Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как грамотно написать заявление на отпуск?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того, как заявление на отпуск написано, его следует передать либо секретарю организации, либо специалисту по кадрам. Далее ответственное лицо обязано предоставить этот документ руководителю на рассмотрение. После принятия какого-либо решения, начальник ставит на заявлении свою резолюцию, подписывает его и возвращает обратно.
У сотрудника могут быть самые различные причины, по которым ему необходимо будет взять отпуск за свой счёт, а именно:
- по семейным обстоятельствам: даётся на усмотрение работодателя;
- для льготной категории работников: отказ работодателя в данном случае недопустим, ведь такие действия будут нарушать действующее трудовое законодательство;
- в связи с уходом за ребёнком: предоставляется на основе заявления сотрудника на необходимый ему период времени.
Отдел кадров каждого предприятия имеет образцы всех вышеуказанных заявлений.
Несмотря на это при составлении заявления стоит придерживаться некоторых правил и обязательно обозначить следующую информацию:
- ФИО и должность начальника, на которого пишется заявление и самого заявителя;
- причину получения отпуска: если причина связана со смертью близкого человека или рождением ребёнка, то в обязательном порядке сошлитесь на соответствующее законодательство;
- заверьте заявление своей подписью и поставьте дату написания;
- в случае наличия подтверждающих документов, приложите их к своему заявлению (документ о рождении ребёнка и иное).
Как правильно составить
Если отдых для предприятия внеплановый и о нем просит новый работник, гражданину рекомендуется предварительно свериться с графиком других сотрудников, согласовать даты заранее с непосредственным руководителем и отделом кадров.
Документ составляется в произвольной форме. В законе не указано, как правильно написать заявление на очередной отпуск в 2022 году, это необязательный документ, обязанность контролировать соблюдение графика лежит на работодателе. Обращение разрешается напечатать на компьютере или написать от руки. В некоторых компаниях утвержден обязательный для заполнения сотрудником бланк. В этом случае форма запрашивается у секретаря или в отделе кадров организации и заполняется в соответствии с инструкциями работодателя, указанными на бланке или в локальном нормативном акте.
Рассмотрим правила заполнения бланка.
Шапка документа:
- в правом верхнем углу в дательном падеже указываем должность, наименование организации, Ф.И.О. руководителя, которому адресуется прошение;
- на следующей строчке в родительном падеже указываем должность и Ф.И.О. заявителя;
- посередине листа пишем наименование документа: «Заявление».
Текст:
- просьба о предоставлении выходных, период (например, 14 календарных дней, в период с 29.03.2020 по 11.04.2020) и причина (если это не ежегодные оплачиваемые каникулы);
- ниже указывается дата, подпись составителя, его фамилия и инициалы.
Можно ли отправить заявление на отпуск в электронном виде
Как было отмечено выше, сотрудник может составлять заявление на отпуск только в письменном виде, написав его от руки или используя компьютер. Однако многие задаются вопросом: можно ли написать заявление на отпуск в электронном виде?
1 октября 2019 году вступили в силу поправки в Гражданский кодекс РФ, регулирующие развитие электронной формы передачи информации. В связи с этим, в ТК РФ было внесено положение о юридически значимых сообщениях, к которым отнесены акты взаимодействия между работником и работодателем.
Отметим, что ТК РФ не содержит правил, которые бы регулировали порядок доставки и принятия электронных сообщений об отпуске. Вследствие этого часто происходит путаница. Таким образом, указанная норма регулирует обмен сообщениями в электронном виде, но не регулирует подачу заявлений электронно, в т. ч. на отпуск.
Исходя из этого, заявления об отпуске на сегодняшний день подают только в письменном виде, иначе работнику грозит увольнение за прогул.
Как правильно написать заявление
Унифицированной формы не существует, но составить его следует правильно. В нём необходимо разместить следующие сведения:
- В правом верхнем углу помещаются сведения об учреждении и о заявителе:
- должность представителя, который уполномочен подписывать такие бумаги, и его ФИО. Например: «Генеральному директору ООО «АВС» Иванову И.И.»;
- должность и личная информация автора. Например: «От инженера КИПиА Петрова П.П.»;
- Далее по центру необходимо написать наименование;
- Затем «тело». Здесь указывается наиболее важный текст. Если коллега планирует отгулять сразу все, то время можно не указывать. Если же только часть, то обязательно стоит зафиксировать дату начала и конца. Например, с 13.10.2018 по 01.11.2018 года. Не стоит забывать, что одна часть представляет не менее двух недель;
- Затем число подачи и подпись.
