Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Применение системного подхода.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Современными теоретиками и практиками выделяются три основные системы менеджмента: процессный подход, системный и ситуационный. Все остальные при ближайшем рассмотрении оказываются производными одной из названных методик.
Базовые системы управления
В чем же разница? Подходы к процессу управления базируются на разном отношении к самой организации, ко времени и к моменту приложения управляющего воздействия и к давлению со стороны окружающей среды. Так, процессная система рассматривает менеджмент как бесконечную цепь взаимосвязанных управленческих функций. Системный вариант акцентирует внимание на том, что организация состоит из множества подразделений, так или иначе взаимодействующих между собой. А ситуационный подход к управлению концентрируется на сиюминутном принятии решений, исходя из происходящих на рынке событий.
Традиционный и системный подходы используют и анализ (расчленение целого на части) и синтез (объединение частей в целое) при выработке управленческих решений. Различие заключается в сочетании, последовательности этих методов. Традиционное мышление содержит следующую последовательность этапов: 1) расчленение (анализ) того, что предстоит объяснить; 2) объяснение поведения или свойств частей взятых по отдельности; 3) объединение (синтез) этих объяснений в объяснение целого. В системном подходе также можно выделить три ступени: 1) определение целого (системы), частью которого является интересующий нас объект; 2) объяснение поведения или свойств этого целого (системы); 3) объяснение поведения или свойств интересующего нас предмета с точки зрения его функций в этом целом, частью которого он является. Т.е. при системном подходе синтез предшествует анализу, а при традиционном — наоборот.
При аналитическом подходе объясняемый предмет рассматривается, как целое, которое предстоит разложить на части. При системном подходе, объясняемый предмет рассматривается как часть некоторого целого.
Например
Показать это различие можно на примере института. При аналитическом подходе к объяснению, что такое ВУЗ, его начинают делить на составляющие: факультеты, специальности, кафедры, группы, подгруппы, студентов. Затем дается определение факультета, кафедры и т.д. После этого производится объединение этих определений, которое заканчивается определением, что такое ВУЗ. При системном подходе к этой же задаче надо начинать с выделения системы, содержащей ВУЗ — системы образования. Затем определить цели и функции этой системы образования, которая входит в систему народного хозяйства. И только после этого можно дать определение вуза с позиции системы образования и народного хозяйства.
Существуют серьезные различия между тем, что называют аналитическим и системным управлением. Одно из них основано на следующем принципе системности: если каждую часть системы заставить функционировать с максимальной эффективностью, система как целое еще не будет в результате этого функционировать с максимальной эффективностью. (Целое не равно сумме его составляющих.)
Например
Если со всех лучших моделей автомобилей выбрать самые лучшие узлы и собрать из них автомобиль, то мы не получим лучший в мире автомобиль. Если новый начальник цеха резко увеличит эффективность его работы, то это может привести к сбоям на заводе в целом.
Таким образом, традиционный подход к управлению исходит из предпосылки, что наилучшего функционирования предприятия можно достичь простым суммированием его частей в режимах наилучшего их функционирования. Принцип системности утверждает, что для сложных систем это условие не выполняется.
Итак, в данном параграфе мы рассмотрели основы системного подхода. Значит можно подвести небольшой вывод по первой части работы, точнее ответить на вопрос, какое значение имеет системный подход в управлении.
Значение системного подхода заключается в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.
Несомненно, современный руководитель должен обладать системным мышлением. Системное мышление не только способствовало развитию новых представлений об организации (в частности, особое внимание уделялось интегрированному характеру предприятия, а также первостепенному значению и важности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математических средств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений, использование более совершенных систем планирования и контроля. Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.
Несмотря на все положительные результаты, системное мышление все еще не выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно позволит применять современный научный метод к управлению, все еще не реализовано. Это происходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы очень сложны. Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда влияет на внутреннюю организацию. Взаимодействие множества подсистем внутри организации не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень трудно, слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодных данных, а слишком узкое — к частичному решению проблем. Нелегко будет сформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить с точностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее, системный подход дает возможность глубже понять, как работает организация.
