым будущих проблем (штрафы, объяснения и т.д.).
22 Дек 2021 marketur 566
Поделитесь записью
- Похожие записи
- Очередь в детский сад жк опалиха
- Благодарственные слова педагогам дополнительного образования
- Льгота вов вдавам
- Бух проводки при поступлении страховой выплаты
Процедура заключения договора об электронном документообороте с ПФР
Чтобы подписать соглашение об обмене документами в электронном формате с ПФР, организация должна подготовить следующий пакет бумаг:
- Заявка в ПФР на подключение к отчетности в электронном виде. Данный документ должен быть составлен в трех экземплярах.
- Соглашение об ЭДО на бланке 2018 года. Бланк можно скачать на официальной веб-странице Пенсионного фонда. Соглашение должно быть составлено в двух экземплярах. Один следует хранить предприятию-заявителю, а второй остается в Пенсионном фонде.
- Доверенность в случае, если документы оформляются не руководителем, а другим специалистом (главбух, юрист). Эта бумага составляется в свободной форме и должна быть заверена подписью руководства и печатью компании.
Указанные документы передаются в подразделение ПФР, расположенное по месту нахождения организации. Специалист, отвечающий за организацию обмена электронными документами, должен принять весь пакет документации и зарегистрировать его. Представитель организации сразу получает информацию о дате и номере соглашения, которые впоследствии могут использоваться при передаче отчетности. Оригинал соглашения выдается позднее — после его подписания второй стороной (ПФР).
Помимо вышеуказанных документов для того, чтобы организовать обмен электронными документами с ПФР, необходимо:
- установить ПО, соответствующее оптимальной организации электронного документооборота;
- заключить договор с удостоверяющим центром на формирование и поддержку сертификатов ключей электронной подписи;
- назначить ответственного исполнителя за подписание соглашения об обмене электронными документами с ПФР и за дальнейшее обеспечение правильного документооборота.
На сегодняшний день сдавать отчетность в электронном формате обязаны работодатели, среднесписочная численность работников которых составляет более 25 человек. Но фондом приветствуется инициатива на подключение электронного документооборота с ПФР и со стороны прочих компаний и ИП вне зависимости от численности сотрудников.
Как оформить соглашение
Порядок подключения к дистанционному документообороту устанавливается в соответствии с регламентом.
Так, в первую очередь, направляется заявление о подключении к электронному документообороту. Его форму можно скачать на сайте Пенсионного фонда.
В заявление необходимо внести следующие сведения:
- наименование органа, куда подается заявление;
- дату, с которой планируется подключение к системе электронного документооборота;
- наименование, ИНН, КПП страхователя, а также его номер в системе;
- информацию о банке, в котором у страхователя открыт расчетный счет;
- среднесписочную численность сотрудников.
В специальном поле указывается информация об удостоверяющем центре, посредством обеспечения которого и будет осуществляться документооборот:
- наименование центра;
- юридический адрес;
- наименование средства криптозащиты информации (данные сведения можно получить у сотрудников удостоверяющего центра).
Справка! Перечень удостоверяющих центров ограничен. Перед заключением договора на обслуживание с каким-либо из них необходимо уточнить, возможна ли подача отчетности в Пенсионный фонд, используя его техническое обеспечение. Кроме этого, сведения об аккредитации удостоверяющего центра можно получить на сайте Минкомсвязи РФ.
Заявление удостоверяется подписью руководителя и печатью страхователя, после чего подается в Пенсионный фонд в трех экземплярах.
Кроме этого, необходимо заполнить и само соглашение. В нем в обязательном порядке прописывается дата и место его заключения. Кроме этого, указывается наименование органа фонда и организации, которая планирует вести электронный документооборот с внебюджетным фондом.
Как происходит подключение пользователей к электронному документообороту Пенсионного фонда России
Согласно законодательным актам РФ в области зашиты информации, персональных данных, получения электронной цифровой подписи, защищенного документооборота на территории государства, любой страхователь имеет право подавать в органы контроля и учета сведения о застрахованных лицах в электронном формате по существующим телекоммуникационным каналам. В такой ситуации законную юридическую силу представленных документов должна подтверждать электронная цифровая подпись .
Преимущества электронного документооборота с ПФР
Организованный с ПФР электронный документооборот дает массу преимуществ для пользователей. Работодателю придется осуществить ряд действий, но в целом рабочий процесс на предприятии упростится по многим параметрам после подписания соглашения.
Перечень преимуществ:
- благодаря такой системе обеспечивается высокая достоверность учета и степень контроля документопотока, гарантируется обязательное соблюдение конфиденциальности;
- процедура отправления отчетности сильно упрощается — разрешается сделать это в любое время дня;
- имеется возможность оперативного исправления ошибок отправителем документации, если ПФ обнаружило таковые;
- для сотрудников финансового отдела отпадает необходимость посещения госведомства;
- при отправлении отчетности страхователь получает информацию о результате ее приема и может впоследствии внести нужные корректировки;
- появляется возможность создания электронных архивов.
Электронный документооборот удобен не только для работодателей, но и для самого госведомства. Специалисты ПФ также заинтересованы в оперативном получении документации. Тем более такая система обмена данными уменьшает риск по совершению работодателями ошибок в документах. Формируется оптимальный уровень рабочей нагрузки специалистов ПФ.