Собственноручно написанное заявление работник может либо лично отдать руководителю организации или своего подразделения, либо передать в кадровое подразделение для того, чтобы его передали на подпись руководителю. Однако перед этим необходимо получить согласование своего собственного начальника. Это необходимо, так как, в противном случае, работник может остаться без отпуска – предоставление любого вида отпуска, кроме отпуска по беременности и родам, а также ежегодного оплачиваемого отпуска, который включен в специальный график, происходит только по согласованию с непосредственным начальником, так как начальник вправе отказать в случае возникновения производственной необходимости в подразделении или в целом в организации.
Согласование на предоставление отпуска ставится, как правило, в виде специальной визы начальника на листе заявления. Только после получения такой визы возможно обращение к руководителю организации с заявлением о выходе в отпуск.
Не потребуется виза начальника только в двух случаях: если происходит предоставление учебного отпуска и отпуска по беременности и родам, так как их предоставление происходит на основании поданных заявителем документов.
Как правильно написать заявление на отпуск в 2022 году?
Заявление может быть написано от руки или напечатано по образцу на компьютере, но обязательно заверено личной подписью работника. Первый вариант предпочтительный.
Существуют правила составления документа, которых следует придерживаться:
- в правом верхнем углу указывается наименование организации, должность и ФИО руководителя, кому адресовано заявление;
- ниже адресата прописываются данные работника: должность, структурное подразделение и ФИО;
- по центру листа прописными буквами пишется наименование документа — заявление;
- далее оформляется текст, который является основной частью документа и содержит просьбу о предоставлении отпуска с уточнением конкретной даты начала, количества дней, вида (очередной оплачиваемый). При необходимости не запрещается уточнить обстоятельства, по которым требуется отлучиться с рабочего места и работник желает использовать для этого отпускные дни;
- завершающим этапом проставляется дата составления заявления и личная подпись заявителя.
Когда нужно писать заявление
Согласно ст.123 ТК РФ порядок направления сотрудников в отпуска определяется на основании принятого графика. Его составлением должен заблаговременно заниматься работодатель. После принятия и утверждения, график становится обязательным для обеих сторон. Это означает, что в запланированные периоды работодатель должен отпустить сотрудника на определенное количество дней, а последний не может отказаться без обоснования.
Важно отметить, что в ТК РФ отсутствуют нормы, обязывающие работника писать заявление на уход в ежегодный оплачиваемый отпуск, если он уже установлен графиком.
На работодателя возложена дополнительная обязанность об оповещении сотрудника о предстоящем отдыхе не позднее, чем за 14 дней. Выполнение этого правила обязательно. В случае нарушения указанного срока, работник вправе подать письменное требование о переносе начала.
Работодатель обязан произвести уведомление независимо от факта подачи работником заявления. Однако составлять его нужно в следующих случаях:
- Сотрудник находится в организации менее 6 месяцев.
- Работник хочет уйти на отдых в другое время, отличное от намеченного графика.
- Трудоустройство было оформлено после утверждения графика.
Несмотря на необязательность подачи заявления при уходе на ежегодный оплачиваемый отпуск по графику, работодатели просят делать это. Одновременно защищаются права работника. Это связано с частыми изменениями графика, из-за чего могут происходить ошибки. При наличии в бухгалтерии и отделе кадров поданного заявления, работодателю будет проще контролировать периоды, рассчитывать и выплачивать денежные средства.
Что представляет собой заявление на оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск
Очевидно, что ситуации по предоставлению отпуска бывают различные. В России существует акт, которым обязаны руководствоваться все субъекты рабочих отношений, в том числе и работодатели. Это трудовой кодекс. В нём регламентируется обязанность работодателя составлять график отпусков. Закон оговаривает, что если работник числится в штате не менее шести месяцев, он обязан получить свой отдых. Ни о каком заявлений речи не идёт. Однако работодатель обязан ознакомить своих сотрудников с графиком за две недели до отпуска.
