Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчетный листок по заработной плате». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Расчетные листки на выдачу заработной платы должны храниться при условии проведения проверки (ревизии) 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов – 75 лет (ст. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558). Также экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, ежемесячно вкладывается (вклеивается) в лицевой счет работника (по форме № Т-54а2) на бумажном носителе.
Когда выдавать расчетный листок
Расчетный листок следует выдавать при выплате заработной платы (ст. 136 ТК РФ). В какой именно момент – законодательство не оговаривает, поэтому срок и порядок выдачи следует определить внутри организации самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте. Установление способа доведения до работника сведений в расчетном листке является прерогативой работодателя (апелляционное определение Магаданского областного суда от 02.09.2015 № 33-922/2015 по делу № 2-2695/2015, письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).
При этом заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ст. 136 ТК РФ). Так вот, расчетные листки достаточно выдавать при начислении и выплате зарплаты за вторую половину месяца, когда определены все ее составляющие, так как при выплате зарплаты за первую половину месяца (так называемого аванса) отдельные ее составные части могут быть еще не определены.
На вопрос, надо ли расчетные листки выдавать при выплате отпускных, Роструд в письме от 24.12.2007 № 5277-6-1 ответил, что поскольку оплата отпуска из расчета среднего заработка не является выплатой заработной платы, то и основания специально выдавать расчетный листок работнику при выплате отпускных сумм отсутствуют. А вот при увольнении сотрудника расчетный листок следует выдать в день увольнения, т.к. при прекращении трудового договора работодатель обязан произвести с ним окончательный расчет в виде зарплаты и иных причитающихся работнику сумм именно в день увольнения (ст. 140 ТК РФ).
Порядок и условия выдачи расчетных листков не ставятся в зависимость от способа выплаты заработной платы, они должны быть едины как для перечисления на банковские зарплатные карты, так и при выдаче наличными из кассы. При определении порядка выдачи расчетных листков следует помнить о том, что он содержит персональные данные работника, разглашение которых не допускается (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Выдача расчетного листка по заработной плате под роспись
Так вот, расчетные листки достаточно выдавать при начислении и выплате зарплаты за вторую половину месяца, когда определены все ее составляющие, так как при выплате зарплаты за первую половину месяца (так называемого аванса) отдельные ее составные части могут быть еще не определены. На вопрос, надо ли расчетные листки выдавать при выплате отпускных, Роструд в письме от 24.12.2007 № 5277-6-1 ответил, что поскольку оплата отпуска из расчета среднего заработка не является выплатой заработной платы, то и основания специально выдавать расчетный листок работнику при выплате отпускных сумм отсутствуют. А вот при увольнении сотрудника расчетный листок следует выдать в день увольнения, т.к. при прекращении трудового договора работодатель обязан произвести с ним окончательный расчет в виде зарплаты и иных причитающихся работнику сумм именно в день увольнения (ст. 140 ТК РФ).
Правила и сроки выдачи расчётного листа
Несмотря на то что заработок персоналу организации начисляется не реже двух раз в месяц, расчётный листок можно выдавать только один раз. Как правило, делается это в день передачи второй части вознаграждения, т. к. при выплате аванса сведения о характере начислений и вычетов могут быть неполными.
Не имеет значения, каким способом были переданы работнику его деньги: лично в руки или переводом на банковскую карточку. Расчётный лист выдаётся в любом случае.
Начисление заработанных денежных средств осуществляется бухгалтером или иным уполномоченным лицом организации. Не допускается передача вознаграждения через человека, на которого не была возложена подобная обязанность. Это объясняется тем, что указанные в расчётном листе персональные сведения не подлежат разглашению.
Функционал и возможности Личного кабинета ЕРЦ
Возможности для работы в ЛК довольно ограничены. Все, что может сделать контрактник, имеющий доступ в систему, — это:
- Сформировать личный РЛВ, содержащий данные о сумме полагающихся ему выплат (за месяц или определенный период, который выбирает он сам) и удержаниях с них. При этом алгоритм формирования РЛВ тоже несложен:
- войдя в ЛК на сайте МО РФ, в разделе «Расчетные листки» нужно указать желаемый промежуток времени: «За месяц» или «За период» (последний необходимо уточнить дополнительно);
- далее — нажать «Сформировать»;
- после получения ссылки на готовый документ можно скачать его себе на компьютер (в формате файла для Word, Excel или программы для работы с pdf-документами) либо сразу же распечатать его на принтере, не загружая в электронном виде.
- Участвовать в опросах, периодически проводимых Министерством обороны среди служащих ВС РФ. Один из пунктов «Окна учетных данных» (открывается в правом верхнем углу ЛК) обозначен как «Принять участие в опросе». Когда возле него светится красный кружок-индикатор, это значит, что МО РФ предлагает военнослужащему пройти новый опрос. После прохождения последнего красный индикатор возле вышеуказанного пункта исчезает.
