Как составить налоговый регистр по НДФЛ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить налоговый регистр по НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.

В 6-НДФЛ нужно будет указывать новые коды доходов и вычетов.

В справках к форме 6-НДФЛ надо будет указывать новые коды доходов и вычетов по НДФЛ. Внесли коды для сделок с цифровыми финансовыми активами, коды для социального налогового вычета.

Проект поправок в приказ с кодами опубликован на федеральном портале.

Новые коды доходов, в частности, такие:

• 2540 — доход в натуральной форме в виде цифровых финансовых активов или цифровых прав, включающих одновременно ЦФА и утилитарные цифровые права;

• 2650 — матвыгода от приобретения ЦФА у взаимозависимых лиц;

• 3032 —выплата в денежной форме, связанные с выкупом ЦФА;

• 3100 — доходы по договору о приемной семье, договору о патронатной семье;

• 3110 — компенсации от госорганов и общественных объединений за время исполнения государственных или иных обязанностей.

Новые коды вычетов, в том числе, такие:

• 290 — расходы по приобретению ЦФА;

• 330 — взносы в НПФ;

• 332 — взносы на добровольное страхование жизни.

• Ведение налогового регистра по НДФЛ является обязанностью налогового агента, т. к. попавшая в него информация позволяет осуществлять проверку правильности исчисления налога и служит источником данных для отчетности по нему.
• Форму регистра и правила его заполнения налоговому агенту нужно разработать самостоятельно, ориентируясь на установленные НК РФ требования, предъявляемые к обязательным реквизитам. За основу при этом может быть взят недействующий ныне бланк налоговой карточки 1-НДФЛ и правила внесения в нее данных. Бланк формы 1-НДФЛ потребует обновления присутствующих в нем определений и дополнения полями, отводимыми для показа в налоговом регистре дат выплаты дохода, удержания налога, уплаты его в бюджет и номеров платежных документов.

Понятие НДФЛ: плательщики и налоговые ставки

Налог на доходы физических лиц относится к категории федеральных налогов и представляет бюджетный платеж, рассчитанный в процентном соотношении от полученного гражданином дохода.

Чтобы определить сумму налога к перечислению, следует обозначить, какие группы лиц являются плательщиками НДФЛ и какие к ним применимы налоговые ставки. Налогоплательщиками по НДФЛ выступают налоговые резиденты России и граждане, не имеющие такого статуса.

Физлицо признается резидентом, если находится на территории нашей страны непрерывно в течение полугода. В тех случаях, когда данное требование не соблюдается, гражданин входит в группу нерезидентов.

Для резидентов предусмотрены следующие ставки по НДФЛ:

• 13% — основная ставка по налогу, применяется для всех категорий доходов плательщика;
• 35% — налоговая ставка для выигрышей и призов в сумме более 4000 рублей.

Для налоговых нерезидентов используются ставки в размере 13%, 15% и 30%, которые подразделяются в зависимости от статуса нахождения в России и видов получаемых доходов.

Заполнение налоговых регистров

Основное назначение регистров – это обобщение информации по исходным данным в отношении каждого вида налога. Регистры помогают контролировать налогоплательщиков? и позволяют самим плательщикам проверять верность проводимых расчетов по каждому виду налогового обязательства.

Разрабатываемые формы должны обеспечить простоту и удобство заполнения, содержать необходимые графы и строки для отражения нужных данных, что позволяет проверить верность исчисления отдельных видов налогов.

Регистры полезны как для налоговой с целью контроля плательщиков, так и для самих компаний. Правильно заполненные бланки регистров позволяют верно формировать налоговую отчетность и упрощают восприятие необходимой для расчета информации.

Заполнять регистры можно в электронном или бумажном виде. Никаких особых требований в данном вопросе налоговая не предъявляет.

Ответственность по заполнению регистров ложится на определенных лиц, подписи которых должны заверять оформляемые документы. Данные лица должны обеспечить не только корректность заполнения регистров, но и надлежащее их хранение и исключение возможности внесения исправлений посторонними лицами.

Редактировать регистр может только ответственное лицо, заверяя вносимые корректировки подписью, датой и пояснениями.

Регистр по налогу на прибыль

Для целей учета показателей для вычисления налога на прибыль компания заполняет самостоятельно разработанные бланки налоговых регистров, данные в эти регистры переносятся из бухгалтерских счетов и первичной документации.