Практика показывается, что писать заявление всё-таки необходимо. Прежде всего, это связано с документооборотом в фирме. Бюрократия компании подготавливает приказ, руководитель его подписывает. К тому же своим заявлением работник напоминает бухгалтерии о начале расчёта отпускных. Подача заявления осуществляется за неделю до предполагаемого отдыха. Существуют категории, которые могут подать заявление до истечения полугодичного срока. К ним относятся:
- Женщины, уходящие в декрет;
- Работники, не достигшие 18 лет;
- Работники, усыновившие младенца возрастом до трёх месяцев.
Как правильно написать заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск – образец документа
Воспользоваться законным отпуском могут сотрудники, непрерывно работающие в организации полугода.
Следующее время для отдыха рассчитывается приблизительно так: 1 раз в год в любое удобное время для работника и работодателя.
Перед уходом обычно сотрудники оговаривают условия ухода на отдых с директором компании, опираясь на график отпусков других специалистов. После подачи вашего заявления составляется приказ о том, что отпуск вам предоставляется, а также бухгалтерия рассчитывает положенные средства за этот период, так называемые «отпускные».
Заметьте, что заявление обязательно должен писать новый сотрудник, который недавно (более 6 месяцев) начал работать в организации. Кроме того, если вы уходите в отпуск внепланово, то вам также необходимо написать заявление.
Может не писать такой документ то лицо, которое работает уже несколько лет в компании и уходит в отпуск по графику.
Законодательно форма заявления не установлена.
Кто имеет право подписать поступившее от работника заявление на отпуск?
При получении письменных пожеланий работника, выраженных в заявлении, возникают вопросы: как подписать заявление на отпуск сотруднику и кто должен это сделать.
В Трудовом кодексе прямо на это не указано, однако, толкуя его нормы, можно прийти к однозначному выводу.
Согласно ч. 2 ст. 56 ТК РФ сторонами трудового договора являются работник и работодатель — наличия иных сторон трудовое законодательство не предусматривает.
Следовательно, принимать и ставить резолюцию на заявлении на отпуск вправе директор (руководитель) организации либо иное уполномоченное уставом или локальными актами лицо. Например, это может быть начальник отдела кадров и т. д.
Каким может быть отпуск
Отпуск бывает нескольких видов:
- очередной оплачиваемый. Это основной отпуск, на который имеет право работник, отработавший в организации не менее 6 месяцев. В соответствии с ТК РФ, этот отпуск составляет 28 календарных дней;
- отпуск за свой счет, то есть неоплачиваемый. Основанием для этого вида отдыха могут быть личные причины: вступление в брак, смерть близкого человека, рождение ребенка и т. д.;
- учебный. Этот отпуск требуется сотруднику, если он получает образование. Во время такого отпуска может сохраняться средняя заработная плата, только если высшее образование является первым. Для подтверждения, что есть необходимость в таком отпуске, требуется принести руководителю справку-вызов из учебного заведения;
- декретный (по беременности и родам). Предоставляется женщине на основании листка нетрудоспособности из лечебного учреждения. Листок нетрудоспособности должен быть правильно заполнен и содержать подпись лечащего врача.
Как правильно составить
Перед тем как писать заявление на отпуск на 14 дней, сверьтесь с графиком. Если числа заранее утверждены, то обратитесь к руководителю заранее, чтобы вам вовремя начислили отпускные. Если отдых внеплановый, согласуйте даты переноса. Документ составляется в произвольной форме. Его разрешается напечатать на компьютере или написать от руки. В некоторых компаниях принято использовать собственную форму. В этом случае бланк заявления на отпуск 2020 берут у секретаря или в отделе кадров организации.
Рассмотрим правила заполнения бланка.
Шапка документа:
- в правом верхнем углу в дательном падеже указываем должность, наименование организации, Ф.И.О. руководителя, которому адресуется прошение;
- на следующей строчке в родительном падеже указываем должность и Ф.И.О. заявителя;
- посередине листа пишем наименование документа: «Заявление».
Текст:
- просьба о предоставлении выходных, период (например, 14 календарных дней, в период с 29.03.2020 по 11.04.2020) и причина (если это не ежегодные оплачиваемые каникулы);
- ниже указывается дата, подпись составителя, его фамилия и инициалы.
Ниже представлен образец заявления на отпуск в 2020 на 14 дней. С таким документом к нанимателю обращается новый работник, которого не учли при утверждении графика.