Системный подход к менеджменту.
Это метод, рассматривающий связи и целостность сложных открытых систем. В рамках этого подхода организация рассматривается как открытая система, которая приспосабливается к многообразной внешней и внутренней среде, а главные причины того, что происходит внутри организации, следует искать вне ее.
Системой называется совокупность взаимосвязанных элементов, образующих единое целое. Существует два основных типа систем — закрытые и открытые. Закрытая система имеет четкие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Часы — характерный пример закрытой системы. Они работают непрерывно и очень точно, если заведены или в них вставлена батарейка. И пока в часах имеется источник энергии, их система независима от окружающей среды.
Методологические и теоретические источники системной идеологии в менеджменте
Системный подход в менеджменте начал применяться достаточно широко в США с конца 50-х годов. При этом, как отмечают М. Мескон, М. Альберт и Ф. Хедоури, системный подход рассматривается не как «набор каких-то руководств или принципов для управляющих — это способ мышления (выделено авторами) по отношению к организации и управлению».1 Хронология последовательности шагов системной идеологии к своему пику в развитии научного авторитета и способности оказывать решающее влияние на выдвижение проблем и разработку подходов к их решению, может быть представлена следующим образом: 1948 г. — издание «Кибернетики» Н. Винера; 1950г — статья Л. фон Берталанфи «Теория открытых систем»; в 1951 году он же опубликовал «Общую теорию систем», которая оказала огромное влияние на фомирование системного мировоззрения, а в 1959 году — оказавшая не меньшее влиние книга С. Бира «Кибернетика и руководство». В 1956 году вышла известная статья Боулдинга «Общая теория систем — скелет науки», в которой была педпринята попытка обрисовать в явной форме принципы нового системного мировоззрения. Быстро множились направления системных исследований. Как отмечает С. П. Никаноров, до конца 50-х годов периодическая и отчасти монографическая литература обращает внимание на выяснение различия между системным анализом и исследованием операций, системным анализом и системотехникой, теорией решений и исследованием операций. В это же время широко обсуждаются проблемы применения научной методологии к таким «неточным» областям, как лидерство и руководство, управление человеческим ресурсами, организация и коммуникации.2 В конце 50-х — начале 60-х гг. системная идеология укрепляет свои позиции в управлении выходом таких книг, как «Военная экономика в ядерный век» Ч. Хитча и Р. Маккина, «Системный анализ для руководителей» С. Оптнера, «Анализ сложных систем для решения военных проблем Э. Квейда. В 1966 году выходит книга С. Янга «Системный анализ руководства» и двумя годами позже книга Клиланда и Кинга «Системный анализ и руководство проектированием». Далее количество и тиражи литературы по системному подходу в менеджменте возрастали по нарастающей. Помимо такого количественного роста идет процесс дифференциации: системный подход, помимо системного анализа, уже в 60-е годы представлен исследованием операций, системотехникой, общей теорией систем, системной эвристикой, теорией решения, системным инжинирингом и другими дисциплинами комплекса, получившего десятилетие спустя наименование «жесткого системного мышления». Таким образом, можно утверждать, что в течение шестидесятых годов системное направление стало доминировать в теории менеджмента. Представители системного подхода доказывали, что организации должны рассматриваться как целостные системы, состоящие из взаимодействующих частей. С их точки зрения, ограниченность других теоретических подходов в менеджменте состоит в том, что они концентрируются только на одном или нескольких аспектах организации, которые необходимы для эффективного ее функционирования. В то время как традиционные направления по-прежнему концентрировались на задачах и структуре, а также на человеческих взаимоотношениях в организации, системное направление рассматривало организацию как единое целое. Классический подход и направление человеческих отношений критиковались за их ограниченность, поскольку они изолированно анализировали лишь отдельные части или аспекты организаций.