Бланки регистров составляются с учетом особенностей деятельности конкретного предприятия. Актуальность в применении налоговых регистров отдельно от бухгалтерских по налогу на прибыль возникает в том случае, если организация выполняет операции, суммы по которым учитываются по-разному в бухгалтерии и налогообложении.

Требования налогового и бухгалтерского учета по некоторым операциям могут не совпадать, в таких случаях и нужно отдельно применять налоговые регистры.

Если же предприятия не выполняет тех операций, по которым налоговый учет ведется в отличной от бухучета форме, то для вычисления налога на прибыль достаточно бухгалтерских регистров.

Налоговые регистры могут принимать форму бухгалтерских с необходимыми дополнениями. Также допускается формировать отдельные бланки, не схожие с бухгалтерскими. Налоговая разрешает компаниям в данном вопросе проявить инициативу и подготовить подходящий для себя бланк. В НК РФ даются только рекомендации о том, какие реквизиты отражаются в регистре:

• Название бланка;

• Временной отрезок, за который он составляется;
• Количественные и денежные измерители необходимых показателей;
• Сведения о проводимых операциях;
• Подпись ответственного лица.

Разрабатываем регистр

В целях выполнения требований ст. 230 НК РФ государственные (муниципальные) учреждения могут использовать две возможности: изменить использовавшуюся ранее форму, утвержденную Минфином, или разработать собственный регистр. Рассмотрим оба способа.

Меняем имеющуюся форму. Как мы уже отмечали, до 01.01.2011 налоговые агенты должны были вести учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, по форме, утвержденной Минфином. Указанная форма финансистами разработана так и не была. Вместе с тем в Письме от 21.01.2010 N 03-04-08/4-6 «О порядке учета доходов и налога на доходы физических лиц» Минфин России сообщил, что налоговые агенты для учета доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, могут использовать форму 1-НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц за 2003 год», утвержденную Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 (далее — Приказ МНС России N БГ-3-04/583).

Заполнение налогового регистра по доходам и расходам

Чтобы заполнить декларацию на прибыль, потребуется два регистра налогового учета. Один из них по учету расходов, другой – по учету доходов. Данные о доходах и расходах фирмы, сформированные по всем нормам налогового учета, дадут возможность определить прибыль, которая и является объектом налогообложения, без которого нельзя рассчитать налог на прибыль.

Если компания имеет несколько видов деятельности, потребуется заполнение дополнительных регистров. Когда предприниматель не желает заниматься разработкой регистров налогового учета, он вправе воспользоваться уже готовыми существующими регистрами. Образцы регистров на доходы и расходы зафиксированы в рекомендациях по налоговому учету для исчисления прибыли МНС РФ.

К примеру, для ООО «Шанс» минимальный список нужных регистров выглядит следующим образом:

• Регистр налогового учета по доходам, получаемым от реализации товара;
• Регистр налогового учета, касающегося внереализационных доходов;
• Регистр налогового учета по операциям, уменьшающим доходы от реализации;
• Регистр налогового учета о внереализационных расходах.

При оформлении налоговых регистров стоит учесть, что сумма за все реализованные позиции должна быть заполнена без учета НДС. Список операций, которые не включаются в статью доходов, можно отыскать в Налоговом кодексе.

Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ

Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.

При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам. Перечислять НДФЛ в бюджет с отпускных и больничных пособий согласно п. 6 ст. 226 НК РФ следует не позднее последнего числа того месяца, в котором осуществлялись эти выплаты.

По вопросу определения даты дохода в виде отпускных см. материал.

Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.

Формирование регистра

Регистр, формируемый для анализа НДФЛ по сотруднику, как правило, состоит из нескольких блоков. К ним относятся:

1. основные сведения об организации. Сюда включается информация, которая непосредственно характеризует предприятие, в том числе его наименование, ИНН и КПП, адрес регистрации и любые другие необходимые данные;

1. основные сведения о сотруднике. Поскольку регистр составляется отдельно на каждого сотрудника, он должен содержать подробные сведения о нем. К такой информации относятся ФИО, идентификационный номер налогоплательщика, паспортные данные, адрес регистрации и любая другая необходимая информация;

1. доходы, полученные сотрудником. Данный блок содержит достаточно большой объем информации, разделенный по месяцам и кодам. Каждый вид дохода имеет свою собственную кодировку, которая также отражается и в справке 2-НДФЛ, а потому эти данные обязательно должны совпадать. Кроме того, в этом разделе должна быть информация о том, сколько именно налога удержано в целом за месяц по всем видам дохода;

