Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности формирования раздела ПВТР о режиме рабочего времени и времени отдыха». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вне зависимости от выбранного подхода, ответственность за его осуществление по умолчанию ложится на работодателя. Чаще всего в этой роли выступает директор организации. Но представители топ-менеджемента очень редко занимаются этим самостоятельно, поскольку у них есть множество других обязанностей.
Это график, который применяется для упорядочивания и организации учета рабочего времени персонала на предприятии. Он предусматривает сразу ряд аспектов. Среди них:
- Длительность трудовой недели. Допускается несколько вариантов на усмотрение руководства. Первый – 5 будних дней и 2 выходных. Кроме того, нередко применяется модель 6/1. Можно также прибегнуть к использованию гибкого расписания.
- Протяженность смены (в том числе, для неполной занятости).
- Момент начала и окончания исполнения подчиненным своих непосредственных обязанностей.
- Продолжительность перерывов, их график.
- Число смен, в которое осуществляется производство.
- Группы сотрудников, для которых предусмотрен ненормированный режим.
Кто должен вести учет
Независимо от того, как ведется учет рабочего времени, ответственность за его организацию автоматически возлагается на работодателя, то есть директора компании. Конечно, маловероятно, что он будет составлять и подсчитывать часы по табелям самостоятельно.
Приказом директора необходимо назначить ответственного за ведение учета рабочего времени. В небольшой организации это может быть один человек. В крупной компании задача чаще всего возлагается на руководителей каждого подразделения. Начальник отдела в течение месяца заполняет табель на всех своих подчиненных, после чего закрывает и подписывает его. Иногда эту функцию выполняют секретари, бухгалтеры и т.п. Сроки сдачи документа должны быть четко зафиксированы в приказе.
Затем табель направляется к бухгалтеру, который производит все необходимые расчеты также до определенного числа каждого месяца. Обычно для подсчета часов оставляется промежуток времени в несколько дней, чтобы все табели были обработаны в срок.
Ответственный за проведение учета рабочего времени выполняет следующие задачи:
- фиксирует время фактического присутствия сотрудников на работе и вносит его в табель;
- проверяет наличие и подлинность документов об уважительных причинах отсутствия на рабочем месте, например, больничные листы, повестки в суд, заявления на предоставления отгулов и т. п.);
- закрывает табель в конце месяца, указывает итоговое число отработанных часов, заверяет документ своей подписью и сдаёт его в бухгалтерию.
Все ответственные лица должны быть ознакомлены с приказом об их назначении и поставить под ним свою подпись. В противном случае при проверке организация может получить штраф.
Формы учета рабочего времени
Разным категориям работников и продолжительность рабочего дня может полагаться различная. Она может быть:
- Нормальной, то есть 40 часов в неделю.
- Сокращенной, которая устанавливается для беременных женщин и лиц с ограниченной трудоспособностью, если они напишут заявление. При его наличии работодатель обязан перевести сотрудника на такой график и не может оспаривать это решение. Также особый график в обязательном порядке положен несовершеннолетним. Он указывается в трудовом договоре, а в табеле отмечается время работы в соответствии с ним;
- Неполной. Такой рабочий день устанавливается по соглашению между сотрудником и работодателем, например, в случае совместительства.
Учет рабочего времени
Учет времени, фактически отработанного каждым работником, обязан вести работодатель (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). В зависимости от того, на какой календарный период определяется продолжительность рабочего времени (на сутки, неделю, месяц или более), различают режимы с поденным, недельным и суммированным учетом рабочего времени.
При пятидневной или шестидневной рабочей неделе ведется недельный или поденный учет рабочего времени. При недельном учете продолжительность ежедневной работы предусматривается графиком и может быть различной в разные дни, а при поденном учете ежедневная продолжительность работы предусматривается правилами внутреннего трудового распорядка или графиком сменности и в основном бывает ежедневно одинакова. Следовательно, преимущественно различают режимы с поденным и недельным учетом рабочего времени.
При выполнении определенных видов работ или в некоторых организациях, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается, как это следует из ст. 104 ТК РФ, введение суммированного учета рабочего времени. В некоторых случаях введение суммированного учета рабочего времени предусматривается законодательством. Так, например, в соответствии со ст. 300 ТК РФ суммированный учет рабочего времени устанавливается при вахтовом методе работы. В этом случае учетный период охватывает все рабочее время, время в пути от места нахождения работодателя или от пункта сбора до места выполнения работы и обратно, а также время отдыха, приходящееся на данный календарный отрезок времени.