Другим важным преимуществом системного направления являлось то, что оно рассматривало организацию как «открытую систему», постоянно взаимодействующую с окружающей средой. Это была новая идея, которая противостояла традиционному представлению и психологическому направлению, которые рассматривали организации изолированно от их окружения и не считали факторы окружения жизненно важными для существования и развития организаций.
В семидесятые годы системный подход к организационным исследованиям остается доминирующим направлением в управленческом теоретизировании, а идея рассмотрения организации как системы -главенствующей идеей в философии и методологии менеджмента. Направление «организации-как-системы» много значило в теории менеджмента, а разнообразие системных моделей было и остается быть чрезвычайно велико. В этой ситуации то, что можно сделать для рационального анализа — это выбрать несколько особенно значимых «поворотных пунктов» в истории системного менеджмента, обращая особое внимание на методологические рекомендации, сделанные в наиболее важных моделях для управления, изучения и изменения организаций. Этот анализ целесообразно начать с рассмотрения организационно-системных представлений Честера Барнарда, который не только впервые представил системный подход в качестве самостоятельного метода организационных исследований и вскрыл его философско-методологический потенциал, но и заложил основы для дальнейших плодотворных исследований, основанных на понятии «равновесие».
Правила применения системного подхода при принятии управленческого решения
Вокруг нас находится много интересных и уникальных бизнесов и некоторые из них довольно успешны. Чаще всего такой успех появляется не сам по себе и как правило в его основе лежит постижение и грамотное использование инструментов системного подхода, который дает возможность выделять главное из многообразия управленческих решений, не терять целостности и знать законы системы.
Системный подход позволяет определить объект управления, границы и параметры системы, которой мы будем управлять. Чтобы увидеть объект управления необходимо находиться вне системы под названием “бизнес”.
Бизнес – многомерная система, в которой происходит много различных процессов, которые влияют друг на друга. Системный подход позволяет выделить и стандартизировать основные процессы, которые создают ценнность для клиентов.
Если посмотреть на бизнес со стороны внешнего наблюдателя, то он будет выглядеть как “черный ящик”, в котором что-то происходит. В этом ящике есть входы и выходы. На входы мы подаем определенные сигналы, а на выходе получаем какой-то результат.
Если такой сигнал поступает от внешнего покупателя, то на выходе мы видим потребительскую ценность, которая была создана для клиента и была им оплачена, а если клиент остался еще доволен, то мы еще получаем долгосрочную выгоды в виде рекомендаций и позитивного имиджа на рынке.
Системный подход оперирует понятиями “Субъекта” и “Объекта” управления. Верно выделенные субъект и объект позволяют точно определить границы зоны ответственности и участников деятельности.
Начальник является субъектом, подчиненный – объектом. Субъект управляет объектом посредством команд и получает от него обратную связь от выполнения команд.
При процессном управлении объектом управления становится процесс, субъектом же становится сотрудник, которому доверяется управление определенными бизнес-процессами. В результате чего возникает связка “Менеджер бизнес-процесса – Процесс” в которой часть управленческой функции снимается с руководителей и передается на подчиненного. И тут возникает основная сложность при переходе на процессное управление – нежелание руководителей с мышлением командно-административной системы наделить своих подчиненных управленческими полномочиями. Большинство проектов по внедрению бизнес-процессов саботируется именно руководителями. Второй сложностью является непонимание участниками процесса базовых принципов процессного подхода, одним из которых является выполнение команд со стороны участников процесса, а не руководителей.
У руководителя есть две основные функции: организация труда подчиненных и принятие управленческих решений. Чем лучше организованы подчиненные, тем меньше решений приходится принимать оперативно. Меньше решений – меньше ошибок.
Бизнес-процесс – это проверенный алгоритм для решения типовой задачи бизнеса. Одна типовая задача – одно типовое решение, которое исключает другие варианты действий для решения этой задачи, то есть по сути процесс – набор ограничений, которых необходимо придерживаться.
