Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила оформления адреса на конверте». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Что же подразумевается под почтовым адресом? Представим, что вы хотите отправить письмо близкому другу в деревню Ильино, которая расположена в тридцати километрах от райцентра. Сами вы проживаете в Москве. Допустим, что вы точно знаете адрес друга, но этого недостаточно. На конверте и в бланке для посылок имеется поле с написанием шести цифр. Очень важно знать, какой почтовый индекс по адресу. Именно те самые шесть цифр, которые следует прописать в первую очередь. Без индекса (кодового штампа) посылку, бандероль, простое или заказное письмо сотрудники почты не примут. Поэтому обязательно узнайте точно, какой индекс у районной почты, которая занимается отправкой писем в деревню Ильино. Здесь нужно быть внимательным, так как если написать индекс другого почтового отделения, то письмо может вовсе не дойти. Почтовое отделение работает только с теми адресами, которые к нему находятся ближе всего. Бывают исключения, когда совершается досылка из ошибочного отделения в нужное.
Что сохранилось в реквизите «адресат»?
1.Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.
Губернатору Красноярского края
2.При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Федеральное архивное агентство
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.
Федеральное архивное агентство
Отдел государственной службы, кадров и наград
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.
Руководителю договорно- правового отдела
3.При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.
Руководителям дочерних обществ АО «Профиль»
Руководителям управлений Росархива
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
Руководителям дочерних обществ АО «Профиль» (по списку)
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
4.В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.
Сибирский федеральный университет
Профсоюзная ул., д. 82,
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Красноярск, 660077
Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!
Правила написания адресов
При заполнении полей содержащих почтовые адреса, необходимо соблюдать следующие правила:
- почтовый индекс указывается в отдельном поле, не нужно дублировать его в поле адреса;
- если в адресе необходимо указать регион, то он приводится перед названием населенного пункта (например: Московская обл., г. Долгопрудный);
- перед названием населенного пункта необходимо указать сокращенное название его типа (перечень сокращений см. ниже), отделив его пробелом;
- сокращения ул., пр-т, пр., б-р, наб., пл. и т.д. также должны отделяться пробелом от названия улицы, проспекта и т.д.;
- между сокращениями д., корп., кв. и т.д., и соответствующими номерами пробелов быть не должно;
- название региона, населенного пункта, улицы, номер дома, корпус, номер квартиры отделяются друг от друга запятой и пробелом;
- названия населенных пунктов и улиц должны быть приведены полностью, без сокращений (например, нельзя писать С.-Петербург, Н.Новгород, Б.Черкизовская и т.д.);
- если улица названа чьим-то именем, инициалы указываются перед фамилией и отделяются точкой без пробелов (например, ул. М.Ульяновой).
Реквизит «адресат»: наиболее значимые изменения
1.Инициалы пишем после фамилии в реквизите «адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:
Ректору Сибирского федерального университета
Если документ адресован физическому лицу:
г. Красноярск, 660011
2. Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:
Красноярский государственный педагогический университет им. В.П. Астафьева
3.Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
Атрибуты реквизита «адресат»
ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует формулировать реквизит «адресат» как ответ на вопросы: «Кому?» и «Куда?» направляется письмо.
Причем ответ на вопрос «Куда?», т.е. оформление атрибута «почтовый адрес», ГОСТ считает факультативным. Если же он вписывается, то его элементы пишутся в последовательности, предусмотренной Правилами оказания услуг почтовой связи (это установлено Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Приложение № 11). Указание почтового адреса на самом письме становится удобным при использовании конверта с окошком, в котором и будут видны все данные об адресате (кому и куда нужно доставить письмо), тогда эту информацию не придется дублировать на конверте вручную или путем наклейки «этикетки». При больших объемах переписки такой подход существенно экономит время и деньги.
Если объединить рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.15) и «лучшие практики», то можно дать следующие советы по оформлению реквизита «адресат» для конкретных ситуаций.
Если письмо адресуется государственному органу, органу местного самоуправления, высшему органу власти, вышестоящей организации, то атрибут «почтовый адрес» все-таки не оформляется (он указывается только на конверте). См. Примеры 3 и 4.
Если письмо направляется первому руководителю этой «вышестоящей организации», то наименование организации включается в должность, см. Примеры 5 и 6. И должность, и Ф. И. О. пишутся в дательном падеже.
Остальные реквизиты служебного письма
При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);
17 – заголовок к тексту;
18 – текст документа 2 ;
19 – отметка о приложении;
25 – отметка об исполнителе.
Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:
В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:
Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.
В статье «Устанавливаем режим коммерческой тайны» журнала № 6′ 2015
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от. №. сообщаем. », «Рассмотрев ваше обращение от. №. » и т.п.
Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:
Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:
Из статьи «Реквизит ограничения доступа к документу» журнала № 9′ 2017 узнаете о существующих видах тайн, опубликованы примеры Перечня конфиденциальной информации, оформления грифа ограничения доступа, его изменения и снятия; специфика сообщений о конфиденциальности электронных писем и нанесения грифа на документы с персональными данными
См. статью «Конфиденциальные документы в номенклатуре дел» журнала № 11′ 2014
Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов 4 ) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).
Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты 5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).
§ 163. Правила написания почтовых адресов
Раньше реквизиты адреса принято было писать от большего к меньшему: страна, индекс, город, улица, дом, квартира, Васе Пупкину. В мире принята другая система составления адреса, потому что в мире отправляют много почты и заботятся о том, чтобы она быстрее доходила до места назначения.
Настала наша очередь меняться. Сегодня в России правильно перечислять адресные данные от меньшего к большему:
название компании (если есть);
название улицы, номер дома, корпус, строение, владение, номер квартиры или офиса;
название населенного пункта (города, поселка, деревни и т. п.);
название республики, края, области, автономного округа или автономной области;
название страны (для международной корреспонденции, отдельной строкой).
Зачем вписывать почтовый индекс?
Отдельно рассказываем об индексе на конверте. Это очень важная часть стандарта, благодаря которой письмо или бандероль попадают на автоматическую обработку, а значит, быстро проходят все пункты маршрута. Цифры почтового индекса в большом поле с контурами нужно написать строго по образцу. Тогда автомат считает их и запустит ваше отправление по стандартному маршруту. Индекс международный — это тоже почтовый стандарт, в котором учтена страна, регион, населенный пункт и конкретное отделение связи.
Пример: индекс 246042 означает, что письмо пойдет в Беларусь, в Гомельскую область, город Гомель, отделение связи № 42. И только там почтальон посмотрит на адрес, чтобы отнести и бросить в почтовый ящик. А если письмо заказное или с уведомлением о вручении — чтобы отдать его только тому человеку, который указан в поле «Кому».
Приветственное слово – зачем оно нужно?
Дайте человеку, к которому вы обращаетесь удаленно, возможность почувствовать себя важным и нужным. «Уважаемый господин/госпожа» работает хорошо, особенно если вы знаете имя человека. С психологической точки зрения, называя имя получателя, вы подсознательно заставляете его «влюбиться» в обращение. Он захочет прочесть текст от начала и до конца, вчитываясь по несколько раз в одни и те же важные для вас моменты. Поместите двоеточие после приветствия и добавьте строку между приветствием и телом письма.
Если вы знаете получателя и, как правило, обращаетесь к нему по его или ее имени, вполне нормально использовать только имя, например, «дорогой Кирилл» или «уважаемая Анна». Язык деловых писем не «бракует» использование персональных имен, наоборот, это считается признаком длительного сотрудничества, когда стороны уже могут перейти на ты, но соблюдают все каноны делового стиля.
Как указать обратный адрес на письме
Обратный адрес на любом конверте или посылке указывается не только для того, чтобы адресат знал, куда отправить ответ. Адрес отправителя может понадобиться почтальону в случае, если письмо придется вернуть.
«Почта России» рекомендует указывать обратный адрес на русском языке, а название страны и города — дублировать на английском. Это значительно упростит работу работникам почты в случае, если письмо придется вернуть. Для жителей Великобритании и США кириллица — все равно что арабская вязь. Поэтому, если адресат окажется не найден, американских/британских почтальонов спасет указанное на конверте латиницей название страны и города отправителя. Русский же почтальоны, получив письмо обратно, без проблем читают адрес отправителя, написанный по-русски, и возвращают ему письмо с пометкой «адресат не найден».
Указание местонахождения на ограниченном месте на конверте не дает возможности полностью написать наименования всех его элементов. При формулировке нужно ориентироваться на рекомендуемые сокращения. Их перечень выглядит так:
- обл. – область (Рязанская обл.);
- р-он – район (Милославский р-он);
- г. – город (г. Баранов);
- пос. – поселок (пос. Крутоярский);
- ул. – улица (ул. Набережная);
- пр-т – проспект (Комсомольский пр-т);
- пр-д – проезд (пр-д Коммунаров);
- пер. – переулок (Астраханский пер.);
- наб. – набережная (например: Киевская наб.);
- пл. – площадь (пл.Лубянка);
- б-р – бульвар (Тверской б-р Дмитрия Донского);
- ш. – шоссе (Московское ш.);
- д. – дом (д. 11а);
- корп. – корпус (корп. 3);
- стр. – строение (стр. 4);
- кв. – квартира (кв. 17).
Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.
Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:
- объективность;
- краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
- нейтральность тона изложения;
- отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
- отсутствие эмоциональных оценок;
- чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.
Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.