Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Принимаем на работу сотрудника: пошаговая инструкция для бухгалтера». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку
Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:
“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.
Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.
Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.
Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.
Порядок приёма работника — основные этапы
Процесс трудоустройства должен включать в себя все предусмотренные законом процедуры. Предложенная пошаговая инструкция приёма работника на работу избавит вас от возможных ошибок. Алгоритм действий работодателя по выбору и оформлению сотрудника будет следующий:
- провести собеседование и убедиться, что квалификация и опыт соискателя соответствуют существующей вакансии;
- запросить у претендента необходимый для оформления пакет документов;
- убедиться, что будущий сотрудник не имеет законодательных ограничений на работу по выбранной специальности;
- получить заявление о приёме на работу от претендента;
- предоставить ему направление на медосмотр и убедиться в удовлетворительном состоянии здоровья;
- ознакомить работника с рабочим графиком и должностными требованиями;
- заключить трудовой договор;
- издать приказ о приёме на работу;
- отправить информацию о принятом работнике в Пенсионный фонд;
- при необходимости организовать стажировку на рабочем месте.
Пакет дополнительных документов при приеме на работу
В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.
Список дополнительных документов находится в открытом доступе, и важно помнить, что требование любой дополнительной бумаги должно опираться на закон. Приступим к перечислению дополнительных документов при зачислении на работу.
Чтобы работать в тяжелых условиях на Севере за Полярным кругом, обязательно нужно показать работодателю медицинское заключение, которое поможет беспрепятственно трудоустроиться в такие места. Медицинская справка нужна тем, кто пойдет работать в заведения общепита или предприятия, связанные с использованием пищевых продуктов.
Роспотребнадзор требует в таком случае завести персональную санитарную книжку. Если прием на работу осуществляется в какую-нибудь организацию, где вы — будущий водитель транспортного средства, готовьте этот документ тоже.
Если на работу устраивается иностранный гражданин, то он должен предоставить работодателю патент (разрешение на работу), как временно пребывающий на территории страны, затем ВНЖ или РВП и медицинский полис.
Порядок приема на работу несовершеннолетних
Совершеннолетие в России по закону наступает с 18 лет. Но право работать появляется гораздо раньше — с 14 лет, а в исключительных случаях, например, для участия в съемках фильма, и с младшего возраста. Если соискателю еще не исполнилось 18 лет, прием на работу оформляется по особым правилам, установленным статьей 63 ТК РФ.
Принимать на работу несовершеннолетних можно:
- с 16 лет — на общих основаниях, но только для выполнения работ, не способных причинить физический или психический вред, и с обязательным медосмотром;
- с 15 лет — с теми же ограничениями + при условии получения общего образования и только на легкий труд в свободное от учебы время;
- с 14 лет — с теми же ограничениями, что и с 15 лет, и при наличии письменного согласия одного из родителей (попечителей) и органов опеки и попечительства.
Детей младшего возраста и подростков до 14 лет могут привлекать к работе только отдельные организации: концертные, кинематографические, театральные, цирковые, спортивные (ст. 63, 348.8 ТК РФ). Поскольку у такого юного работника еще нет законного права подписывать трудовой договор самостоятельно, все документы за него оформляют родители или опекуны. Предварительно запрашивается согласие органов опеки, которые должны убедиться, что условия труда соответствуют норме, а порученная работа не нанесет ущерб нравственному и физическому здоровью ребенка.
Порядок приема на работу: пошаговая инструкция
Правильно оформленные кадровые документы защитят работодателя от претензий Трудовой инспекции и судебных разбирательств. Мы составили простую пошаговую инструкцию для предпринимателей, которым нужно принять на работу сотрудника и самостоятельно оформить все бумаги.
Нового сотрудника уволили за прогулы: отработав одну смену, он исчез на 2 недели. А затем подал иск в суд, требуя восстановить его в должности.
Свое требование работник мотивировал тем, что «не знал о необходимости ходить на работу каждый день». Как ни парадоксально, суд удовлетворил его иск.
Причина непопулярного решения – в оплошности работодателя, который не ознакомил хитроумного сотрудника с трудовым распорядком под роспись.
Чтобы избежать подобных проблем, следуйте правилам приема на работу новых сотрудников. Каким – расскажем в нашей статье.
А если у вас нет времени изучать тонкости кадрового документооборота — но и собственного HR-отдела тоже нет, советуем воспользоваться помощью специалистов Главбух Ассистент.
Они помогут правильно оформить или уволить сотрудника, наведут порядок в учете и отчетности компании, решат вопросы, связанные с налоговой.