Автором данной концепции является У. Шухарт которые впервые ее описал в 1939 г. в своей книге “Статистические методы с точки зрения управления качеством”. Э. Деминг пропагандировал использование цикла PDCA в качестве основного способа достижения непрерывного улучшения процессов. Он также ввел модификацию цикла PDCA – цикл PDSA (“study” – изучать), которой отдавал большее предпочтение. В 1950 г. Э. Деминг вдохновил японцев на использование цикла PDCA, которые и присвоили данной концепции его имя.
Человек с процессным мышлением мыслит по другому. И его мышление имеет ряд признаков. Человек:
1.Видит процессы, их границы и суть происходящего
Человек понимает как работает компания, как она создает ценность для клиента, может четко определить границы процесса и суть происходящего в процессе.
2. Видит ценность, создаваемую процессами или общий результат команды
В процессах создаются три вида ценностей:
- в основных процессах компания зарабатывает за счет создания потребительской ценности, которая нужна внешнему клиенту и за которую он готов платить деньги;
- во вспомогательных процессах компания тратит свои ресурсы для создания ценности, которая нужна клиенту процесса и которую он заказал;
- в процессах управления происходит принятие управленческих решений и их реализация; ценностью является управляемость бизнесом.
Вопрос 52 Что такое системный подход в менеджменте?
Вопрос 52 Что такое системный подход в менеджменте?
Ответ
В рамках системного подхода рассматривается не процесс менеджмента, а организация как открытая система, в которой изменения одной ее части влекут за собой реакцию других частей. Изменения во внешней среде, поскольку система открытая, также влияют на ее внутреннее состояние. Это очень важно иметь в виду менеджеру, принимающему решение, поскольку именно системный подход, или системный взгляд на организацию позволяет учесть все многообразие последствий управленческих действий и своевременно отреагировать на эти последствия или заранее продумать компенсационные меры, а также понять взаимозависимость между отдельными частями организации и между организацией и окружающей средой.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Процессный подход – это такой способ организации управленческой деятельности, который предполагает полное описание бизнес-процессов организации, стандартизацию процессных технологий, определение ключевых показателей эффективности каждого этапа бизнес-процесса с возможностью адекватного измерения этих показателей и управления ими как для высшего менеджмента, так и для линейных руководителей и рядовых сотрудников.
При этом описание и внедрение процессов не является самоцелью. Оно должно быть максимально простым и понятным для всех работников компании и служить конечной цели оптимизации и повышения эффективности бизнеса.
Здесь крайне важно удержаться от другой крайности, тоже довольно вредной – фетишизации процессов как таковых и попыток построить систему управления, полностью оторванную от человеческого фактора. Упование на процесс в отрыве от персонала столь же пагубно отразится на бизнесе, как и стремление достигать результата и высоких показателей любой ценой.
На самом деле нет ничего плохого в том, что бизнес-процессы в некой компании «Х» написаны под имеющийся персонал и «заточены» под опыт, навыки и знания конкретных сотрудников. Наглядный пример: если у вас в команде играет Лионель Месси, то просто глупо этим не воспользоваться и не выстроить тактику игры, отталкиваясь от максимально эффективного использования такого мастера.
Два метода и два комитета
В международной организации по стандартизации разработкой и улучшением стандартов на системы менеджмента качества (СМК) и на системы экологического менеджмента (СЭМ) занимаются разные технические комитеты. ТК 207 отвечает за стандарты по СЭМ, использующие методологию PDCA (Plan-Do-Check-Act), которую часто называют циклом Деминга. А ТК 176 курирует стандарты серии ИСО 9000, исповедующие процессный подход. Попытки совместить подходы двух комитетов и двух стандартов предпринимались. В первой версии стандарта ИСО 14001:1996 упоминался процессный подход, а в версии стандарта ИСО 9001:2008 говорилось, что «методология PDCA может применяться ко всем процессам». Но лишь в 2015 году в ИСО 9001 цикл Деминга появился в модели процессного подхода во всей красе.