1. предоставленные вычеты. В этом блоке необходимо отразить, какие именно вычеты — личные, имущественные или социальные были предоставлены сотруднику. От их размера зависит тот размер налога, который был удержан в том или ином месяце;

1. размер исчисленного налога. В данном разделе отражается информация о том, какой размер налога и в какую дату был начислен на доходы сотрудника. Для различных доходов существует своя дата начисления налога, а потому именно это различие должно отображаться в данной части регистра;

1. размер удержанного налога. Данный блок содержит информацию о том, какой размер налога и в какую дату был удержан с доходов сотрудника. Для различных доходов существует своя дата удержания налога, а потому именно это различие должно отражаться в данном разделе регистра;

1. размер перечисленного налога. В этой части регистра по НДФЛ отражается информация о том, когда именно был перечислен налог и в каком размере. Дата перечисления зависит от того, к какому виду относится доход, поскольку все они отличаются этой характеристикой;
2. предоставленные справки. В регистре налогового учета также отражается информация о том, когда сотруднику выдавались справки 2-НДФЛ. При этом обязательно указываются их номера и даты, которые также разносятся в специальном журнале выданных справок.

Бланк регистра можно бесплатно скачать здесь, а посмотреть пример оформления — ниже.

Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке

При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:

1. Налоговые регистры по НДФЛ в 2020 году должны обязательно содержать следующие сведения:

• информацию для возможности идентификации физического лица;
• признак налогового резидентства;
• виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
• суммы и даты выплаты доходов;
• даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.

1. Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
2. Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
3. Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).

Формирование регистра

Компания вправе сама решить, как она будет учитывать доходы и рассчитываемый с них НДФЛ, и какие учетные бланки будут для этого использоваться. НК РФ определяет, что нужно отразить в налоговых регистрах. Необходимые сведения, подлежащие включению в регистр, закреплены в п.1 ст.230:

• Идентификационные данные по каждому физлицу;
• Разновидности выплачиваемых доходов;
• Предоставляемые льготы по НДФЛ, уменьшающие базу для вычисления налога;
• Величины выплачиваемых сумм;
• Даты выдачи сумм персоналу;
• Величины исчисленного налога;
• Даты его удержания и перечисления;
• Сведения о платежной документации, подтверждающей уплату.

Перейти Допрос в качестве свидетеля по уголовному делу: как вести себя у следователя

Указанные сведения приводятся в разрезе по каждому сотруднику.

Бланк налогового регистра по НДФЛ разрабатывается с тем учетом, чтобы обеспечить удобную работу с информацией, наглядность ее представления. При этом в бланк включаются необходимые сведения, требуемые налоговой.

Качества, которыми должен обладать разработанный бланк регистра:

• Простота – не должно возникать путаницы в представлении данных по сотрудникам;
• Наглядность – данные должны легко читаться, бланк должен позволять быстро перенести необходимую информацию в 2-НДФЛ;
• Краткость – не нужны лишние сведения, они не несут никакой значимости и создают сложность восприятия информации.

Зачем нужен налоговый регистр для НДФЛ

НДФЛ — налог, начисляемый и удерживаемый налоговым агентом с регулярно выплачиваемых физлицу доходов помесячно. Однако в течение года его рассчитывают нарастающим итогом. При этом по нарастающей определяют как показатели, влияющие на налоговую базу (размер дохода применительно к каждой налоговой ставке и уменьшающие его вычеты/расходы), так и сам налог, из общего значения которого затем получают (с учетом уже уплаченных сумм) ту величину, которая подлежит перечислению в бюджет за последний месяц.

Налоговый регистр (ведут его по каждому физлицу персонально и ежегодно формируют заново) позволяет отразить:

• состав доходов (в т. ч. тех, которые попадают под налог по достижении ими определенного объема) и вычетов/расходов, уменьшающих облагаемую налогом базу;
• разбивку их по налоговым ставкам;
• помесячные и сформированные за период с начала года величины этих показателей и отвечающие им суммы налога;
• долги, являющиеся результатом удержания/неудержания налога (в т. ч. за предшествующие периоды).

Какие данные необходимы для формирования 6-НДФЛ

Для того чтобы понять, как составить налоговый регистр для формирования данного отчета, рассмотрим, какую информацию содержит бланк 6-НДФЛ, и разберем его состав.