Кроме оплачиваемого, можно попросить отпуск за свой счет. В этом случае составляется заявление на отпуск без сохранения заработной платы. Взять перерыв за свой счет вправе любой человек. Продолжительность определяется сторонами, но существуют и ограничения по количеству дней, которые можно отдохнуть без оплаты. Например, пенсионеры дополнительно могут отдыхать раз в год на протяжении 14 дней, аналогично — супруги и родители погибших военнослужащих (ст. 197 ТК РФ от 30.12.2001). Инвалиды могут претендовать на 60 дополнительных дней в году за свой счет. Кому еще могут быть предоставлены дополнительные дни без оплаты:
- ветеранам ВОВ, участникам боевых действий и афганцам — 35 дней в году;
- для сдачи вступительных экзаменов, сессии, защиты диплома — 15 дней;
- педагогам со стажем более 10 лет и госслужащим для занятий научной деятельностью — 12 месяцев (ст. 46 закона № 79-ФЗ).
В этих случаях обязательно нужно подать работодателю заявление. Используйте один из наших образцов, например образец, как писать заявление на отпуск на 14 дней 2020 года.
Существуют и исключительные обстоятельства, когда администрация обязана отпустить работника без сохранения заработной платы. Например, если родился ребенок, то можно погулять пять дней. Аналогично в случае свадьбы или смерти близкой родни. Обратиться к работодателю придется письменно. Но обстоятельства надо доказать, приложив справку о рождении или смерти, справку о регистрации брака с отметкой о назначенной дате.
Общие правила составления заявлений
Заявление составляется в рукописном или печатном варианте на листе формата А4. Лучше всего подать его на рассмотрение за неделю – 10 дней до предполагаемого отпуска. В таком случае у руководителя будет время на его рассмотрение, а бухгалтер успеет рассчитать сумму оплаты.
Заявление на отпуск состоит из следующих обязательных компонентов:
- Шапка. Вверху справа указывается должность, фамилия и инициалы лица, на которое составляется заявление. Зачастую – это директор предприятия. Пишется данная информация в родительном падеже. Например: Директору ООО «Ясень», Антонову А. И.
Ниже указывается фамилия, имя и отчество лица, составляющего заявления в родительном падеже. К примеру: Ивановой Ирины Геннадиевны.
Обратите внимание, Ф.И.О. заявителя всегда пишется полностью. Причина в том, что на предприятии могут быть однофамильцы, инициалы которых совпадают с вашими.
- Слово «Заявление», располагается по центру с отступлением от шапки.
- Тело заявления, где излагается просьба. Например: Прошу предоставить отпуск с 31.10. 2016 по 02.11. 2016 г.
- Дата и подпись.
Зачастую в отделе кадров можно ознакомиться с образцом заявления и на его основании составить свое. Кроме того, ряд организаций выдвигают свои требования к оформлению. Кому-то важно написание заявления исключительно от руки, кто-то же предлагает своим сотрудникам специальные бланки или требует и вовсе оформить бумагу на компьютере и лишь подписать ее.
Образец заявления на отпуск 2020 года
Заявление на отпуск — это тот документ, который позволяет работнику отправиться на законный отдых с соблюдением всех правил, прописанных в трудовом законодательстве РФ.
Оформлять этот документ необходимо в основном в двух случаях: если сотрудник идет в плановый оплачиваемый отпуск, а также, если он изъявляет желание отправиться во внеочередной отпуск (в связи с учебой, беременностью, личными обстоятельствами и т.п.).
Во втором варианте желательно подтвердить необходимость внепланового отпуска документально, в противном случае, работодатель может отказать, ссылаясь на незаменимость подчиненного на рабочем месте.
Скачать документбесплатноОткрыть документв КонсультантПлюс
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на отпуск .docСкачать образец заполненного заявления на отпуск .doc
Особенности для новых работников
Право на отдых закреплено Трудовым кодексом Российской Федерации для каждого, с кем заключен трудовой договор. По закону, достаточно отработать шесть месяцев, чтобы уйти отдыхать. Если график уже утвержден, тогда отдых предоставляется вне очередности. Для этого необходимо подать на имя руководителя правильно составленное заявление на отпуск, которое должно быть им завизировано. Если возражений у администрации нет, то оно передается специалисту по кадрам для оформления приказа.
Закон не содержит правил, как правильно написать заявление на отпуск, поэтому можно составить его в произвольной форме, обязательно указав желаемые даты. Это не означает, что согласуют именно такой период, но обычно пожелания учитывают.