- Получать извещения о формировании новых РЛВ на свой электронный адрес. Для этого в «Окне учета данных» возле поля «Получать уведомления» нужно поставить (убрать) галочку. Если последняя выставлена, то на адрес контрактника после формирования очередного РЛВ будет приходить соответствующее извещение. Когда галочка снята, уведомления не поступают.
Правила оформления и выдачи расчетных листков по зарплате
Многие знают о том, что расчетный листок требуется выдавать каждому подчиненному при выплате ежемесячной заработной платы. Это делается независимо от просьбы гражданина. Как правило, документ отдается субъекту в день получения зарплаты за вторую часть месяца.
При расторжении трудового договора лист дается человеку при окончательном расчете. Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне соответствующую форму листка, порядок его выдачи. Это нужно сделать в приказе или соответствующем локальном акте.
При различных проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение сотрудниками расчетных листков. Если руководство предпочло рассылку этого документа по электронной почте, то можно просто показать соответствующие уведомления.
При этом выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка лица о получении документа.
Начальнику компании, организации или предприятия рекомендуется завести журнал, в котором будет проводиться учет получения подчиненными расчетных листков. При этом важно просить каждого работника ставить свою подпись о том, что он получил документ на руки.
Нужно помнить, что невыдача расчетных листов считается грубым нарушением трудового законодательства и за это предусмотрено наказание. Об этом можно узнать из части первой статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ).
Получая расчетный листок при увольнении, сотрудник может узнать все составляющие своей заработной платы и итоговую сумму, которую ему выплатит работодатель при расчете в последний рабочий день.
За счет детализации всех начислений и удержаний у сотрудника есть возможность определить, имеются ли какие-либо несоответствия в выплатах, указанных в бланке, с теми, которые полагаются ему в соответствии с трудовым договором и нормами ТК РФ.
Расчетный листок позволяет сделать максимально прозрачными отношения между работодателем и сотрудником относительно оплаты труда. Сотрудник при выявлении недочетов в выплатах может взыскать с работодателя недостающую сумму, а работодатель в случае неправомерного предъявления претензий по поводу произведенных начислений может доказать свою правоту, предъявив расчетный лист.
Как по закону производится выдача расчетных листков в бумажном, электронном виде – правила, порядок, штрафы
Расчетным листком называется официальное письменное уведомление работников о начислении им оплаты труда с указанием размера заработка, надбавок или взимаемых средств и общей суммы заработной платы за отработанный период.
Обязательно ли работодателю оповещать своих подчиненных о зарплате, и какие правила выдачи уведомительных листков предусмотрены действующим законодательством.
Ст.136 Трудового кодекса РФ предусматривает обязанность работодателя выдавать расчетные листки с целью донесения до сотрудников сведений о начислении заработка в обязательном порядке. При этом не важно, как выдается зарплата — наличными через кассу или на карту работника.
В указанной статье говориться о том, что работодатель обязан письменно уведомлять каждого своего работника о начислении ему заработной платы за отработанный период.
Это уведомление именуется расчетным листком и должно содержать следующую информацию:
- все составные части получаемой зарплаты (оклад, ставка по тарифу, надбавки и доплаты);
- иные начисления и компенсации;
- размеры и причины удержаний из заработной платы;
- общая сумма, зачисленная для оплаты труда.
Подробнее о том, какие сведения должны быть в листе, читайте здесь.
Предоставление расчетного листа о заработной плате предусмотрено для всех работающих в организации: тех, кто получает заработок в кассе, и тех, кому начисляется зарплата на банковский счет.
Порядок выдачи расчетного листка
В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.2007 № 5277‑6‑1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны. Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.
Кроме того, выдавать расчетный листок нужно при увольнении работника, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются и за что. А вот выдавать листок при выплате отпускных не требуется, несмотря на то что данная выплата считается оплатой труда за неотработанное время. Роструд на сей счет сообщил, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать в данном случае расчетный листок не нужно (Письмо № 5277‑6‑1).
Утверждение формы расчетного листка
В силу ч. 2 ст. 136 ТК РФ форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. Таким образом, если в организации есть профсоюз (иной представительный орган работников), работодатель разрабатывает проект расчетного листка и направляет его в этот орган на согласование. Тот, в свою очередь, в течение пяти рабочих дней рассматривает проект и направляет работодателю мотивированное мнение. Если профсоюз не согласен с проектом листка, в течение трех дней стороны проводят переговоры для достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия разногласия оформляются протоколом, и работодатель имеет право принять проект данного документа, который может быть обжалован профсоюзом в инспекции труда или в суде.