Положением по учету рабочего времени граждан, принятых в профессиональные аварийно-спасательные службы, профессиональные аварийно-спасательные формирования на должности спасателей, утвержденным Постановлением Минтруда России от 8 июня 1998 г. N 23, спасателям введен суммированный учет рабочего времени за месяц, квартал или за иной более длительный период, но не более чем за год.
Суммированный учет вводится с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды, но не более одного года) не превышала нормального числа рабочих часов (общего числа рабочих часов, отрабатываемого работником в среднем за учетный период).
При этом ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени по графику может в определенных пределах отклоняться от нормальной продолжительности рабочего дня и рабочей недели.
Недоработка или переработка часов соответственно восполняется или убавляется в рамках учетного периода (месяца, квартала и др.) так, чтобы в суммарном выражении отработанные часы равнялись норме часов соответствующего учетного периода.
Переработка сверх нормального числа рабочих часов за учетный период является сверхурочной работой (ст. 99 ТК РФ), которая компенсируется повышенной оплатой или, по желанию работника, предоставлением дополнительного времени отдыха (ст. 152 ТК РФ).
Учет рабочего времени осуществляется в табелях учета рабочего времени, примерная форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, после чего передается в бухгалтерию для расчета и начисления заработной платы.
Что включает в себя режим рабочего времени
Режим рабочего времени должен быть предусмотрен в правилах внутреннего трудового распорядка или трудовом договоре работника (если он у него отличается от установленного в организации) и включать обязательные элементы, в частности, такие, как продолжительность рабочей недели с указанием чередования рабочих и нерабочих дней.
Обычная продолжительность рабочей недели — 40 часов (но может быть и меньше, в частности, у инвалидов 2 группы — 35 часов в неделю).
Например, это может быть пятидневная рабочая неделя с двумя выходными, шестидневная рабочая неделя с одним выходным, неполная рабочая неделя либо рабочая неделя с выходными по скользящему графику (например, «сутки через трое»).
Еще режим рабочего времени включает такие элементы, как продолжительность рабочего дня (смены), время начала, окончания работы и перерывов в работе, а также указание на ненормированный рабочий день, если работнику он установлен, и (или) количество смен в сутки, если работнику установлен сменный режим работы.
Как видим, элементов режима рабочего времени много, а это, в свою очередь, влечет многообразие возможных режимов работы, о чем также расскажем ниже.
При суммированном учете рабочего времени сверхурочной считается работа, которая идет вне графика, превышает в учетном периоде норму, установленную производственным календарем. Сверхурочные часы возможно определить только по окончании учетного периода и только расчетным путем по формуле:
Сч = К ф.ч. – К н.р. – К н.ч, где
-
К ф.ч. – количество фактически отработанных часов;
-
К н.р. – количество часов, в которые работник не мог исполнять свои трудовые; обязанности, но за ним сохранялось место работы (отпуск, командировка, больничный);
-
К н.ч. – количество часов по норме.
Вахтовый режим рабочего времени
Является формой исполнения трудовой деятельности работником без возможности ежедневного возвращения к месту проживания. Такой режим, как правило, применяется работодателями при строительстве или реконструкции объектов в целях сокращения сроков реализации проектов. Вахтовый режим предполагает предоставление работникам условий для нормального проживания, чаще всего, это создаваемые работодателем специальные мобильные здания и сооружения, оборудованные всем необходимым. Период продолжительности вахты определяется трудовым законодательством и составляет не более 1 месяца (в случае увеличения срока вахты до 3-х месяцев, ст. 299 ТК РФ, работнику производится доплата). Продолжительность рабочей смены во время вахты должна составлять не более 12 часов. Для расчета используется суммированный учет рабочего времени за месяц, квартал или 1 год. В этот учетный период включается общее рабочее время, время, затраченное на дорогу до пункта сбора, места выполнения работ и обратно, время отдыха, которое совпадает с календарным периодом. График работы вахтовым методом доводится до работников не позднее, чем за 2 месяца. Данный режим предусматривает ряд ограничений (ст. 298 ТК РФ), по которому на работу вахтовым методом не могут быть привлечены:
- работники до 18 лет;
- беременные женщины;
- женщины, на иждивении которых находятся малолетние дети в возрасте до 3-х лет;
- работники, которые имеют медицинские противопоказания.