Эти этапы приема на работу рассматриваются, как пошаговая инструкция для документального оформления приема сотрудника на работу. Но в конечном итоге, принимать или нет человека на предприятие, решает представитель предприятия. Существует несколько путей отбора кадров на соответствующую должность. Представители кадровых отделов пользуются своими существующими отработанными алгоритмами. Для одних работ достаточно рекомендаций, другие требуют более тщательного рассмотрения профессиональных навыков. В таких случаях, помимо основных документов, могут потребоваться и специальные. Об образовании, дипломы, характеристики. На некоторых предприятиях развито прохождение специальных психологических тестов, которые, зачастую, и являются решающим звеном в приеме работника. В зависимости от предлагаемой работы может сыграть роль и возраст претендента. Согласно законодательству прием на работу оформляется при достижении человеком 16 лет. Но возможны варианты. Если уже получено общее образование, то процедуру приёма на работу можно запустить и при достижении 15 лет. А при согласии родителей и с 14.
Расторжение трудового договора
- Расторжение трудового договора возможно по согласию участников договора, так и в одностороннем порядке.
- Основанием для одностороннего расторжения договора по инициативе работодателя могут быть допущенные работником нарушения, предусмотренные п. п. 5-10 ст. 81 ТК РФ. Это прогулы, появление на работе в нетрезвом виде или под наркотическим или токсическим опьянением, хищение или разглашение коммерческой или другой, охраняемой законом тайны, нарушении техники безопасности, имеющее тяжёлые последствия.
- Прекращение трудового договора со стороны работника предусмотрено в следующих случаях:
- Существенное изменение условий трудового договора.
- Ухудшение состояния здоровья, в соответствии с медицинским заключением.
- В связи с перемещением работодателя в другую местность.
- Переход работника к другому работодателю или на выборную должность.
В любом из указанных случаях работник обязан сообщить о своих намерениях работодателя минимум за 14 суток, путём написания соответственного заявления, указав причину расторжения трудового договора. Во всех случаях прекращения действия трудового договора профсоюз принимает сторону работника, права которого защищает Трудовой кодекс РФ, который защитит права работников.
Оформление трудовой книжки
Одновременно с зачислением работника в штат происходит внесение установленных законодательством записей в его трудовую книжку.
Если устройство на службу происходит впервые, трудовую книжку оформляют в этом же учреждении.
В такой ситуации вначале происходит заполнение титульного листа. Трудовая книжка является официальным документом, содержащим сведения о работе граждан.
В титульном листе трудовой должны содержаться сведения о:
- ФИО сотрудника (полностью, сокращения не допускаются) в соответствии с документами, удостоверяющими личность;
- дате рождения. Для ее записи применяют арабские цифры в следующем порядке: число, месяц и год. Число и месяц записываются двузначным, а год – четырехзначным числом;
- образовании. Их вносят на основании подтверждающей эту информацию документации (диплома, аттестата и т. д.). Если образование неоконченное, основанием для внесения сведений служит действительный на дату записи студенческий билет или справка из учреждения;
- профессии и специальности (основанием также служат подтверждающие бумаги).
После того как гражданином проверены внесенные сведения, он расписывается в трудовой. На первой странице ставится подпись оформляющего книжку работника. Подпись заверяется печатью отдела кадров.
Учтите! В трудовой книжке должны содержаться:
- порядковый номер записи;
- наименование организации;
- запись о том, что сотрудник принят в штат;
- данные о перемещениях, присвоении разрядов и т. п.;
- данные об увольнении;
- подпись представителя работодателя и печать учреждения.
Особенности оформления на работу генерального директора
Законом при устройстве на работу установлены одинаковые правила для всех граждан вне зависимости от того, кем они собираются работать. Но в случае с оформлением на должность генерального директора имеются определенные нюансы.
Вначале осуществляются определенные процедуры, касающиеся выбора кандидата на должность руководителя и его последующего назначения, а после этого производится представление документации, обязательной для занятия поста гендиректора. Срок, на который предусмотрено заключение трудового договора, определяет устав компании.
Важно! Документация, представляемая претендентом на должность генерального директора при устройстве на работу
| Обязательные | Необязательные (но запрашиваемые в ряде случаев) |
| Паспорт | Прописка |
| Трудовая книжка | Справка о доходах |
| Военный билет | Характеристики с предыдущих мест трудоустройства |
| Документ, подтверждающий образование | Справка о медобследовании |
| СНИЛС | Справка, на основании которой рассчитываются больничные выплаты |
Срочный договор: характерные отличия
В ст. 58 ТК РФ указаны случаи, при которых заключается трудовой договор (ТД) на определенный период, в частности от 1 до 5 лет или иные сроки в соответствии с условиями работы.