Форма расчетного листка утверждается и вводится в действие приказом руководителя. При этом если в ее разработке принимал участие профсоюз, то в приказе следует сделать отметку: «мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (представительного органа) учтено». Кроме того, по мнению автора, форму расчетного листа можно утвердить одновременно с положением об оплате труда как его приложение с учетом порядка, установленного ст. 372 ТК РФ.
Далее приведем образец приказа об утверждении формы расчетного листа.
В ТК РФ не утверждена единая форма для этого документа. Поэтому работодатель имеет право разработать ее самостоятельно.
Многих граждан интересует порядок выдачи расчетных листков по заработной плате. Согласно ст.136 ТК РФ. наниматель обязан выплачивать своим работникам зарплату два раза в месяц (аванс и зарплатная часть). Но так называемую «расчетку» достаточно выдавать раз в месяц при окончательном расчете, т.к. составные части зарплаты при выдаче аванса еще не известны. В ней должна содержаться информация обо всех произведенных начислениях и удержаниях.
Срок выдачи расчетных листков по заработной плате законодательно не установлен и может определяться работодателем самостоятельно. В некоторых организациях зарплата выдается бухгалтером через кассу. В этом случае расчетка выдается работнику в момент получения денежных средств. Но в последнее время чаще всего работодатели перечисляют зарплату сотрудникам на банковскую карту. Тогда документ выдается заранее в бухгалтерии.
Как подтвердить факт его вручения работнику? Есть следующие способы:
в форме документа предусматривается отрывная часть. В момент получения гражданин ставит на ней свою подпись;
также можно вести специальный журнал учета. В нем сотрудники будут расписываться о получении документа.
Как разобраться в документе?
В любом расчетном листке имеются следующие обязательные разделы:
- Вводный или общий. В нем указываются:
- Наименование организации, отдел, либо подразделение, либо филиал.
- ФИО работника, а также его должность в данной организации и табельный номер.
- Период, за который выдается расчетный лист. Чаще всего это месяц, но если сотрудник отработал меньший срок, то обозначаются границы последнего.
- Оклад, если от него рассчитывается заработная плата работника. При этом указывается тарифная ставка.
- Премии.
- Начисления на период больничного.
- Отпускные.
- Любые другие дополнительные начисления.
Для всех пунктов указывается период, за который были проведены начисления, а также их характер и особенности, такие как работа в ночные часы, надбавка за вредность и т.д.
- НДФЛ.
- Пенсионные отчисления.
- При необходимости вычитается сумма для выплаты алиментов.
- Выплаты в пользу профсоюза.
- Штрафы.
Обязательно потребуется указать, за что были произведены те или иные удержания из зарплаты.
Если в процессе работы подразумевается выплата натуральным продуктом, например, всем известное молоко за вредность, этот тип «начислений» потребуется также указать в расчетном листке.
Может ли предприятие демонстрировать листки другим сотрудникам?
Статья 88 Трудового кодекса РФ говорит о поддержании конфиденциальности при передаче персональных данных сотрудников.
Работники, которые имеют доступ к персональным данным штата сотрудников, должны быть ознакомлены под роспись с положением о конфиденциальности персональных данных.
Демонстрация информации о сотруднике другим лицам без его письменного согласия запрещено законом.
Так как в расчетном листке имеется информация о сотруднике (его фамилия, имя или табельный номер), а также данные о его заработке, то выдавать его следует на руки самому сотруднику.
Передача листков через третьих лиц, не подписывающих ознакомление с положением о поддержании конфиденциальности персональных данных, может быть расценена как не правомерное действие.
Грамотно составляем приказ об утверждении расчетного листка
Главной функцией расчетного листка является обеспечение действия по периодическому информированию сотрудника о величине заработной платы за конкретный период деятельности. Утвердить его желательно распорядительным документом, в статье предлагаем скачать образец приказа об утверждении расчетного листка по заработной плате.
Несмотря на законодательное требование к субъектам деятельности в плане обязательной периодической выдачи своим сотрудникам расчетных листков, данной нормой не обозначена сама форма предоставляемого документа.
Оформление не вызывает сложностей, поскольку в любой из бухгалтерских программ находит отражение образец бланка расчетного листка. При необходимости, предприятие наделено полномочием по разработке собственного вида листка, однако утверждение его должно осуществляться в соответствии с нормативным регулированием (ч.2 ст.136 ТК).
Пример оформления расчетного листка.
Каким способом выдавать расчетные листки
Закон не предусматривает, как именно работодателю подтвердить, что сотруднику выдали расчетный листок. Поэтому организация определяет такой способ самостоятельно (письмо Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6- 1, апелляционное определение Магаданского областного суда от 2 сентября 2015 г. № 33-922/2015). Способы выдачи расчетных листков можно разделить на две группы: когда листки вручают сотрудникам под подпись и когда подпись не получают.