Режимы работы предприятия: нормированный, ненормированный, сменный, свободный
Существуют разные виды режимов рабочего времени. Расписание может быть пятидневным, выстроенным по схеме 2/2, 3/2. Каждая организация сама для себя определяет, какой из вариантов наиболее предпочтителен. Выбирая лучшую схему организации внутреннего распорядка, руководители обычно опираются не только на действующие нормы труда, но и на масштаб бизнеса, его специфику и ряд других факторов, носящих индивидуальный характер.
Работодатель может установить нормированное, ненормированное или посменное расписание. Также допускается возможность работы по свободному графику. Выбранный вариант влияет на методику контроля служебного распорядка, а вместе с этим формирует следующие особенности функционирования компании:
- длительность рабочего дня;
- наличие перерывов для отдыха, их протяженность;
- количество часов в трудовой семидневке;
- порядок чередования выходных и рабочих дней;
- возможность сверхнормативной производственной деятельности.
Классификация видов рабочего времени по ТК
Под рабочим временем следует понимать периоды трудовой деятельности:
- при нормативной продолжительности в 8 часов;
- в рамках сокращенного трудового времени;
- выполнения не полного объема работ;
- сверхурочные работы, выполняемые за рамками норматива;
- ненормированный рабочий день, установленный локальными актами организации.
Трудовой кодекс включает в понятие рабочего времени также иные периоды, например:
- перерывы на отдых и прием пищи (обед), когда работник не может оставить место работы (в соответствии со статьей 108 ТК);
- перерывы, предусмотренные статьей 109 ТК, которые необходимо предоставлять при определенных условиях (занятых на работах в холодное время года на открытом воздухе или в не отапливаемых помещениях) для отдыха и обогрева;
- время отлучения от работы женщине, кормящей ребенка грудью.
Правила ненормированного труда
Трудовой кодекс в статье 101 определяет ненормированный рабочий день, как особый режим, устанавливаемый отдельным работникам, когда работодатель вправе привлечь их к рабочим функциям за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Однако, такая переработка должна носить эпизодический характер.
Характер работы с применением ненормируемого рабочего дня обязательно фиксируется нормативными актами работодателя, коллективным и трудовым договорами. Работодатель вправе привлекать работника к работе за пределами установленного рабочего времени только для выполнения функций, установленных трудовым договором.
Если сотрудник принят на работу с установленным режимом в рамках неполного рабочего дня, то ненормируемость к нему применять нельзя.
В качестве компенсации гражданам, которым установлен ненормированный рабочий день, ежегодно предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. Часы переработки здесь никак не учитываются и не оплачиваются. Однако работодатель не вправе требовать осуществлять работу в дни, которые являются для работника выходными по графику.
Категории работников с особым режимом рабочего времени
По соглашению сторон при необходимости или в силу закона любому работнику можно устанавливать иной режим работы, нежели установлен в целом для организации.
Для некоторых категорий работников режим рабочего времени определяется федеральными органами исполнительной власти. Примерами документов, устанавливающих режим рабочего времени, могут служить следующие:
- Приказ Минфина России от 02.04.2003 №29н;
- Приказ ФСБ России от 07.04.2007 №161;
- Приказ МПС СССР от 18.09.1990 №8ЦЗ (не действует на железнодорожном транспорте общего пользования РФ);
- Приказ Росгидромета от 30.12.2003 №272;
- Приказ Минсвязи России от 08.09.2003 №112;
- Приказ Госкомрыболовства России от 08.08.2003 №271;
- Приказ Минтранса России от 16.05.2003 №133;
- Приказ Министра обороны РФ от 16.05.2003 №170;
- Приказ Минтранса России от 09.12.2011 №308.
Трудовым кодексом РФ определено два вида работы за пределами установленной продолжительности рабочего времени: работа на условиях ненормированного рабочего дня и сверхурочная работа.
Ненормированный рабочий день — это особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.
Особенностью данного режима является такой характер работы, который по не зависящим от работника причинам зачастую не позволяет выполнять определенные трудовые функции в рабочее время (например, установление ненормированного рабочего дня главной медицинской сестре детской больницы позволит привлекать ее к работе после окончания рабочего дня, если в это время поступили дети на лечение и необходимо распределить их по отделениям; установление данного режима работы юристу позволит привлекать его к участию в судебных заседаниях, начало или окончание которых может быть за пределами рабочего времени).