6-НДФЛ включает:

• титульный лист;
• раздел 1 под названием «Данные об обязательствах налогового агента»;
• раздел 2, называемый «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц».

Для заполнения титула формы понадобятся:

• Реквизиты налогового агента (его название, ИНН, КПП).
• Реквизиты реорганизованной организации и формы ее реорганизации (для правопреемников).
• Период, за который составляется отчет.
• Код налоговой инспекции, в которую необходимо направить расчет (для организаций — в ФНС по месту их нахождения, для ИП — по месту жительства или по месту осуществления деятельности (для вмененщиков и тех ИП, что работают на патенте)).
• Код ОКТМО в соответствии с Общероссийским классификатором территорий муниципальных образований ОК 033-2013 (приказ Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст). Организации проставляют код той территории, на которой они расположены, а ИП — той, на которой проживают или осуществляют деятельность.

Для оформления раздела 1 нам потребуются:

• срок уплаты НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ);
• суммы удержанного налога с физлиц к перечислению на дату, указанную выше.

Для заполнения раздела 2 нам необходимы:

• размер ставок НДФЛ, по которым исчисляется налог;
• суммы начисленных всем физлицам доходов;
• суммы вычетов по НДФЛ;
• размер налога, исчисленного и удержанного;
• количество физлиц, получивших доход от налогового агента.

Разобравшись с перечнем информации, которая нам понадобится для формирования отчета 6-НДФЛ, перейдем к разработке формы налогового регистра для него.

До 2021 года налоговым агентам было достаточно заполнять и сдавать справки 2-НДФЛ. С 1 января появилась новая форма квартальной отчетности – расчет 6-НДФЛ. Соответственно, нужен и свой налоговый регистр для 6-НДФЛ. Принципиальное отличие этих двух документов заключается в том, что новый отчет содержит в себе информацию сразу обо всех физических лицах, а 2-НДФЛ – о каждом отдельно.

Все налоговые агенты по НДФЛ в соответствии со ст. 230 НК РФ должны вести учет выданных физлицам доходов за отчетный период. Также они обязаны включать в отчет информацию о полученных работниками налоговых вычетах, размере рассчитанного и удержанного подоходного налога. Для заполнения этих данных и предусмотрен налоговый регистр для 6-НДФЛ.

В ходе заполнения этого документа у налоговых агентов могут возникать вопросы. Чтобы отображать информацию правильно и в полной мере, необходимо ознакомиться с порядком и формой заполнения данного регистра.

Для чего нужен регистр

Основное назначение регистра по НДФЛ – формирование показателей, необходимых для составления формы 2-НДФЛ. Таким образом, при разработке регистра удобнее использовать структуру именно этой справки. Тем более что коды видов доходов и вычетов берут из приложения к ней.

Поэтому, если за основу взята справка 2-НДФЛ, то форма налогового регистра должна включать в себя следующие сведения:

• наименование учреждения – налогового агента;
• данные человека, который получает облагаемый доход;
• виды доходов;
• виды налоговых вычетов;
• суммы доходов;
• даты выплаты доходов;
• налоговый статус физлица;
• даты удержания и перечисления налога в бюджет;
• дату и номер платежки на перечисление налога.

С 2021 года регистры будут использовать и для составления расчетов по НДФЛ, которые предстоит сдавать ежеквартально. Такие поправки в статью 230 Налогового кодекса РФ внесены Федеральным законом от 2 мая 2015 г. № 113-ФЗ . Но чиновники пока не утвердили форму расчета.

Разделы, в которых отражают доходы, выплаченные сотруднику, лучше заполнять не только помесячно, но и в разрезе каждой выплаты. Это позволит правильно определить налоговую базу и сумму исчисленного и удержанного НДФЛ по доходам, которые переходят с одного месяца на другой.

• имущественных налоговых вычетов по расходам на приобретение жилья и уплату процентов по ипотечному кредиту;
• социальных налоговых вычетов по взносам на добровольное пенсионное страхование (обеспечение);
• профессиональных налоговых вычетов по авторским договорам или договорам гражданско-правового характера на выполнение работ (оказание услуг).

Суммы вычетов, полагающихся физическому лицу и фактически ему предоставленных, необходимо показывать отдельно.

Похожие записи:

• Первичные документы: акт сверки взаимных расчетов
• Как получить налоговый вычет за обучение
• Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц ФССП Росси