Расчетные листки вручают работникам под подпись. Это значит, что выдачу расчетных листков фиксируют на бумаге. Например, работодатель:
– предусматривает в форме листка отрывную часть (корешок), где работники будут расписываться при его получении;
– разрабатывает журнал выдачи расчетных листков, в котором работники ставят свою подпись в их получении;
– вносит отдельный столбец в платежную (форма № Т-53) или расчетно-платежную (форма № Т-49) ведомость либо самостоятельно разработанную форму, где работники будут расписываться, что получили листок.
Подпись работника на расчетном листке не получают. То есть документальный учет выдачи расчетных листков не ведут. Например, работодатель:
– сообщает работникам, где и в каком порядке можно получить расчетные листки, и сотрудники приходят за ними при необходимости;
– направляет расчетные листки работникам по электронной почте;
– размещает листки на электронном ресурсе, например, в личном кабинете на корпоративном сайте;
– уведомляет работников СМС-сообщением о возможности получить расчетный листок в электронном виде по ссылке и т. п.
Комментарий в темуИрина СКВОРЦОВА, юрист практики трудового права международной юридической фирмы CMS (Москва)
Как не ошибиться при выдаче расчетного листка
При выдаче расчетных листков работникам в 2020 году, необходимо придерживаться таких правил:
1. Расчетные листки необходимо выдавать работникам не менее двух раз в месяц (на основании статьи 136 ТК РФ).
При этом в Роструде высказали мнение о том, что документ можно выдавать сотруднику в момент выплаты второй части заработной платы. В ведомстве мотивировали это тем, что если выдавать расчетный лист и при выплате аванса, то сведения в этом случае не будут полными.
2. Форма расчетного листа по зарплате должна быть утверждена локальными нормативными актами организации.
Руководитель предприятия обязательно должен утвердить отдельным приказом форму расчетного листа. Допускается применение формы из бухгалтерских программ или собственная форма документа.
3. Документ может быть выдан только за соответствующий период. В нем должны быть указаны все суммы, которые были начислены и удержаны с дохода работника.
Дело в том, что если в документе не отразить все требуемые суммы, то это является нарушением Трудового кодекса.
4. Выдача расчетных листков может производиться:
- в электронном виде;
- на бумаге.
В ТК РФ нет норм, определяющих порядок выдачи извещения сотрудникам по заработной плате. Именно поэтому допускаются обе формы документа. Расчетный листок на бумаге выдается работнику на руки, а в электронном виде листок можно направить на электронную почту сотрудника.
5. Расчетные листки не нужно заверять подписью или печатью.
В ТК РФ нет требований об обязательной печати или подписи на этом документе. При этом по просьбе работника листок нужно будет заверить (например, если документ необходим для суда).
6. Следует документально подтвердить факт выдачи расчетного листа работнику.
В такой ситуации существует три варианта подтверждения:
- вести журнал выдачи расчетных листков (в нем будут расписываться сотрудники);
- сделать форму листка из двух частей (одна часть — выдается работнику, а другая остается у предприятия);
- в платежную ведомость внести отдельную колонку (для того, чтобы работник мог поставить свою подпись о получении).
За сколько дней выдается расчетный листок по зарплате
Например: Дата выдачи аванса(предшествующий заработной плате месяц) Дата выдачи заработной платы Дата выдачи расчетного листка 15 1 1 16 2 2 17 3 3 18 4 4 19 5 5 20 6 6 21 7 7 22 8 8 23 9 9 24 10 10 25 11 11 26 12 12 27 13 13 28 14 14 29 15 15 30 31 В некоторых организациях деньги выдаются бухгалтером через кассу. В этом случае расчетка выдается работнику в момент получения денежных средств. Но в последнее время чаще всего работодатели перечисляют деньги сотрудникам на банковскую карту. Тогда документ выдается заранее в бухгалтерии. Как подтвердить факт его вручения работнику? Есть следующие способы:
- в форме документа предусматривается отрывная часть. В момент получения гражданин ставит на ней свою подпись;
- также можно вести специальный журнал учета.
Он вносит свои предложения по его созданию и корректирует уже имеющиеся разделы. Утверждение приказом формы должно быть осуществлено повторно при смене программы и листа, а также внесении изменений в сам документ.
Как подтвердить факт Факт выдачи расчетного листа подтверждается несколькими способами. Если не сделать этого, то сотрудники трудовой инспекции могут привлечь работодателя к ответственности.
Процедура подтверждения возможна с помощью:
- ведения журнала учета и выдача документа под роспись;
- разработки отдельной графы в платежной ведомости для подписания сотрудником в момент выдачи листа;
- составление формы, которая имеет отрывную часть (она будет передаваться после подписания сотрудником обратно работодателю).
При выборе метода выдачи стоит помнить, что расчетный лист является документом, содержащим персональные данные.