Его главное отличие от бессрочного в более упрощенной системе прекращения трудовых отношений: руководитель сообщает сотруднику о своем решении разорвать ТД. Он имеет право даже не объяснять причины прекратить действие договора (ст. 79 ТК РФ).
На практике оказалось, что эта особенность срочного контракта отнюдь не защищает права работающего человека. Хотя для работодателя он является удобным инструментом проводить собственную кадровую политику. Однако такой подход чреват нарушением прав трудящихся и в некоторой степени способствует дестабилизации отношений работодатель – сотрудник.
Оформление трудового договора
Общий порядок приема на работу граждан предполагает закрепление отношений между нанимателем и сотрудником посредством трудового договора, составленного в соответствии с нормами ТК РФ. Возможен вариант, при котором соответствующий документ будет заменен гражданско-правовым контрактом. Но для этого характер выполнения работы и специфика взаимодействия компании-нанимателя и сотрудника должны удовлетворять ряду критериев. Например, оформляя отношение посредством документа, альтернативного трудовому договору, работодатель не вправе требовать от наемного специалиста явки на работу по расписанию, а также выполнения распоряжений. Можно отметить, что подобные контракты в принципе не относятся к трудовому праву, но считаются распространенной альтернативой договорам, заключаемым в рамках норм ТК РФ.
Порядок приема на работу
Если работодатель хочет упростить процедуру приема претендентов на работу и избежать ошибочных действий, следует придерживаться пошагового алгоритма трудоустройства.
Общий порядок таков:
- собирается и проверяется достоверность необходимой документации претендента. Перечень документов может зависеть от особенностей работы, но в большинстве случаев кандидат должен представить документы, подтверждающие образование, опыт работы, владение необходимыми навыками или обучение на курсах,
- потенциального сотрудника знакомят с локальной документацией организации. Претендент знакомится с должностными инструкциями, рекомендациями и обязанностями, правилами организации труда, коллективным договором, требованиями к форменной одежде, правилами хранения коммерческой тайны. После ознакомления соискатель должен подтвердить этот факт росписью,
- составляется и подписывается трудовой договор. Данная стадия является главной как для сотрудника, так и для нанимателя. Чаще всего форма документа стандартна для всех сотрудников учреждения и по сути своей представляет собой договор присоединения, но если претендент является особо важной и ценной кандидатурой, для него могут быть разработаны персональные условия. Обязательными условиями является указание размера заработка и трудовой распорядок,
- согласуется и издается приказ о приеме на работу: для единственного работника форма №Т-1, для нескольких сотрудников – №Т1а. В приказе содержатся краткие выдержки из трудового соглашения: размер зарплаты, испытательный срок, должность, подразделение,
- заводится личная карточка работника. Сведения о кандидате служба кадров передает в бухгалтерию, где происходит открытие лицевого счета и внесение сведений в бланк учета рабочего времени. Кроме того, возможно заведение личного дела,
- запись о трудоустройстве вносится в трудовую книжку. По завершении вышеописанных мероприятий в документ персонального учета сотрудника вносятся данные о новом этапе карьеры. Это делается по правилам, изложенным в Постановлении Минтруда от 10.10.2003 № 69, сотрудниками кадрового отдела или бухгалтерии.
В данном вопросе очень важны нюансы – все записи в трудовых книжках должны быть сделаны синей ручкой, также недопустимы сокращения и аббревиатуры.
Оформление личного дела
Большинство компаний не ведет личных дел работников. Во всяком случае, закон не указывает, что данные действия обязательны. Исключение составляют сотрудники государственной службы.
Целью ведения личных дел является:
- систематизация сведений обо всех работниках,
- охрана этих сведений,
- ускоренный поиск информации о работающих.
Личное дело включает в себя обложку (титульный лист) и документы сотрудника, в которых содержится полная информация о нем и об осуществляемой им работе.
Запомните! Личное дело должно оформляться следующим образом:
- обложка содержит основные сведения о сотруднике (ФИО, дата оформления дела) и название учреждения,
- размещение личных дел в общей папке производится по алфавиту,
- проводится наблюдение за числом листов в деле (оно не должно превышать 250).
Необходимо хранение в личном деле:
- документов, представленных лицом в момент поступления на должность,
- документации, возникающей в ходе трудового процесса: копии соглашения о материальной ответственности (если сотрудник несет обязанность по возмещению вреда), должностной инструкции, дополнительного соглашения к трудовому договору, справки о результатах регулярных медосмотров, соглашения о неразглашении конфиденциальной информации (если у работника есть доступ к ней), листов аттестации, докладных, объяснительных и служебных записок,
- документации о том, что трудовая деятельность прекращена: заявления работника об увольнении, копии приказа о снятии с должности.