Привлекать к работе работника, которому установлен ненормированный рабочий день, можно как до начала рабочего дня, так и после его окончания. При этом не требуется каждый раз получать согласие работника на привлечение его к работе в данном режиме. Необходимо помнить, что при таком режиме работник во всяком случае обязан приходить на работу к началу рабочего дня, как и остальные, а уходить с работы — не раньше окончания рабочего дня. Иными словами, на него распространяется правило, предусмотренное в правилах внутреннего трудового распорядка и трудовом договоре, о времени начала и окончания рабочего дня так же, как и на остальных работников.
Установление ненормированного рабочего дня работнику, за которым закреплено неполное рабочее время, допускается только в случае, если он трудится на условиях неполной рабочей недели, но полного рабочего дня (смены).
Систематическое привлечение работника к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени может рассматриваться органами, осуществляющими надзор и контроль, и судебными органами как сверхурочная работа, за которую положена соответствующая компенсация.
График работы как документ, ежедневно регламентирующий индивидуальный режим труда
График работы — один из важнейших документов для организации труда тех сотрудников, что трудятся не по общему (производственному) календарю. Так, график каждый день регламентирует время прихода на работу, ухода с работы, время перерывов и даже закреплëнное за сотрудником рабочее место.
График составляется, как правило, на один месяц, однако законодательно этот период не регламентирован. Поэтому в зависимости от обстоятельств и особенностей производственного процесса документ может быть составлен и на неделю, и на квартал, и на год.
График, как документ, может быть составлен:
- одновременно на всех работников предприятия;
- на работников одного структурного подразделения;
- на определëнную группу работников из разных структурных подразделений;
- отдельно на одного работника.
Ограничения, которые накладываются на рабочий режим
Существует разница понятий «сокращенного» времени работ и «неполного» рабочего режима. Сокращенное рабочее времени внедряется для определенной части сотрудников, деятельность которых попадает под льготные категории. Оно прописано в Кодексе и нормировано для каждого типа.
Законодательство вводит сокращенные рабочие недели для определенных категорий лиц.
Таблица 1. Рабочая неделя – исключения из правила
| Категория | Количество трудовых часов |
|---|---|
| Не достигший 16 лет ребёнок | 24 часа в неделю |
| Достигший возраста 16-18 лет гражданин РФ | 35 часов в неделю |
| Инвалиды 1 и 2 групп | Трудятся также не более 35 часов в неделю |
| Трудящиеся на вредных производствах | Ограничение – 36 часов |
Режим рабочего времени нужен для того, чтобы формировать последовательность смен, определять его продолжительность и регулярность, а также устанавливать в договорном виде различные характеристики рабочих будней, важные для стабильности производственного процесса.
Для того чтобы применить стандартную схему, достаточно использовать 40-часовую рабочую неделю, которая состоит из 5-ти дней работы в будни и 2-х выходных дней. Она подойдет большинству работников, но не так удобна для представителей сферы услуг, общественного питания, аптечных пунктов и прочих торговых и сервисных точек, которым важно быть всегда в открытом доступе.
В организации могут применяться как общие нормативные акты, наравне с Трудовым Кодексом, так и локальные документы, содержащие сведения о возможности трудиться неполный рабочий день или неделю, сверхурочных работах и работах на условиях вредности. Табель смен и его основы тесно переплетаются с прочими документами, которые раскрывают все аспекты производственного плана и его составляющих.
Для того чтобы составить полное представление о режиме работы в конкретной организации, нужно вооружиться внутренними сведениями, сопоставить их с общероссийской законодательной базой и детально изучить, нет ли между ними противоречий, порождающих запреты и взаимоисключающие понятия.
Как установить график работы (график сменности)?
Фактически различают два вида графиков работы:
- собственно график сменности (когда устанавливается работа в несколько смен) – «сменная работа — работа в две, три или четыре смены — вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы» (ст. 103 ТК РФ);
- просто график работы при необходимости суммированного учета рабочего времени (когда смена одна (скажем, каждый день по 14 часов), но на этом рабочем месте работают разные сотрудники в разные дни).