С другой стороны, каждый из элементов СЭМ (планирование, выполнение, мониторинг, анализ и т.д.) представляет собой не что иное как процесс, имеющий входы и выходы. Поэтому, например, планирование на входе процесса должно базироваться на достоверной информации о требованиях потребителей. Кроме того, оно должно содержать результаты мониторинга, ценности, сформулированные в миссии и политике, данные о требованиях к ресурсам и т.д.
Что же является частью чего: цикл Деминга частью процесса или процесс частью цикла PDCA? К сожалению, тексты стандартов, повторяющие из версии в версию названия этих подходов, слишком скупо преподносят этот материал.
Что делать с разными взглядами на систему
Кроме определения границ, уровней, с точки зрения неудачи проекта очень важно учитывать ошибки с заинтересованными сторонами. Говоря о системе, можно в ней выделять элементы, выделять свойства, и в каждый раз по-другому. Маркетолог, производственник или финансист видят систему по-разному. Но часто они вместе решают какой-то вопрос, требуя от нее противоречивых заданий. И задача руководителя — спроектировать решение так, чтобы удовлетворить всех. Потому что все правы со своей точки зрения.
Кроме того, любой руководитель (или специалист) смотрит на систему с разных точек зрения. И он играет разные роли (что очень хорошо выражено в менеджменте). Так, в одном проекте человек может выступать экспертом, в другом — руководителем, в третьем — заказчиком, которому нужен результат, в четвертом — исполнителем. И в каждой роли он по-разному смотрит на один и тот же проект. Большая ошибка руководителя в этом случае — поставить задачу исходя из одной роли, а принимать ее в другой.
Многие делают крайними исполнителя. Например коммерческий отдел хочет увеличить продажи, увеличивая затраты на рекламу. Но руководитель недоволен: сначала он оценивал будущую прибыль как финансист, а потом включил режим «я экономист, следящий за затратами и эффективностью». Руководителю нужно научиться помнить, в какой роли он ставит и принимает задачи. И определить заинтересованные стороны: в результатах проекта, в его процессе. А также помнить, кто может повлиять на процесс, и учитывать только их мнение — например, мнение владельца компании, клиента.
Методы перехода на процессное управление
Все они представлены в таблице:
|
Полный метод |
Сквозной метод |
|
Процессный и системный подход базируется на выделении бизнес-процессов на основе действующей организационной структуры. После происходит переход к процессной структуре. Его фундаментом являются несколько положений. |
Процессный и ситуационный подход. Руководство выделяет сквозные бизнес-процессы, для которых готовят описание документооборота и последовательности работ. Следующим этапом они включаются в новую процессную структуру, как правило, матричную. |
|
|
Школа научного управления
Школа научного управления с самого начала стремилась к поиску наиболее продуктивного использования человеческих и материальных ресурсов.
Основу теорий этой школы составляют идея рационализации всех компонентов организации, ориентация всех структурных единиц организации на ее цели, всеобщая целесообразность.
Достижению всеобщей целесообразности и рациональности в организации служит прежде всего жесткая иерархия управления всех органов и должностей организации, которая содействует осуществлению возможно более жесткого всеобъемлющего контроля.
Фредерик У. Тейлор (1856-1915) считается отцом классической теории научного управления. Становление школы научного управления связано с публикацией в 1911 г. его книги «Принципы научного управления». Он первым обосновал необходимость научного подхода к управлению в целях наиболее продуктивного использования человеческих и материальных ресурсов. Тейлор интересовался эффективностью не человека, а организации. В его подходе по совершенствованию управления организацией приоритет отдан инженерным решениям.
Его теория предусматривала одностороннее влияние управляющей системы на работника и его подчинение управленцу. Побудительным мотивом и движущими силами трудовой деятельности Тейлор считал получение материального вознаграждения за труд и заинтересованность в личной экономической выгоде.