Разрабатывая график, необходимо учесть несколько основных моментов:
- продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ) (справедливости ради стоит отметить, что для работников определенных отраслей установлены отдельными документами свои правила, кроме того, некоторые специалисты, правда без аргументации, утверждают, что при суммированном учете это правило не применяется, или применяется «извращенно»),
- в течение учетного периода рабочее время не должно превысить законодательно установленную норму (привлечение к сверхурочной работе должно носить исключительный характер, желательно не закладывать его в график или закладывать по минимуму),
- время смены перед нерабочим праздничным днем, а также время ночной смены сокращается на час (о чем подробнее ниже), (если это невозможно, придется оплатить переработку).
Как считать «ночные» при суммированном учете?
Работе в ночное время посвящена ст. 96 ТК РФ.
Ночное время — время с 22 часов до 6 часов.
Во-первых, существуют категории работников, которых запрещено привлекать к работе в ночное время (перечислены в ст. 96 ТК РФ), например, беременные женщины.
Во-вторых, существуют категории работников, которых можно привлечь к работе в ночное время, но только с их согласия (ст. 96 ТК РФ), например, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет. Соответственно, при ознакомлении с графиком, предусматривающим работу в ночь, такое согласие необходимо письменно запросить.
В-третьих, существует специальное правило: «продолжительность работы (смены) в ночное время сокращается на один час без последующей отработки». Из него есть исключения:
1. Если работники специально приняты для работы в ночное время, то продолжительность их работы (смены) в ночное время не уменьшается (ч. 3 ст. 96 ТК РФ). При приеме на работу в их трудовые договоры необходимо включить условие о работе в ночное время, это обязательно согласно ст. 57 ТК РФ. Так, например, если работник будет работать только в ночные смены, то это – тот случай, а если он будет работать и в дневные, и в ночные смены – то уже нельзя сказать, что он принят специально для работы в ночное время.
2. Если работникам установлена сокращенная продолжительность рабочего времени (например, работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, и пр.), то продолжительность работы (смены) в ночное время для них также не уменьшается (ч. 4 ст. 96 ТК РФ). Для таких работников установлена специальная норма рабочего времени — не более 36 часов в неделю (ст. 92 ТК РФ). В соответствующих трудовых договорах прописывается, что данные работники относятся к категории, для которой законом установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, описывается режим их работы. Также в трудовом договоре можно указать, что при работе в ночное время их рабочее время не сокращается согласно ТК РФ.
3. Существует необходимость работы в ночное время, вызванная условиями труда.
Список таких работ может устанавливаться в локальных нормативных актах, коллективном договоре. Работник обязательно должен быть под роспись с ними ознакомлен, а условие об уравнивании времени дневных и ночных смен следует включить в трудовой договор.
4. В случае сменных работ при шестидневной рабочей неделе с одним выходным днем (ч. 4 ст. 96 ТК РФ).
Творческих работников трогать не будем.
И все это следует учесть при составлении графика.
В целом же вопрос о сокращении времени ночной смены возникает лишь в отношении ночных смен. Смена считается ночной, если не менее половины ее продолжительности выпадает на ночное время (п. 9 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР, ВЦСПС от 12.02.1987 N 194 «О переходе объединений, предприятий и организаций промышленности и других отраслей народного хозяйства на многосменный режим работы с целью повышения эффективности производства»).
Оплата труда в ночное время должна быть повышенной (ст. 154 ТК РФ). Как минимум – на 20% часовой тарифной ставки (оклада (должностного оклада), рассчитанного за час работы) за каждый час работы в ночное время (Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 N 554 «О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время»).
Конкретные размеры повышения устанавливаются коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.
Основанием для оплаты работы в ночное время являются данные табелей учета рабочего времени. И здесь типичным случаем является, когда смена приходится на два календарных дня. В соответствующие календарные дни и должны быть проставлены отработанные часы. Но очевидно, что в рамках одного дня в смену могут попасть и дневные, и ночные часы.
Законодательство разрешает нам дополнять унифицированные формы. Поэтому выходом из такой ситуации было бы введение дополнительных строк.
Пример 1: Смена охранника – с 20.00 до 07.00 следующего дня (перерыв на обед с 02.00 до 03.00). В повышенном размере подлежат оплате часы: с 22.00 до 02.00 и с 03.00 до 06.00, итого 7 часов.
Согласно ст. 108 ТК РФ, в течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается.